Faturalanabilir saatleri takip etme ve para kaybini durdurma

Bir musteriye yeni sigorta panosunu telefonda yirmi dakika anlattin. Iki gun sonra arizali bir prizi degistirmeye kisa bir ugradin, on dakika, bitti. Ikisi de bir faturaya ulasmadi. Bunu bir aya yay ve farkina varmadan bedava calismis olursun. Cozum daha cok calismak degil. Cozum, faturalanabilir saatleri tam olustuklari anda takip etmeyi ogrenmek, boylece calistigin her dakika buharlasmak yerine bir faturaya ulasir.

Bu rehber, zamanini zahmetsizce yakalamakla ilgili: takip edilmeyen isin gercek maliyeti, karsilastirilan uc yontem (ve hangisinin gercekten ise yaradigi), zamanlayiciyi baslatma aliskanligini nasil kuracagin ve takip edilen her saatin nasil faturalanacagini garanti edecegin. Sonda, tek bir ayda gercekten geri kazanilan parayi gosteren somut bir ornek var.

Asla yazmadigin zamanin gercek maliyeti

Takip edilmeyen zaman o anda kayip para gibi hissettirmez. Yardimsever olmak, hizli olmak, iyi bir usta olmak gibi hissettirir. Ama kucuk seyler neredeyse herkesin sandigindan daha hizli birikir. Iste burada sizar:

Hizli geri donus. Bir termostati ayarlamak ya da bir prizi yeniden oturtmak icin on dakikalik bir ziyaret. Asil is icin zaten sahadeydin, o yuzden bedava gibi gelir. Degildir.
Telefon ve evrak zamani. Bir musteriye danismanlik, bir parca bulma ya da arizanin fotograflarini gonderme icin yirmi dakika. Gercek is, ama neredeyse hic faturalanmaz.
Ustlendigin asim. Eski tesisat dagilik oldugu icin is doksan dakika uzadi. Temiz surumu fiyatlandirmistin, o yuzden farki sen yiyorsun.
Yanlis hatirladigin is. Uc gun sonra ezbere fatura kesiyor ve 6,5 saati asagi yuvarlayip "diyelim alti" yapiyorsun. O yarim saat gitti.

Tek tek hicbiri buyuk gorunmez. Birlikte ise karli bir ayla duz bir ay arasindaki farktirlar. Diyelim ki saatte 45 EUR ucretle haftada sadece uc takip edilmeyen saat kaybediyorsun. Bu haftada 135 EUR, ayda yaklasik 585 EUR, yilda yaklasik 7.000 EUR demek, calistigin ama asla faturalamadigin. Bu bir yuvarlama hatasi degil. Bu bir tatil, yeni bir kamyonet taksiti ya da vergi faturan.

Faturalanabilir saatleri takip etmenin uc yolu, karsilastirmali

Insanlar zamanini aslinda sadece uc yolla yakalar. Bunlar esit degil ve aralarindaki acik, paranin yasadigi ya da oldugu yerin ta kendisi.

1. Hafiza ve tahmin (sizdiran varsayilan)

Haftayi bitirir ve cuma ogleden sonra yeniden kurarsin. "Sali yeniden tesisatti, neredeyse tum gunu aldi, diyelim yedi saat." Sorun su ki hafizan asagi yuvarlar, geri donusleri tamamen unutur ve yirmi dakikalik telefonlari sessizce siler. Beyan edilen zamanla ilgili her arastirma ayni seyi soyler: insanlar dusuk tahmin eder. Calistigini faturalamiyorsun. Hatirladigini faturaliyorsun, kucuk gorunen parcalar dusuldukten sonra. Bu en yaygin yontem ve en pahali olan.

