भुगतान अनुवर्ती ईमेल कैसे लिखें जो आपको पैसे दिलाए

आपने काम पूरा कर दिया। आपने एक साफ-सुथरा चालान भेज दिया। और फिर कुछ नहीं हुआ। देय तिथि आई और चली गई, और पैसा अब भी आपके खाते में नहीं है। एक अच्छा भुगतान अनुवर्ती ईमेल इसे ठीक करने के लिए आपके पास मौजूद सबसे सस्ता और तेज़ औज़ार है, वसूली एजेंट से कहीं सस्ता और उस फ़ोन कॉल से कहीं कम असहज जिसे आप टालते रहते हैं।

तरकीब है सही समय पर सही संदेश भेजना, ऐसे लहज़े में जो विनम्र हो पर इसमें कोई संदेह न छोड़े कि आप भुगतान की उम्मीद रखते हैं। यह गाइड आपको समय, मनोविज्ञान, विषय-पंक्तियाँ और चार तैयार टेम्पलेट देती है जिन्हें आप एक मिनट से कम में भेज सकते हैं। शुरू में ही एक बात साफ़: ये ईमेल आप खुद लिखते और भेजते हैं। Billr तथ्यों को हाथ में रखता है और जब कोई चालान बकाया हो जाता है तो आपको टहोका देता है, पर किसी ऐप को चुपके से आपके नाम पर आपके ग्राहक को मेल नहीं करना चाहिए। पैसा वसूलना एक रिश्ता है, और रिश्ता आपका है।

भुगतान अनुवर्ती ईमेल कब भेजें

समय ही लगभग पूरी लड़ाई है। बहुत जल्दी याद दिलाएँगे तो आप घबराए हुए लगेंगे। बहुत देर से याद दिलाएँगे तो चालान एक ऐसे ढेर की तह में खिसक जाएगा जिसे आप फिर कभी नहीं देखेंगे। अधिकांश काम-धंधों के लिए यह क्रम काम करता है:

• देय तिथि के 3 दिन बाद: एक दोस्ताना टहोका। मान लें कि बात नज़र से निकल गई। अधिकांश देर से हुए चालान ईमानदार भूल होते हैं, इनकार नहीं।
• देय तिथि के 7 से 10 दिन बाद: एक स्पष्ट अनुस्मारक। लहज़ा कसता है। आप राशि दोहराते हैं और भुगतान की तारीख माँगते हैं।
• देय तिथि के 14 दिन बाद: एक दृढ़ अनुस्मारक। आप अपनी भुगतान शर्तों का हवाला देते हैं और यदि आपकी शर्तें अनुमति दें तो विलंब शुल्क का उल्लेख करते हैं।
• देय तिथि के 21 से 30 दिन बाद: एक अंतिम सूचना। आप एक सख़्त समयसीमा तय करते हैं और अगला कदम बताते हैं (काम रोकना, विलंब के लिए कानूनी दावा, या वसूली सेवा को सौंपना)।

कामकाजी घंटों में भेजें, आदर्श रूप से मंगलवार से गुरुवार सुबह। रविवार रात 2 बजे आने वाला ईमेल घबराहट जैसा लगता है। बुधवार सुबह 9 बजे आने वाला एक पेशेवर के दफ़्तरी काम जैसा लगता है।

Billr किसी चालान को अपने आप बकाया चिह्नित कर देता है जैसे ही वह बिना भुगतान के अपनी देय तिथि पार करता है, और आप अपनी चुनी हुई समय पर अपने ही फ़ोन पर पुश सूचना के रूप में बकाया अनुस्मारक सेट कर सकते हैं। वह सूचना आपके लिए है, ग्राहक के लिए नहीं। यही वह हल्का धक्का है जो आपसे लैपटॉप खुलवाता है और एक और हफ़्ता बीतने देने के बजाय वाकई ईमेल भिजवाता है।

विनम्र पर दृढ़ का मनोविज्ञान

लोग तब तेज़ी से भुगतान करते हैं जब तीन बातें सच हों: यह आसान है, यह स्पष्ट है, और आपको अनदेखा करने की हल्की सामाजिक कीमत है। आपके अनुवर्ती ईमेल को तीनों को छूना चाहिए।

