इनवॉइस न तो रसीद है और न ही कोटेशन। यह भुगतान की कानूनी मांग है, और कुछ ही दिनों में चुक जाने वाली इनवॉइस और एक महीने तक बिना जवाब पड़ी रहने वाली इनवॉइस के बीच का फर्क अक्सर मुट्ठी भर छोटे-छोटे खानों में छिपा होता है। गायब रेफरेंस नंबर, सिर्फ "मजदूरी" लिखी धुंधली लाइन, खाली छोड़ी गई देय तिथि: इनमें से हर एक क्लाइंट को आपकी इनवॉइस एक तरफ रखने का बहाना देता है। यह उस बात की गहरी संदर्भ-पुस्तिका है कि दस्तावेज़ पर असल में क्या-क्या जाता है, खाने-दर-खाने।
अगर आपको पूरी प्रक्रिया चाहिए, घंटे दर्ज करने से लेकर भुगतान की वसूली तक, तो हमारी क्लाइंट को इनवॉइस करने की संपूर्ण गाइड पढ़ें। यह लेख ज्यादा केंद्रित और गहरा है: हर तत्व, वह क्या है, क्यों मायने रखता है, और एक सही-बनाम-गलत उदाहरण जिसे आप अपना सकते हैं। हम वे खाने देखेंगे जिन्हें कानून आमतौर पर अनिवार्य करता है, ये इस पर कैसे बदलते हैं कि आप VAT में पंजीकृत हैं या नहीं, वे स्मार्ट वैकल्पिक खाने जो चुपचाप आपको तेजी से भुगतान दिलाते हैं, और लाइन आइटम कैसे लिखें ताकि विवाद उठने से पहले ही रुक जाएं। अंत में एक चेकलिस्ट है।
कानूनी रूप से अनिवार्य तत्व
अधिकांश देशों के कर अधिकारी एक वैध इनवॉइस पर खानों का एक निश्चित समूह अनिवार्य करते हैं। सटीक सूची अलग-अलग होती है, और आपको अपने देश के नियम पुष्टि कर लेने चाहिए, लेकिन नीचे दिए तत्व लगभग हर जगह अनिवार्य हैं और एक सुरक्षित आधार हैं। इन्हें गलत करें तो किसी व्यावसायिक क्लाइंट की लेखा टीम कानूनी रूप से इनवॉइस को तब तक संसाधित करने से मना कर सकती है जब तक आप उसे दोबारा जारी न करें।
शब्द "इनवॉइस"
यह क्या है: दस्तावेज़ के सबसे ऊपर एक स्पष्ट लेबल जो इसे इनवॉइस के रूप में पहचानता है, कोटेशन, विवरण या डिलीवरी नोट के रूप में नहीं।
क्यों मायने रखता है: यह क्लाइंट के लेखाकार को ठीक-ठीक बताता है कि दस्तावेज़ का क्या करना है। "काम का सारांश" शीर्षक वाला पन्ना फाइल होकर भुला दिया जाता है। "इनवॉइस" शीर्षक वाला पन्ना चुकाया जाता है।
सही: सबसे ऊपर बड़े अक्षरों में शब्द "इनवॉइस", उसके बगल में नंबर। गलत: बिना शीर्षक वाला दस्तावेज़ जिसका क्लाइंट को अंदाजा लगाना पड़े।
एक विशिष्ट इनवॉइस नंबर
यह क्या है: एक रेफरेंस जो आपकी भेजी किसी और इनवॉइस पर न हो, आमतौर पर क्रमवार, अक्सर INV-2026-0042 जैसे उपसर्ग के साथ।
क्यों मायने रखता है: यह वह अकेली चीज है जिसके जरिए आप और क्लाइंट दोनों उस बिल का जिक्र करते हैं। अधिकांश देशों में यह कानूनी रूप से अनिवार्य है, आपके बहीखाते के लिए इसे एक अटूट क्रम में चलना चाहिए, और इसी से क्लाइंट का देय-खाता सिस्टम भुगतान पर नजर रखता है। एक ही नंबर वाली दो इनवॉइस, या क्रम में अंतराल, किसी भी ऑडिट में खतरे का संकेत है।