2. Kagit ya da bir tablo (daha iyi, ama sizdiriyor)

Kamyonette bir defter ya da telefonda bir tablo gercek bir ilerlemedir, cunku zamani olduguna daha yakin yazarsin. Ama iki zayif noktasi var. Birincisi, kaydi yazmayi hatirlamana bagli ve unutmasi en kolay sey kucuk istir, yani en cok sizan sey. Ikincisi, saatler yazilsa bile faturalarinla hicbir ilgisi olmayan bir defterde durur. Fatura kesme zamani geldiginde sayilari hala elle aktarirsin, ki bu yavastir ve aktarma hatalarinin sizdigi yerdir. Tahminden iyidir, ama "kaydedildi" ile "faturalandi" arasindaki bosluk hala ardina kadar acik.

3. Tek dokunusla zamanlayici (gercekten tutan yontem)

Faturalanabilir saatleri takip etmenin en guvenilir yolu, calismaya basladigin anda bir zamanlayici baslatmak ve durdugunda durdurmaktir. Yeniden kurma yok, yuvarlama yok, sonra aktarilacak defter yok. Saatler tam dogrulukla yakalanir, dogru musteri ve ise etiketlenir ve hicbir seyi yeniden yazmadan bir fatura satiri olmaya hazirdir. Zamanlayicinin tum amaci, her diger yontemin iki ariza noktasini ortadan kaldirmaktir: unutmak ve aktarmak.

Billr tam da bunun uzerine kuruludur. Tek dokunusla zamanlayici saati tek bir dokunusla baslatir, buyuk bir canli HH:MM:SS ekrani gosterir ve en onemlisi, tamamen cevrimdisi calisir ve uygulamanin kapanmasina, telefonun yeniden baslatilmasina ya da isin fotografini cekmek icin gecmene ragmen ayakta kalir. Sinyalsiz bir tesisat odasindasin, baslata dokunuyorsun, calisiyorsun, durdura dokunuyorsun. Hicbir sey kaybolmaz. Yeniden baglandigin an zaman senindir.

Zamanlayici aliskanligini gercekten nasil kurarsin

Zamanlayici ancak baslatirsan calisir. Durust gercek su ki zor kisim aliskanliktir, teknoloji degil. Saati baslatmayi otomatik hale nasil getirecegini gor.

Onu fiziksel bir tetige bagla. Zamanlayici, botlarin isin zeminine degdiginde ya da sahada kamyonet kapilarini actiginda baslar. Zaten her seferinde olan bir fiziksel an sec ve dokunusu ona yapistir.
Aletlerden once tek dokunus. "Matkaptan once zamanlayici" kuralini koy. Tek bir aleti eline almadan once saat calisiyor. Bir saniye surer ve bir hafta icinde kas hafizasi olur.
Once musteriyi sec. Billr'da musteriyi, projeyi ve gorevi takipten once, sirasinda ya da sonra secebilirsin ve dolastikca secimin yerinde kalir. Isi sabah bir kez ayarla, gun boyu zamanlayiciyi baslatmak tek dokunus olur.
Her seyi takip et, sonra karar ver. Telefon gorusmesinde, toptanciya gidiste, hizli tavsiyede zamanlayiciyi calistir. Bir seyi faturalamamayi her zaman secebilirsin, ama hic yakalamadigini faturalayamazsin.

Kesintiler, bosluklar ve baslatmayi unuttugun zaman

Gercek gunler daginiktir. Bir zamanlayici ancak daginikligi kaldirirsa ise yarar. Uc durum insanlari yere serer ve her birinin temiz bir cevabi var.

Is ortasinda kesintiler

Pano degisiminin ortasindasin ve musteri ilgisiz bir seye bakmani istiyor, ya da ogle yemegine ara veriyorsun. Zamanlayiciyi duraklat, halled, faturalanabilir ise dondugunde devam et. Duraklat ve devam et, gununu bir duzine parcaya bolmeden kaydi durust tutar.

Zamanlayici calisirken uygulama kapandi

Baslata dokundun, sonra telefonun kapandi ya da zamanlayicinin gece boyu calistigini unuttun. Iste burada akilli bosluk yonetimi degerini kanitlar. Billr, bir zamanlayici calisirken uygulamanin uzun bir sure kapali kaldigini algiladiginda boslugu isaretler ve gecen o zamani tutmana ya da dusmene izin verir, boylece unutulan bir zamanlayici asla bir musterinin faturasini sismez. Saatlerin durust kalir, ki onlari takip etmenin tum amaci budur.

