İşi bitirdiniz. Temiz bir fatura gönderdiniz. Ve sonra hiçbir şey olmadı. Vade tarihi geldi geçti, para hâlâ hesabınızda değil. İyi bir ödeme hatırlatma e-postası, bunu çözmek için elinizdeki en ucuz ve en hızlı araçtır; bir tahsilat firmasından çok daha ucuz ve sürekli ertelediğiniz o telefon görüşmesinden çok daha az rahatsız edici.
İşin püf noktası, doğru mesajı doğru zamanda, kibar ama ödeme beklediğinizden zerre kadar şüphe bırakmayan bir tonda göndermektir. Bu rehber size zamanlamayı, psikolojiyi, konu satırlarını ve bir dakikadan kısa sürede gönderebileceğiniz dört hazır şablonu verir. Baştan net olalım: bu e-postaları siz yazıp gönderirsiniz. Billr verileri elinizin altında tutar ve bir fatura geciktiğinde size dürter, ama hiçbir uygulama sizin adınıza müşterinize gizlice e-posta atmamalı. Para tahsil etmek bir ilişkidir ve ilişki sizindir.
Ödeme hatırlatma e-postasını ne zaman göndermeli
Zamanlama, savaşın neredeyse tamamıdır. Çok erken hatırlatırsanız gergin görünürsünüz. Çok geç hatırlatırsanız fatura, bir daha asla görmeyeceğiniz bir yığının dibine kaymıştır. Çoğu meslek için işe yarayan bir tempo şöyledir:
- Vadeden 3 gün sonra: dostça bir dürtme. Gözden kaçtığını varsayın. Geciken faturaların çoğu dürüst unutkanlıktır, ret değil.
- Vadeden 7 ile 10 gün sonra: net bir hatırlatma. Ton sertleşir. Tutarı yineler ve bir ödeme tarihi istersiniz.
- Vadeden 14 gün sonra: kararlı bir hatırlatma. Ödeme koşullarınıza atıfta bulunur ve koşullarınız izin veriyorsa gecikme bedelinden söz edersiniz.
- Vadeden 21 ile 30 gün sonra: son bir ihtar. Kesin bir son tarih koyar ve sonraki adımı belirtirsiniz (işi durdurma, yasal gecikme talebi veya bir tahsilat hizmetine devretme).
Mesai saatlerinde, ideal olarak salıdan perşembeye sabahları gönderin. Pazar gecesi 02.00'de düşen bir e-posta panik gibi okunur. Çarşamba sabahı 09.00'da gelen ise işini halleden bir profesyonel gibi okunur.
Billr, bir fatura ödenmeden vadesini geçtiği an onu otomatik olarak gecikmiş işaretler ve seçtiğiniz bir saatte kendi telefonunuza anlık bildirim olarak bir gecikme hatırlatması ayarlayabilirsiniz. O bildirim sizin içindir, müşteri için değil. Bu, bir hafta daha geçip gitmesine izin vermek yerine dizüstünü açıp e-postayı gerçekten göndermenizi sağlayan o nazik dürtüştür.
Kibar ama kararlının psikolojisi
İnsanlar üç şey doğru olduğunda daha hızlı öder: kolaydır, nettir ve sizi görmezden gelmenin hafif bir sosyal bedeli vardır. Hatırlatma e-postanız üçünü de tutturmalı.
- Kolaylaştırın. Tam orada bir ödeme bağlantısı veya banka bilgilerinizi koyun. Her Billr faturası, müşterinin saniyeler içinde kart veya PayPal ile ödediği bir çevrimiçi ödeme sayfası taşır, dolayısıyla "buradan hemen ödeyebilirsiniz" gibi tek bir satır son bahaneyi ortadan kaldırır.
- Netleştirin. Fatura numarasını, kesin tutarı, asıl vade tarihini ve tek bir somut isteği belirtin. Bulanık e-postalar bulanık yanıtlar alır.