सही: INV-2026-0042, अपने आप उत्पन्न ताकि कभी टकराए नहीं और कभी दोहराए नहीं। गलत: हर भेजी इनवॉइस पर "इनवॉइस 1" क्योंकि आप हर बार नई फाइल शुरू करते हैं। Billr आपके अपने उपसर्ग के साथ इनवॉइस नंबर अपने आप बनाता है, उपकरणों के बीच टकराव-मुक्त, ताकि आपको कभी आखिरी नंबर याद न रखना पड़े।
इनवॉइस की तारीख
यह क्या है: वह तारीख जब आपने इनवॉइस जारी की। कई कर व्यवस्थाओं में यही तारीख तय करती है कि बिक्री किस कर-अवधि में आती है, इसलिए यह सजावट नहीं है।
क्यों मायने रखता है: इनवॉइस की तारीख वह घड़ी है जिससे भुगतान की अवधि शुरू होती है। शुरुआती तारीख के बिना "Net 14" का कोई मतलब नहीं। यह आपके कर रिटर्न के लिए भी अहम है: मार्च में खत्म हुआ पर अप्रैल में इनवॉइस किया गया काम आमतौर पर अप्रैल के खातों में आता है।
सही: "इनवॉइस तारीख: 11 जून 2026", एक स्पष्ट प्रारूप में। गलत: "06/11/2026" बिना यह संकेत दिए कि वह 11 जून है या 6 नवंबर, जो तब असल समस्या है जब आपका क्लाइंट किसी और देश में हो।
आपके व्यवसाय का विवरण
यह क्या है: आपका व्यापारिक नाम या कंपनी का नाम, आपका पता और आपके संपर्क विवरण। अगर आप पंजीकृत कंपनी के रूप में काम करते हैं, तो आपका कंपनी पंजीकरण नंबर भी आमतौर पर यहीं आता है।
क्यों मायने रखता है: क्लाइंट को ठीक-ठीक जानना होता है कि वह किसे भुगतान कर रहा है और सवाल होने पर आप तक कैसे पहुंचे। अपने बहीखाते के लिए उसे असली नाम और पता चाहिए, न कि एक मोबाइल नंबर और पहला नाम।
सही: "शर्मा प्लंबिंग प्रा. लि., 14 मिल लेन, मुंबई 400001, GSTIN 27ABCDE1234F1Z5, sharma@example.com." गलत: "मनोज, 98000 00000." सिर्फ एक फोन नंबर व्यवसाय की पहचान नहीं है।
आपके क्लाइंट का विवरण
यह क्या है: उस व्यक्ति या व्यवसाय का नाम और पता जिसे आप बिल कर रहे हैं। व्यावसायिक क्लाइंट के लिए यह वही सटीक कानूनी इकाई हो, न कि उस साइट प्रबंधक का नाम जिससे आपने बात की।
क्यों मायने रखता है: इनवॉइस उसी के नाम होनी चाहिए जो कानूनी रूप से भुगतान के लिए जिम्मेदार है। अगर अनुबंध "रिवरसाइड डेवलपर्स प्रा. लि." से है और आप "दीपक" को बिल करते हैं, तो उनकी वित्त टीम उसे लौटा सकती है। पहली बार में सही कानूनी इकाई पकड़ लेना आपके दो हफ्ते बचा सकता है।
सही: "बिल किसे: रिवरसाइड डेवलपर्स प्रा. लि., यूनिट 5 क्वे रोड, पुणे 411001." गलत: "रिवरसाइड वाले काम पर दीपक के लिए।"
माल या सेवाओं का विवरण
यह क्या है: आप जो वसूल कर रहे हैं उसका स्पष्ट, मद-दर-मद ब्योरा। यह इनवॉइस का दिल है और वह खाना जिसे सही करना सबसे ज्यादा फायदेमंद है। लाइन आइटम के अनुशासन पर हम नीचे एक अलग खंड में बात करते हैं।
क्यों मायने रखता है: भुगतान से पहले क्लाइंट यही जांचता है। यह जितना उसकी याद के तय सौदे से मेल खाएगा, उतनी जल्दी वह मंजूरी देगा।