Onu baslatmayi hic unuttun

Olur. Zamanlayici aklina gelmeden isi bitirdin. Iste bunun icin elle zaman girisi var. Manuel sekmesine gec, baslangic tarih ve saatini sec, suresi saat ve dakika seciciyle ayarla, bir not ekle, bitti. Kural basit: saatler hala kafanda nethken ayni gun kaydet, cuma gunu solduklarinda degil. Elle giris ana yontemin degil guvenlik agindir, ama unutulan bir zamanlayiciyi kayip gelir yerine bes saniyelik bir duzeltmeye cevirir.

Takip edilen her saatin bir faturaya ulasmasini saglamak

Zamani yakalamak isin sadece yarisidir. Pahali basarisizlik, takip edilen ama asla faturalanmayan saatlerdir, var olduklarini unuttugun bir gunlukte beklerler. Bu, kagit ve tablolarin asla kapatamadigi bosluktur, cunku kayit ile fatura iki ayri dunyadir.

Billr onu bilerek kapatir. Her zaman kaydi kendi musteri, proje ve gorevine baglanir ve kendi faturalama durumunu tasir: faturalandi mi, odendi mi. Zaman gunlugunde, faturalanmamis saatleri olan her musteri bir "faturalanmadi" gostergesi ve tek dokunusla Fatura Olustur eylemi gosterir. Asla baska bir yere dusmus saatlerin pesinde kosmazsin, cunku uygulama sana tam olarak kimin faturalanmayi bekleyen isi oldugunu gosterir.

Akis bilerek kisadir:

Hafta boyu saatleri takip edersin, her musteri ve ise etiketli.
Fatura zamani musteriyi acarsin, "faturalanmadi" isaretini gorur ve Fatura Olustur'a dokunursun.
Takip edilen kayitlar yeniden yazmadan otomatik olarak fatura satirlari olur ve onlari profesyonel bir faturaya cevirirsin.
O faturayi odendi olarak isaretlediginde, bagli zaman kayitlari da odendiye gecer, boylece kayitlarin asla birbirinden ayrilmaz.

Bu son nokta onemli. Zaman ile fatura ayni veri oldugu icin, yarim saatin sessizce kayboldugu bir aktarma adimi yoktur. Takip ettigin saat, faturaladigin saattir. Takip edilen zamanin odenmis bir faturaya nasil donustugunun tam resmini istersen, takip edilen zamandan faturalamanin nasil isledigine bak ve isini projelerle duzgun grupla ki isler arasinda hicbir sey kaymasin.

Somut bir ornek: geri kazanilan paranin bir ayi

Karsiniza Daria geliyor, saatte 48 EUR fatura kesen serbest bir elektrikci. Yillarca cuma ogleden sonralari ezbere fatura kesti. Haziranda her seyde bir zamanlayiciya dokunmaya gecti, eskiden bedava verdigi kucuk seyler dahil. Iste tek bir ayin yuzeye cikardigi, hafizasinin sessizce cope attigi seyler:

Dort geri donus, her biri ortalama 25 dakika: her zaman bedava saydigi 1 saat 40 dakika.
Telefon ve arastirma zamani: ay boyunca her is gunu yaklasik 20 dakika, musterilere danismanlik ve parca pesinde kosmak icin yaklasik 7 saat.
Ustlendigi uc asan is, eski tesisatin ona dayattigi toplam 4,5 saat ek calisma.
Durust yuvarlama: 6,5 saatlik gunleri "alti"ya kesmek yerine gercek rakami faturaladi, ay boyunca yaklasik 3 saat geri kazandi.