- Hafif bir sosyal bedel ekleyin. Sakin bir "aklınızdan çıkmadığından emin olmak istedim" ifadesi, müşteriyi unutan kişi yapar, sizi yalvaran kişi değil. Bu ince kayma sessizce çok iş görür.
İlk turlarda sıcak kalın ve kararlılığın yalnızca günler biriktikçe yükselmesine izin verin. Üçüncü günde henüz öfkeli değilsiniz. 21. günde kaba olmadan doğrudan olabilirsiniz, çünkü gerçekler tamamen sizin tarafınızda.
Açılan konu satırları
Konu satırı, e-postanızın okunup okunmayacağına ya da gömülüp gömülmeyeceğine karar verir. Müşterinin sonradan tekrar bulabilmesi için onu somut ve kolay aranır tutun.
- Dostça dürtme: Kısa hatırlatma: Dawson Peyzaj'dan 1043 no'lu fatura
- Net hatırlatma: 1043 no'lu fatura (924 GBP) artık 9 gün gecikmiş
- Kararlı hatırlatma: Gecikmiş: 1043 no'lu fatura, ödeme cumaya kadar isteniyor
- Son ihtar: Sonraki adımlardan önce son ihtar: 1043 no'lu fatura
Boş konu satırlarından, "Merhaba," gibi genel olanlardan ve pasif-agresif her şeyden kaçının. Konudaki fatura numarası tüm yazışmayı aranabilir kılar ve düzgün kayıt tuttuğunuzu gösterir.
Kopyala-yapıştır 4 ödeme hatırlatma e-postası şablonu
Kendi bilgilerinizi koyun. Yer tutucular, Billr'ın zaten faturada sakladığıyla tam olarak eşleşir, yani gerçekleri kopyalıyorsunuz, uydurmuyorsunuz.
1. Dostça dürtme (vadeden 3 gün sonra)
Konu: Kısa hatırlatma: Dawson Peyzaj'dan 1043 no'lu fatura
Merhaba Sarah,
geçen haftaki yağmurdan sonra yeni terasın iyi dayandığını umarım. Sadece kısa bir not: 924 GBP tutarındaki 1043 no'lu fatura 16 Haziran'da vadeliydi ve sanırım henüz gelmedi. Pekâlâ gözden kaçmış olabilir, olur böyle.
Faturadaki bağlantıyı kullanarak kartla veya havaleyle hemen ödeyebilirsiniz: [ödeme bağlantısı]. Zaten gönderdiyseniz bunu yok sayın ve teşekkürler.
Selamlar,
Tom, Dawson Peyzaj
2. Net hatırlatma (vadeden 7 ile 10 gün sonra)
Konu: 1043 no'lu fatura (924 GBP) artık 9 gün gecikmiş
Merhaba Sarah,
16 Haziran'da vadeli olan ve şimdi 9 gün gecikmiş olan 924 GBP tutarındaki 1043 no'lu faturayı hatırlatıyorum. Ödemeyi ne zaman bekleyebileceğimi bana bildirirseniz minnettar olurum.
Onu kapatmanın en hızlı yolu faturadaki ödeme bağlantısıdır: [ödeme bağlantısı]. İşle ilgili bir soru varsa söyleyin, hemen halledeyim.
Bu haftanın sonuna kadar bir ödeme tarihi onaylayabilir misiniz?
Teşekkürler,
Tom, Dawson Peyzaj
3. Kararlı hatırlatma (vadeden 14 gün sonra)
Konu: Gecikmiş: 1043 no'lu fatura, ödeme cumaya kadar isteniyor
Merhaba Sarah,
924 GBP tutarındaki 1043 no'lu fatura artık 14 gün gecikmiş durumda. Koşullarım 15 gün içinde ödemedir; bunu iş başlamadan önce kararlaştırdık, dolayısıyla bunun şimdi kapatılması gerekiyor.