देय राशि और कुल
यह क्या है: कर से पहले की उप-राशि, कोई छूट, खुद कर, और चुकाने योग्य अंतिम कुल, हर एक अपनी अलग लाइन पर।
क्यों मायने रखता है: क्लाइंट को बिना गणित किए यह दिखना चाहिए कि कुल कैसे बना। एक नंगी संख्या शक जगाती है; एक साफ रचना भरोसा जगाती है।
सही: "उप-राशि 924.00, GST 18% 166.32, देय कुल 1,090.32." गलत: "कुल: 1,090.32" बिना ब्योरे के, ताकि क्लाइंट यह न बता सके कि कर शामिल है या नहीं या आप वहां कैसे पहुंचे।
कर के खाने पंजीकरण के साथ कैसे बदलते हैं
यहीं इनवॉइस एक वाले से दूसरे वाले तक सबसे ज्यादा अलग होती हैं, और यहीं लोग गलती करते हैं। आप कर वसूलते हैं या नहीं, और आपको क्या दिखाना है, यह इस पर निर्भर है कि आप VAT, GST या सेल्स टैक्स में पंजीकृत हैं या नहीं। नीचे के सिद्धांत सामान्य मार्गदर्शन हैं; सटीक नियम, दरें और सीमाएं आपका अपना देश तय करता है, इसलिए इन्हें स्थानीय रूप से या किसी लेखाकार से पुष्टि करें।
अगर आप पंजीकृत नहीं हैं
अगर आपका कारोबार आपके देश की पंजीकरण सीमा से नीचे है और आपने स्वेच्छा से पंजीकरण नहीं कराया, तो आम तौर पर आप कर नहीं वसूलते। आपकी इनवॉइस शुद्ध राशि को कुल के रूप में दिखाती है, बिना कर लाइन के। कई देशों में अपेक्षा होती है कि आप कारण बताएं, "पंजीकृत नहीं" जैसी छोटी टिप्पणी या आपके कर विभाग द्वारा अपेक्षित विशिष्ट छूट-शब्दावली के साथ।
सही: "देय कुल 924.00" वाली साफ इनवॉइस और एक टिप्पणी "कर लागू नहीं: पंजीकृत नहीं।" गलत: "कर 0%" लाइन दिखाती इनवॉइस, जो ऐसा लग सकता है मानो आप शून्य दर का दावा कर रहे हैं जिसका आपको हक नहीं।
अगर आप पंजीकृत हैं
एक बार पंजीकृत होने पर आपकी इनवॉइस को आमतौर पर कई अतिरिक्त खाने रखने पड़ते हैं:
- आपका कर पंजीकरण नंबर (जैसे GSTIN), साफ दिखा हुआ। यह अनिवार्य है और क्लाइंट का लेखाकार इसे ढूंढेगा।
- लागू कर दर, हर लाइन पर अगर आपके पास अलग-अलग दरों वाली मदें हैं (जैसे कुछ नवीनीकरण कार्य पर घटी दर और बाकी पर मानक दर)।
- कर राशि अपनी अलग लाइन पर, शुद्ध से अलग।
- शुद्ध कुल, कर कुल और सकल कुल, तीनों दिखे हुए।
सही: "उप-राशि (शुद्ध) 924.00, GST 18% 166.32, कुल (सकल) 1,090.32", शीर्ष में "GSTIN 27ABCDE1234F1Z5" के साथ। गलत: सिर्फ एक "कुल 1,090.32" जिसमें कर अंदर छिपा हो और कोई पंजीकरण नंबर न हो, जिसके बदले पंजीकृत क्लाइंट कुछ वापस नहीं ले सकता।
सीमा-पार और कटौती की स्थितियां