• इसे आसान बनाएँ. वहीं भुगतान लिंक या अपने बैंक विवरण रखें। हर Billr चालान में एक ऑनलाइन भुगतान पृष्ठ होता है जहाँ ग्राहक सेकंडों में कार्ड या PayPal से भुगतान करता है, तो "आप यहाँ तुरंत भुगतान कर सकते हैं" जैसी एक पंक्ति आख़िरी बहाना हटा देती है।
• इसे स्पष्ट बनाएँ. चालान संख्या, सटीक राशि, मूल देय तिथि और एक ठोस अनुरोध बताएँ। धुंधले ईमेल को धुंधले जवाब मिलते हैं।
• एक हल्की सामाजिक कीमत जोड़ें. एक शांत "मैं बस देखना चाहता था कि यह आपके ध्यान से तो नहीं उतर गया" ग्राहक को भूलने वाला बना देता है, आपको गिड़गिड़ाने वाला नहीं। यह सूक्ष्म बदलाव बहुत-सा चुपचाप काम करता है।

शुरुआती दौर में गर्मजोश रहें और दृढ़ता को तभी बढ़ने दें जब दिन इकट्ठा होते जाएँ। तीसरे दिन आप अभी नाराज़ नहीं हैं। 21वें दिन तक आप बिना अशिष्ट हुए सीधे हो सकते हैं, क्योंकि तथ्य पूरी तरह आपके पक्ष में हैं।

खोले जाने वाली विषय-पंक्तियाँ

विषय-पंक्ति तय करती है कि आपका ईमेल पढ़ा जाएगा या दबा दिया जाएगा। इसे ठोस और ढूँढने में आसान रखें, ताकि ग्राहक इसे बाद में दोबारा पा ले।

• दोस्ताना टहोका: त्वरित अनुस्मारक: Dawson Landscaping से चालान #1043
• स्पष्ट अनुस्मारक: चालान #1043 (924 GBP) अब 9 दिन बकाया
• दृढ़ अनुस्मारक: बकाया: चालान #1043, शुक्रवार तक भुगतान का अनुरोध
• अंतिम सूचना: अगले कदमों से पहले अंतिम सूचना: चालान #1043

खाली विषय, "नमस्ते," जैसी सामान्य पंक्तियाँ और कोई भी कटाक्ष-भरी बात से बचें। विषय में चालान संख्या पूरे सूत्र को खोजने योग्य बनाती है और दिखाती है कि आप उचित रिकॉर्ड रखते हैं।

कॉपी-पेस्ट भुगतान अनुवर्ती ईमेल के 4 टेम्पलेट

अपने विवरण डालें। ये स्थानधारक ठीक उसी से मेल खाते हैं जो Billr पहले से चालान पर रखता है, तो आप तथ्य कॉपी कर रहे हैं, उन्हें गढ़ नहीं रहे।

1. दोस्ताना टहोका (देय तिथि के 3 दिन बाद)

विषय: त्वरित अनुस्मारक: Dawson Landscaping से चालान #1043

नमस्ते Sarah,

उम्मीद है पिछले हफ़्ते की बारिश के बाद नया आँगन अच्छा टिक रहा है। बस एक छोटा-सा नोट: 924 GBP का चालान #1043 16 जून को देय था और लगता है अभी आया नहीं है। मुमकिन है नज़र से निकल गया हो, ऐसा होता है।

आप यहाँ चालान पर दिए लिंक से तुरंत कार्ड या बैंक ट्रांसफ़र से भुगतान कर सकती हैं: [भुगतान लिंक]। यदि आप पहले ही भेज चुकी हैं, तो इसे अनदेखा करें और धन्यवाद।

शुभकामनाएँ,
Tom, Dawson Landscaping

2. स्पष्ट अनुस्मारक (देय तिथि के 7 से 10 दिन बाद)

विषय: चालान #1043 (924 GBP) अब 9 दिन बकाया

नमस्ते Sarah,

924 GBP के चालान #1043 के बारे में याद दिला रहा हूँ, जो 16 जून को देय था और अब 9 दिन बकाया है। यदि आप बता दें कि मैं भुगतान की कब उम्मीद कर सकता हूँ तो आभारी रहूँगा।

इसे चुकाने का सबसे तेज़ तरीका चालान पर मौजूद भुगतान लिंक है: [भुगतान लिंक]। यदि काम को लेकर कोई सवाल हो, बताएँ और मैं तुरंत हल कर दूँगा।

क्या आप इस हफ़्ते के अंत तक भुगतान की तारीख की पुष्टि कर सकती हैं?