Lütfen ödemeyi cuma 4 Temmuz'a kadar buradaki bağlantıyla yapın: [ödeme bağlantısı] veya faturadaki bilgilere havaleyle. Koşullarıma göre 30 günden sonra ödenmeyen faturalar gecikme bedeline tabidir.
Bir şey bunu engelliyorsa, çözebilmemiz için bugün beni [telefon] numarasından arayın.
Saygılarımla,
Tom, Dawson Peyzaj
4. Son ihtar (vadeden 21 ile 30 gün sonra)
Konu: Sonraki adımlardan önce son ihtar: 1043 no'lu fatura
Merhaba Sarah,
bu, 19 ve 26 Haziran'daki önceki hatırlatmalara rağmen şimdi 23 gün gecikmiş olan 924 GBP tutarındaki 1043 no'lu faturaya ilişkin son bir ihtardır.
Lütfen tam tutarı 9 Temmuz'a kadar buradaki bağlantıyla ödeyin: [ödeme bağlantısı]. Ödeme o tarihe kadar alınmazsa, bunu yasal bir gecikme talebi ve tahsilat yoluyla takip etmekten başka çarem kalmayacak; bu ikimize de maliyet ekler ve bundan çok daha fazla kaçınmayı tercih ederim.
Bunu bugün kapatmayı içtenlikle tercih ederim. Görüşülecek bir şey varsa lütfen iletişime geçin.
Saygılarımla,
Tom, Dawson Peyzaj
Sizi ödenmemiş bırakan yaygın hatalar
İyi zamanlanmış bir e-posta bile, sözcükler sizi zayıflatıyorsa başarısız olur. Şunlara dikkat:
- Fazla özür dilemek. "Bununla rahatsız ettiğim için çok özür dilerim" müşteriye sizi görmezden gelmeye devam etme izni verir. İşi yaptınız. Özür dilenecek bir şey yok. Kibar olun, çekingen değil.
- Bulanık bir istek. "Fatura hakkında bana haber verin" üzerine işlem yapılacak bir şey vermez. "Lütfen cumaya kadar bir ödeme tarihi onaylayın" net, yanıtlanabilir bir istek verir.
- Son tarih yok. Tarihi olmayan bir e-postayı sonsuza dek ertelemek kolaydır. Her zaman bir gün belirtin.
- Sayıları gömmek. Müşteri ne borçlu olduğunu hatırlamak için faturayı kurcalamak zorundaysa sürtünme eklemişsinizdir. Numarayı, tutarı ve vadeyi ilk iki satıra koyun.
- Çok erken sertleşmek. Üçüncü günde tahsilatla tehdit etmek, sadece unutmuş bir müşteriyi yakar. Kararlılık gecikmeyle orantılı olsun.
- Hiçbir şey göndermemek. En yaygın hata. Sessizlik size, biraz rahatsız edici herhangi bir e-postadan daha pahalıya patlar.
Bırakın faturanın yarısını fatura yapsın
Altta yatan fatura en baştan sağlamsa, bir hatırlatma e-postası çok daha iyi iner. Faturanızda zaten net ödeme koşulları, mantıklı bir vade tarihi ve çalışan bir ödeme bağlantısı olduğundan emin olun ki e-postanız bir yeniden pazarlık değil, bir hatırlatma olsun. Genelde daha az hatırlatmak istiyorsanız, asıl çözüm daha yukarıda: temiz faturalar, kısa vadeler ve anlık ödeme seçenekleri. Tüm planı daha hızlı ödeme almak yazımızda ele alıyoruz.
Billr içinde, faturanın etkinlik günlüğü size bir faturanın ne zaman gönderildiğini ve müşterinin ne zaman görüntülediğini gösterir, böylece hatırlatmanızın onu okuyup oyalanan birine mi yoksa orijinali hiç açmamış birine mi ulaştığını bilirsiniz. Bu, sonraki e-postayı nasıl yazacağınızı değiştirir. Onu üç kez görüntüleyip hâlâ ödememişse, "gözünüzden kaçmış olabilir" çerçevesini bırakıp asıl konuya geçebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Ödeme hatırlatma e-postası göndermeden önce ne kadar beklemeliyim?