किसी और देश के क्लाइंट को बिल करना, या टैक्स कटौती (विदहोल्डिंग/TDS) वाले बाजार में, और भी पेच जोड़ता है। कुछ सीमा-पार B2B बिक्री में VAT का दायित्व खरीदार पर चला जाता है और इनवॉइस पर विशिष्ट शब्दावली चाहिए होती है (जैसे "रिवर्स चार्ज")। कुछ बाजारों में आपको कुल से एक कटौती राशि घटानी होती है। ये नियम सचमुच देश-विशिष्ट हैं, इसलिए अंदाजा लगाने के बजाय पुष्टि करें। इस गाइड के लिए मुद्दा सरल है: आपकी इनवॉइस का कर-खंड सबके लिए एक जैसा नहीं होता, और आपके सॉफ्टवेयर को आपको लेबल, दर, गणना का तरीका और जरूरत पर दूसरी कटौती-लाइन तय करने देना चाहिए। Billr एक मनचाहे लेबल और कुल-पर या प्रति-लाइन तरीके से VAT व कटौती की गणना संभालता है, इसलिए सही नियम तय करते ही हिसाब आपके लिए हो जाता है।
स्मार्ट वैकल्पिक खाने जो तेजी से भुगतान दिलाते हैं
इनमें से कोई कानूनी रूप से अनिवार्य नहीं है, पर हर एक क्लाइंट के देर करने का एक कारण हटा देता है। इन्हें जोड़ना आपके भुगतान-समय को छोटा करने का सबसे सस्ता तरीका है।
एक देय तिथि
यह क्या है: वह स्पष्ट तारीख जिस तक भुगतान अपेक्षित है, सिर्फ भुगतान-अवधि नहीं।
क्यों मायने रखता है: "Net 14" क्लाइंट से गणित कराता है और उसे भूलने का बहाना देता है। एक असली तारीख समय-सीमा है, और समय-सीमाएं पूरी होती हैं। स्पष्ट देय तिथि वाली इनवॉइस बिना तिथि वाली से काफी पहले चुकाई जाती है।
सही: "भुगतान 25 जून 2026 तक।" गलत: कोई देय तिथि ही नहीं, या "प्राप्ति पर भुगतान", जिसे हर कोई "जब मन हो" मानता है। Billr अपने आप एक देय तिथि लगाता है, डिफ़ॉल्ट 15 दिन आगे, और आप इसे हर इनवॉइस पर बदल सकते हैं।
एक खरीद आदेश (PO) नंबर
यह क्या है: वह रेफरेंस जो किसी व्यावसायिक क्लाइंट ने काम मंजूर करते समय आपको दिया, अक्सर उनके सिस्टम के कुछ भी चुकाने से पहले जरूरी।
क्यों मायने रखता है: कई बड़े क्लाइंट के यहां मिलते PO नंबर के बिना इनवॉइस अपने आप अस्वीकृत हो जाती है, चाहे बाकी सब कितना भी सही हो। काम शुरू करने से पहले इसे मांगें और इनवॉइस पर डालें।
सही: ऊपर की ओर "PO नंबर: 4500091234"। गलत: इसे छोड़ देना और एक हफ्ते बाद पता चलना कि उनके सिस्टम ने इसे लौटा दिया। Billr में हर इनवॉइस पर एक समर्पित PO नंबर खाना होता है।
भुगतान के तरीके और एक भुगतान लिंक
यह क्या है: ठीक-ठीक कि क्लाइंट कैसे भुगतान कर सकता है, उस सबके साथ जो उसे चाहिए: ट्रांसफर के लिए बैंक विवरण, कार्ड या PayPal लिंक, या स्कैन किया जा सकने वाला QR कोड।
क्यों मायने रखता है: इनवॉइस पढ़ने और चुकाने के बीच का हर अतिरिक्त कदम काम छोड़ देने का एक मौका है। एक-टैप भुगतान लिंक उस रुकावट को पूरी तरह हटा देता है। आप भुगतान जितना आसान बनाएंगे, वह उतनी जल्दी होगा।
सही: कार्ड या PayPal से चुकाने का "अभी भुगतान करें" लिंक, साथ में ट्रांसफर पसंद करने वालों के लिए बैंक विवरण और एक QR कोड। गलत: बिना खाता विवरण के "कृपया बैंक ट्रांसफर करें", जो क्लाइंट को ईमेल कर उन्हें मांगने पर मजबूर करता है। Billr कार्ड या PayPal भुगतान लिंक, बैंक-ट्रांसफर विवरण और एक QR कोड सीधे इनवॉइस पर रखता है, और ऑनलाइन भुगतान आते ही उसे अपने आप चुकाया हुआ चिह्नित कर देता है।