धन्यवाद,
Tom, Dawson Landscaping

3. दृढ़ अनुस्मारक (देय तिथि के 14 दिन बाद)

विषय: बकाया: चालान #1043, शुक्रवार तक भुगतान का अनुरोध

नमस्ते Sarah,

924 GBP का चालान #1043 अब 14 दिन बकाया है। मेरी शर्तें 15 दिन में भुगतान की हैं, जो हमने काम शुरू होने से पहले तय की थीं, इसलिए मुझे इसका अभी निपटारा चाहिए।

कृपया शुक्रवार 4 जुलाई तक यहाँ दिए लिंक से भुगतान करें: [भुगतान लिंक], या चालान पर दिए विवरण पर बैंक ट्रांसफ़र से। मेरी शर्तों के अनुसार, 30 दिन बाद अदत्त चालान पर विलंब शुल्क लागू होता है।

यदि कोई बात इसे रोक रही हो, तो आज [फ़ोन] पर मुझे कॉल करें ताकि हम इसे सुलझा लें।

सादर,
Tom, Dawson Landscaping

4. अंतिम सूचना (देय तिथि के 21 से 30 दिन बाद)

विषय: अगले कदमों से पहले अंतिम सूचना: चालान #1043

नमस्ते Sarah,

यह 924 GBP के चालान #1043 के संबंध में एक अंतिम सूचना है, जो 19 और 26 जून के पिछले अनुस्मारकों के बावजूद अब 23 दिन बकाया है।

कृपया 9 जुलाई तक यहाँ दिए लिंक से पूरी राशि का भुगतान करें: [भुगतान लिंक]। यदि उस तारीख तक भुगतान नहीं मिला, तो मेरे पास विलंब के कानूनी दावे और वसूली के ज़रिये इसे आगे बढ़ाने के सिवा कोई चारा नहीं रहेगा, जिससे हम दोनों के लिए लागत बढ़ती है और जिसे मैं बहुत हद तक टालना चाहूँगा।

मैं सचमुच इसे आज ही ख़त्म करना चाहूँगा। यदि कुछ चर्चा करनी हो तो संपर्क करें।

सादर,
Tom, Dawson Landscaping

आम गलतियाँ जो आपको बिना भुगतान रखती हैं

सही समय पर भेजा ईमेल भी विफल हो जाता है यदि शब्द आपको कमज़ोर करें। इन पर ध्यान दें:

• हद से ज़्यादा माफ़ी माँगना. "इसके लिए परेशान करने पर बहुत खेद है" ग्राहक को आपको अनदेखा करते रहने की इजाज़त दे देता है। आपने काम किया है। माफ़ी जैसी कोई बात नहीं। विनम्र रहें, दबे-सहमे नहीं।
• धुंधला अनुरोध. "चालान के बारे में बता देना" करने को कुछ नहीं देता। "कृपया शुक्रवार तक भुगतान की तारीख की पुष्टि करें" एक स्पष्ट, जवाब देने योग्य अनुरोध देता है।
• कोई समयसीमा नहीं. बिना तारीख वाला ईमेल हमेशा के लिए टालना आसान है। हमेशा एक दिन बताएँ।
• आँकड़े छिपाना. यदि ग्राहक को यह याद करने के लिए कि वह कितना देना है, चालान खोदना पड़े, तो आपने रुकावट जोड़ दी। पहली दो पंक्तियों में संख्या, राशि और देय तिथि रखें।
• बहुत जल्दी कड़े हो जाना. तीसरे दिन वसूली की धमकी उस ग्राहक को जला देती है जो बस भूल गया था। दृढ़ता देरी के अनुरूप हो।
• कुछ भी न भेजना. सबसे आम गलती। चुप्पी आपको किसी भी थोड़े असहज ईमेल से ज़्यादा महँगी पड़ती है।

चालान को आधा काम करने दें

अनुवर्ती ईमेल तब कहीं बेहतर असर करता है जब नीचे का चालान शुरू से ही मज़बूत था। पक्का करें कि आपके चालान में पहले से स्पष्ट भुगतान शर्तें, समझदारी भरी देय तिथि और चालू भुगतान लिंक हों, ताकि आपका ईमेल एक अनुस्मारक हो, न कि फिर से मोलभाव। यदि आप कुल मिलाकर कम याद दिलाना चाहते हैं, तो असली हल पहले की कड़ी में है: साफ़ चालान, छोटी शर्तें और तुरंत भुगतान के विकल्प। पूरी रणनीति हम तेज़ी से भुगतान कैसे पाएँ में बताते हैं।

Billr के अंदर, चालान का गतिविधि लॉग आपको दिखाता है कि चालान कब भेजा गया और ग्राहक ने कब देखा, तो आप जानते हैं कि आपका अनुवर्ती किसी ऐसे तक पहुँच रहा है जिसने इसे पढ़ लिया है और टाल रहा है, या किसी ऐसे तक जिसने मूल कभी खोला ही नहीं। इससे बदल जाता है कि आप अगला ईमेल कैसे लिखें। यदि उसने इसे तीन बार देखा और फिर भी भुगतान नहीं किया, तो आप "शायद आपसे छूट गया हो" वाला ढाँचा छोड़कर सीधे मुद्दे पर आ सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

भुगतान अनुवर्ती ईमेल भेजने से पहले मुझे कितना इंतज़ार करना चाहिए?