Bu, eski yonteminin sildigi yaklasik 16 saat gercekten faturalanabilir is demek. Saatte 48 EUR'dan bu, daha once calistigi ve asla faturalamadigi tek bir ayda 768 EUR eder. Is yukunde hicbir sey degismedi. Tek bir fazladan is bile almadi. Sadece kucuk seylerin catlaklardan dusmesine izin vermeyi birakti ve faturalanmamis her kayit bir musterinin faturasina ulasana dek isaretli kaldi. Bir yilda bu, tek bir dokunus pahasina, neredeyse 9.000 EUR.

Ders, Daria'nin daha cok calismasi degil. Ders, sonunda zaten yaptigi is icin para almasi. (Zaman verisini sessizce mahveden tuzaklara daha derin inmek istersen, sana paraya mal olmadan once su yaygin zaman takibi hatalarini oku.)

Onemli cikarimlar

Takip edilmeyen kucuk isler, geri donusler ve telefon zamani bir zanaat isletmesinin en buyuk sessiz sizintisidir, cogu zaman yilda binlerce.
Hafiza asagi yuvarlar ve unutur; kagit ve tablolar daha iyidir ama yine de bir faturaya elle aktarma ister.
Tek dokunusla zamanlayici, zamani yeniden kurmadan tam dogrulukla yakalayan tek yontemdir.
Aliskanligi, zamanlayiciyi fiziksel bir tetige baglayarak ve bir alete dokunmadan once baslatarak kur.
Kesintiler icin duraklat ve devam et, unutulan zamanlayicilar icin akilli bosluk yonetimi, baslatmayi unuttugunda elle giris kullan.
Donguyu kapat: bir "faturalanmadi" gostergesi ve tek dokunusla Fatura Olustur, takip edilen her saatin gercekten faturalanmasini saglar.

Sik sorulan sorular

Faturalanabilir saatleri takip etmenin en kolay yolu nedir?

Calismaya basladigin anda tek dokunusla bir zamanlayici baslat ve bitirdiginde durdur, musteri ve ise etiketli. Sana paraya mal olan iki seyi ortadan kaldirir: zamani yazmayi unutmak ve saatleri sonra elle aktarmak. Billr'in zamanlayicisi cevrimdisi calisir ve telefonun kapanmasina ya da yeniden baslamasina ragmen ayakta kalir, boylece zaman asla kaybolmaz.

Zamanlayiciyi baslatmayi unutursam ne olur?

Elle zaman girisini kullan. Manuel sekmesine gec, baslangic saatini sec, suresi ayarla ve bir not ekle. Anahtar, saatler hala tazeyken ayni gun kaydetmektir, boylece unutulan bir zamanlayici kayip gelir yerine bes saniyelik bir duzeltme olur.

Takip edilen saatlerin gercekten faturalandigindan nasil emin olurum?

Billr'da her zaman kaydi bir musteri, proje ve goreve baglanir ve bir faturalama durumu tasir. Faturalanmamis zamani olan her musteri, tek dokunusla Fatura Olustur eylemiyle bir "faturalanmadi" gostergesi gosterir, boylece takip edilen saatler yeniden yazmadan fatura satirlari olur. Faturayi odendi olarak isaretlediginde bagli kayitlar da guncellenir.

Kisa geri donusleri ve telefon gorusmelerini faturalamali miyim?

Hepsini takip et ve sonra karar ver. On dakikalik bir geri donus ve yirmi dakikalik telefon tavsiyesi gercek istir. Belirli bir kaydi faturalamamayi her zaman secebilirsin, ama hic yakalamadigin zamani asla faturalayamazsin. Her seyi takip eden serbest calisanlar, para sizdirmayi birakanlardir.

Farkina varmadan bedava calismayi birak. Her iste, her geri donuste ve her telefon gorusmesinde bir zamanlayiciya dokunmaya basla ve Billr'in o yakalanan saatleri dogrudan faturalara cevirmesine izin ver. Tek dokunusla zaman takibinin nasil isledigini gor ve hafizanin bagisladigi parayi geri kazan.