İlk dostça dürtmeyi vadeden yaklaşık 3 gün sonra gönderin, sonra aşağı yukarı her 7 günde bir sertleştirin: 7 ile 10 günde net bir hatırlatma, 14 günde kararlı bir tane ve 21 ile 30 günde bir son ihtar. Bir fatura geciktikten sonra mesajlar arasında bir haftadan fazla geçmesine izin vermeyin.
Billr müşterilerime otomatik olarak ödeme hatırlatması gönderir mi?
Hayır. Billr kendi başına müşterilerinize e-posta veya mesaj atmaz. Faturayı otomatik olarak gecikmiş işaretler ve seçtiğiniz bir saatte size, hatırlatma yapmanızı anımsatan bir anlık bildirim gönderebilir. Hatırlatmayı siz yazıp gönderirsiniz; bu, tonu sizin ve ilişkiyi sizin elinizde tutar. Müşterinin e-postanızı okur okumaz ödeyebilmesi için her fatura yine bir ödeme bağlantısı taşır.
Her ödeme hatırlatma e-postası neleri içermeli?
Dört şey: fatura numarası, borçlu olunan kesin tutar, asıl vade tarihi ve son tarihli net bir istek. Müşterinin hiçbir şey aramadan ödeyebilmesi için bir ödeme bağlantısı veya banka bilgilerinizi ekleyin. Belgenin kendisi hakkında daha fazlası için gecikmiş ödeme hatırlatmaları rehberimize bakın.
Gecikme bedeli almalı mıyım?
Kararlaştırdığınız ödeme koşulları öngörüyorsa alabilirsiniz; hatta kararlı hatırlatmanızda bir gecikme bedelinden söz etmek bile çoğu zaman ödemeyi hızlandırır. Bunu iş başlamadan önce koşullarınızda belirtin, sonradan bir sürpriz olarak değil. Billr, koşullarınızı ve herhangi bir bedeli fatura üzerinde bir satır veya not olarak eklemenize izin verir.
Son ihtardan sonra hâlâ ödemezlerse ne olur?
Söylediğinizi yerine getirin. Ülkenize göre bu, yasal bir gecikme talebi, küçük alacak davası süreci veya bir tahsilat hizmeti anlamına gelebilir. Her e-postayı ve faturanın etkinlik günlüğünü kanıt iziniz olarak saklayın. Net, tarihli ve giderek artan hatırlatmalar göndermiş olmanız konumunuzu önemli ölçüde güçlendirir.
Önemli çıkarımlar
- Vadeden yaklaşık 3 gün sonra hatırlatmaya başlayın ve aşağı yukarı her 7 günde bir sertleştirin.
- Başta kibar kalın; kararlılığın yalnızca gecikme büyüdükçe yükselmesine izin verin.
- Her e-posta fatura numarası, tutar, vade tarihi, bir ödeme bağlantısı ve son tarihli net bir istek ister.
- Aşırı özür dilemekten, bulanık isteklerden ve eksik son tarihlerden kaçının.
- Billr gecikmiş faturaları işaretler ve size anlık bildirimle dürter, ama e-postayı siz gönderirsiniz; gerisini ödeme bağlantısı ve etkinlik günlüğü halleder.
Gecikmiş faturaların sürüklenip gitmesine izin vermeyi bırakın. İşlerinizi takip edin, içine ödeme bağlantısı gömülü temiz faturalar oluşturun ve bir fatura gecikir gecikmez Billr'ın size dürtmesine izin verin ki geriye yalnızca iki dakikalık bir e-posta göndermek kalsın. Billr'da ödeme almanın nasıl işlediğini görün ve sıradaki geciken faturanızı bankadaki paraya dönüştürün.