भुगतान शर्तें और देरी पर एक टिप्पणी
यह क्या है: आपकी शर्तों का छोटा, सीधा कथन, जैसे भुगतान की अवधि और सहमत कोई विलंब-नीति।
क्यों मायने रखता है: इनवॉइस पर शर्तें बताना उन्हें लागू करने योग्य बनाता है और बिना असहज बातचीत के अपेक्षाएं तय करता है। यह संकेत देता है कि आप एक व्यवस्थित कारोबार चलाते हैं और देर से भुगतान के परिणाम होते हैं।
सही: "भुगतान शर्तें: इनवॉइस तारीख से 14 दिन।" गलत: कोई शर्त बताई ही नहीं, ताकि भुगतान कब देय था इस पर कोई भी विवाद आपकी बात बनाम उसकी बात बन जाए।
एक टिप्पणी खाना
यह क्या है: धन्यवाद, सहमत दायरे के संदर्भ, या इस काम से जुड़ी किसी खास बात के लिए एक छोटा खुला-पाठ क्षेत्र।
क्यों मायने रखता है: "कारोबार के लिए धन्यवाद, वारंटी विवरण अलग से संलग्न" जैसी एक लाइन इनवॉइस को व्यक्तिगत बनाती है और सवालों को टाल देती है। ठीक से इस्तेमाल हो तो यह चुपचाप मनाने वाला है।
सही भाषा और मुद्रा
यह क्या है: इनवॉइस उस भाषा और मुद्रा में दिखाई गई जिसे आपका क्लाइंट सचमुच इस्तेमाल करता है।
क्यों मायने रखता है: जर्मनी का एक क्लाइंट जो जर्मन में, यूरो में, 1.090,32 के प्रारूप में इनवॉइस संसाधित करता है, उसके पास पूछने को कुछ नहीं। वही इनवॉइस अंग्रेजी में अमेरिकी अंक-प्रारूप के साथ संदेह पैदा करती है। Billr आपको ऐप से अलग, हर इनवॉइस के लिए भाषा तय करने देता है, और बाजार के अनुसार मुद्रा सही ढंग से प्रारूपित करता है।
विवाद रोकने वाले लाइन आइटम कैसे लिखें
विवरण खंड वहीं है जहां ज्यादातर भुगतान-देरी जन्म लेती है। एक धुंधली लाइन बिल पर सवाल उठाने का खुला निमंत्रण है। एक सटीक लाइन सवाल पूछे जाने से पहले उसका जवाब देती है। नियम सरल है: हर लाइन क्लाइंट को ठीक-ठीक दिखाए कि वह किसके लिए भुगतान कर रहा है और संख्या कैसे बनी।
हर लाइन आइटम में कम-से-कम होना चाहिए:
- काम या सामग्री का स्पष्ट शीर्षक, इस काम के अनुरूप।
- एक मात्रा और एक इकाई, जैसे घंटे, दिन या नग।
- एक इकाई मूल्य।
- एक लाइन उप-राशि, मात्रा गुणा इकाई मूल्य।
व्यवहार में फर्क ऐसा दिखता है। गलत: एक लाइन जो कहती है "बाथरूम का काम: 1,840.00।" क्लाइंट को पता ही नहीं किसके लिए चुका रहा है, इसलिए वह रुकता है, और रुकना देरी है। सही: वही काम ब्योरेवार:
- मजदूरी, नई शावर यूनिट लगाना: 12 घंटे × 55.00 = 660.00
- मजदूरी, दीवारों की दोबारा टाइलिंग: 8 घंटे × 55.00 = 440.00
- शावर यूनिट (आपूर्ति): 1 × 480.00 = 480.00
- टाइलें और ग्राउट: 1 × 180.00 = 180.00
- छुटपुट सामग्री और सीलेंट: 1 × 80.00 = 80.00