पहला दोस्ताना टहोका देय तिथि के लगभग 3 दिन बाद भेजें, फिर लगभग हर 7 दिन में कड़ा करें: 7 से 10 दिन पर एक स्पष्ट अनुस्मारक, 14 दिन पर एक दृढ़, और 21 से 30 दिन पर एक अंतिम सूचना। एक बार चालान बकाया होने पर संदेशों के बीच एक हफ़्ते से ज़्यादा न बीतने दें।

क्या Billr मेरे ग्राहकों को अपने आप भुगतान अनुस्मारक भेजता है?

नहीं। Billr अपने आप आपके ग्राहकों को मेल या संदेश नहीं भेजता। यह चालान को अपने आप बकाया चिह्नित करता है और आपकी चुनी हुई समय पर आपको एक पुश सूचना भेज सकता है, ताकि आपको याद रहे कि वसूली करें। अनुवर्ती आप खुद लिखते और भेजते हैं, जिससे लहज़ा आपका और रिश्ता आपके हाथ में रहता है। हर चालान में फिर भी एक भुगतान लिंक होता है ताकि ग्राहक आपका ईमेल पढ़ते ही भुगतान कर सके।

हर भुगतान अनुवर्ती ईमेल में क्या शामिल होना चाहिए?

चार चीज़ें: चालान संख्या, देय सटीक राशि, मूल देय तिथि, और समयसीमा के साथ एक स्पष्ट अनुरोध। एक भुगतान लिंक या अपने बैंक विवरण जोड़ें ताकि ग्राहक कुछ ढूँढे बिना भुगतान कर सके। दस्तावेज़ के बारे में और जानने के लिए, हमारी विलंबित भुगतान अनुस्मारक गाइड देखें।

क्या मुझे विलंब शुल्क लेना चाहिए?

यदि आपकी तय भुगतान शर्तें ऐसा कहती हैं तो आप ले सकते हैं, और दृढ़ अनुस्मारक में विलंब शुल्क का उल्लेख भर अक्सर भुगतान तेज़ कर देता है। इसे काम शुरू होने से पहले अपनी शर्तों में रखें, बाद में चौंकाने वाली चीज़ के रूप में नहीं। Billr आपको अपनी शर्तें और कोई भी शुल्क चालान पर एक पंक्ति या नोट के रूप में जोड़ने देता है।

अगर अंतिम सूचना के बाद भी वे भुगतान न करें तो?

जो कहा था उस पर अमल करें। आपके देश के अनुसार इसका मतलब विलंब के लिए कानूनी दावा, छोटी अदालत की प्रक्रिया, या वसूली सेवा हो सकता है। हर ईमेल और चालान का गतिविधि लॉग अपने दस्तावेज़ी सबूत के रूप में रखें। यह तथ्य कि आपने स्पष्ट, तारीख़ वाले, बढ़ते अनुस्मारक भेजे, आपकी स्थिति को काफ़ी मज़बूत करता है।

मुख्य बातें

• देय तिथि के लगभग 3 दिन बाद वसूली शुरू करें और लगभग हर 7 दिन में कड़ा करें।
• शुरू में विनम्र रहें; दृढ़ता को तभी बढ़ने दें जब देरी बढ़े।
• हर ईमेल को चालान संख्या, राशि, देय तिथि, एक भुगतान लिंक और समयसीमा के साथ एक स्पष्ट अनुरोध चाहिए।
• हद से ज़्यादा माफ़ी, धुंधले अनुरोध और समयसीमा की कमी से बचें।
• Billr बकाया चालानों को चिह्नित करता है और पुश सूचना से आपको टहोका देता है, पर ईमेल आप खुद भेजते हैं; भुगतान लिंक और गतिविधि लॉग बाक़ी काम करते हैं।

बकाया चालानों को बहने देना बंद करें। अपने कामों को ट्रैक करें, अंतर्निर्मित भुगतान लिंक के साथ साफ़ चालान बनाएँ, और Billr को आपको तभी टहोका देने दें जब कोई बकाया हो, ताकि बस दो मिनट का ईमेल भेजना बाकी रहे। देखें कि Billr में भुगतान पाना कैसे काम करता है और अपने अगले देर से हुए चालान को बैंक में पैसे में बदलें।