वह उप-राशि 1,840.00 है, वही कुल, पर अब बहस की कोई गुंजाइश नहीं। क्लाइंट मजदूरी, सामग्री और दर देख सकता है। अगर वह कभी सवाल करे, तो आप दोनों के सामने वही ब्योरा होता है।
दो और आदतें साफ लाइन आइटम को गड़बड़ से अलग करती हैं। पहली, मजदूरी और सामग्री को साथ ठूंसने के बजाय अलग लाइनों पर रखें; क्लाइंट सामग्री को बारीकी से देखते हैं और जब दोनों दिखें तो मजदूरी ज्यादा आसानी से स्वीकारते हैं। दूसरी, अगर आपने काम साथ-साथ दर्ज किया है, तो घंटों को याद से दोबारा बनाने के बजाय सीधे इनवॉइस पर बहने दें, क्योंकि बिल योग्य घंटे ऐसे ही खोते हैं। Billr में आप किसी क्लाइंट का बिना-इनवॉइस किया दर्ज समय चुनते हैं और उसे सीधे इनवॉइस लाइनों में बदल देते हैं, जिसमें मात्रा, इकाई मूल्य और उप-राशि पहले से भरी होती है, फिर सामग्री को अलग लाइनों के रूप में जोड़ देते हैं।
संपूर्ण इनवॉइस चेकलिस्ट
कुछ भी भेजने से पहले इसे दोहराएं। अगर हर खाना चिह्नित है, तो आपने वह लगभग हर कारण हटा दिया जो किसी क्लाइंट के पास देर करने का हो सकता था।
- शब्द "इनवॉइस" साफ-साफ सबसे ऊपर।
- एक विशिष्ट, क्रमवार इनवॉइस नंबर।
- इनवॉइस की तारीख, एक स्पष्ट प्रारूप में।
- एक स्पष्ट देय तिथि।
- आपका व्यवसाय नाम, पता और संपर्क विवरण (और कंपनी व कर नंबर अगर हों)।
- क्लाइंट का सही कानूनी नाम और पता।
- उनका PO नंबर, अगर वे इस्तेमाल करते हैं।
- मद-दर-मद लाइन आइटम: शीर्षक, मात्रा, इकाई, इकाई मूल्य, उप-राशि, मजदूरी और सामग्री अलग।
- सही कर व्यवहार: पंजीकृत हों तो कर लाइन और पंजीकरण नंबर, न हों तो सही छूट-टिप्पणी।
- एक स्पष्ट कुल रचना: शुद्ध, छूट, कर, प्रासंगिक हो तो कटौती, और अंतिम देय राशि।
- कैसे चुकाएं: एक भुगतान लिंक, बैंक विवरण या QR कोड, उस सबके साथ जो क्लाइंट को चाहिए।
- आपकी भुगतान शर्तें, साफ-साफ बताई गईं।
- क्लाइंट के लिए सही भाषा और मुद्रा।
मुख्य बातें
- इनवॉइस एक कानूनी दस्तावेज़ है, और गायब खाने भुगतान अटकने का सबसे आम कारण हैं।
- कानूनी रूप से अनिवार्य तत्व (शब्द "इनवॉइस", एक विशिष्ट नंबर, तारीखें, दोनों पक्षों के विवरण, एक स्पष्ट विवरण और एक रची गई कुल) पर समझौता नहीं; अपने देश की सटीक सूची पुष्टि करें।
- आपके कर खाने पंजीकरण के साथ बदलते हैं: पंजीकृत हों तो अपना कर नंबर और एक अलग कर लाइन दिखाएं, न हों तो सही छूट-टिप्पणी।
- स्मार्ट वैकल्पिक खाने (देय तिथि, PO नंबर, भुगतान लिंक, शर्तें, टिप्पणियां, सही भाषा) अनिवार्य नहीं, पर हर एक आपका भुगतान-समय छोटा करता है।
- मजदूरी और सामग्री अलग रखे सटीक, मद-दर-मद लाइन आइटम विवाद उठने से पहले ही रोक देते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या मुझे कानूनन इनवॉइस पर अपना कर नंबर डालना ही होगा?
अगर आप VAT/GST में पंजीकृत हैं, तो हां: लगभग हर देश में आपका कर पंजीकरण नंबर एक अनिवार्य खाना है और एक पंजीकृत क्लाइंट को कर वापस लेने के लिए इसकी जरूरत होती है। अगर आप पंजीकृत नहीं हैं, तो आपके पास दिखाने को कोई नंबर नहीं और आम तौर पर आप बताते हैं कि कर लागू नहीं। सटीक आवश्यकताएं आपका अपना कर विभाग तय करता है, इसलिए इन्हें स्थानीय रूप से पुष्टि करें।
इनवॉइस की तारीख और देय तिथि में क्या फर्क है?
इनवॉइस की तारीख वह दिन है जब आपने बिल जारी किया और अक्सर यही तय करती है कि बिक्री किस कर-अवधि में आती है। देय तिथि भुगतान की समय-सीमा है। भुगतान-अवधि, जैसे 14 या 30 दिन, बस दोनों के बीच का अंतराल है। हमेशा दोनों दिखाएं, और धुंधली अवधि के बजाय एक असली देय तिथि को प्राथमिकता दें।
क्या मुझे हर इनवॉइस पर PO नंबर चाहिए?
नहीं। PO नंबर तभी प्रासंगिक है जब किसी व्यावसायिक क्लाइंट ने काम मंजूर करने के लिए एक जारी किया हो। जब हो, तब इसे इनवॉइस पर डालना अक्सर भुगतान मिलने और लौटाए जाने के बीच का फर्क होता है, क्योंकि कई कॉर्पोरेट सिस्टम मिलते PO के बिना कोई भी इनवॉइस अस्वीकार करते हैं। ज्यादातर घरेलू और निजी क्लाइंट के लिए कोई PO होता ही नहीं।
मेरे लाइन आइटम कितने विस्तृत हों?
इतने विस्तृत कि क्लाइंट देख सके हर शुल्क किसके लिए है और संख्या कैसे बनी, पर इतने बारीक नहीं कि इनवॉइस अपठनीय हो जाए। मजदूरी को सामग्री से अलग करें, हर लाइन पर मात्रा और इकाई मूल्य दिखाएं, और छोटी-छोटी खपत-वस्तुओं को एक "छुटपुट सामग्री" लाइन में समेटें। जांच सरल है: क्या क्लाइंट बिना आपकी सफाई के किसी लाइन पर सवाल उठा सकता है? अगर हां, तो वह बहुत धुंधली है।
क्या एक ही इनवॉइस टेम्पलेट अलग-अलग देशों के क्लाइंट के लिए चल सकता है?
संरचना चल सकती है, पर विवरण तय नहीं किए जा सकते। भाषा, मुद्रा और उसका प्रारूप, और कर व्यवहार बाजार के अनुसार बदलते हैं, और कुछ सीमा-पार बिक्री में विशिष्ट कर-शब्दावली चाहिए। ऐसा उपकरण इस्तेमाल करें जो हर देश के लिए अलग दस्तावेज़ रखने के बजाय आपको हर इनवॉइस पर भाषा और कर नियम तय करने दे।
हर खाना अपने आप वाली इनवॉइस बनाएं
Billr हर इनवॉइस को ऊपर के तत्व देता है बिना आपको उन्हें याद रखे: आपके उपसर्ग के साथ स्वतः नंबरिंग, मात्रा, इकाई मूल्य और उप-राशि वाले लाइन आइटम, VAT व कटौती की गणना, देय तिथियां, दस्तावेज़ पर जमा हुए आपके व्यवसाय और क्लाइंट के विवरण, हर इनवॉइस के लिए भाषा, और सीधे उसमें बना कार्ड, PayPal, बैंक-ट्रांसफर या QR भुगतान तरीका। देखें यह सब कैसे जुड़ता है इनवॉइसिंग पेज पर, इनवॉइस टेम्पलेट देखें, या मूल्य निर्धारण जांचें ताकि ऐसी इनवॉइस भेजना शुरू करें जो चुकाई जाती हैं।