काम का समय सटीक तरीके से कैसे आंकें

आपने ग्राहक से कहा कि बाथरूम में दोबारा टाइल लगाने में तीन दिन लगेंगे। लगे पांच। उन दो अतिरिक्त दिनों के पैसे आपको नहीं मिले, और अगली क्लाइंट का काम देर से शुरू हुआ क्योंकि यह खिंच गया। अगर यह जाना-पहचाना लगता है, तो समस्या आलस या बदकिस्मती नहीं है। यह काम के समय का अनुमान लगाने का गलत तरीका है। इसे सही करना एक सीखने योग्य कौशल है, और आपका अपना काम का इतिहास सबसे अच्छा औज़ार है जो आपके पास है।

यह अनुमान लगाने के बारे में है कि काम असल में कितना समय लेगा, औज़ारों पर घंटे और दिन। यह कोई मूल्य-कोटेशन लिखने के बारे में नहीं है। जब आपका समय का अनुमान ईमानदार होता है, तो आपकी कीमत, आपका शेड्यूल और आपका तनाव सब अपने-आप ठीक हो जाते हैं।

हाथ से काम करने वाले लगातार कम क्यों आंकते हैं

हाथों से काम करने वाला लगभग हर कोई यह कम आंकता है कि काम कितना समय लेगा। यह चरित्र की कमी नहीं, व्यस्त दिन में दिमाग ऐसे ही काम करता है। कुछ ताकतें आपके खिलाफ काम कर रही हैं:

• आशावाद का झुकाव। आप काम को परफेक्ट होते देखते हैं: सही पुर्जे वैन में, दीवार के पीछे कोई हैरानी नहीं, ग्राहक रास्ते से हटा हुआ। असली काम शायद ही आपके दिमाग वाले संस्करण जैसा चलता है।
• आप सिर्फ दिखने वाला काम गिनते हैं। कटाई, फिक्सिंग, फिटिंग। उसके इर्द-गिर्द का अनदेखा समय आप भूल जाते हैं।
• आप अपना सबसे अच्छा दिन याद रखते हैं, औसत दिन नहीं। वह एक बार जब आपने लंच से पहले छह दरवाज़े लटका दिए थे, आपकी मानसिक कसौटी बन जाता है, भले ही वह अपवाद था।
• गोल आंकड़े सुरक्षित लगते हैं। "एक दिन" या "करीब एक हफ्ता" कोट हो जाता है, फिर हकीकत उससे आगे गिरती है।

समाधान निराशावादी होना नहीं है। समाधान ठोस होना है, और अपने आंकड़े इस पर टिकाना कि पिछली बार असल में क्या हुआ, न कि इस पर कि इस बार आप क्या उम्मीद करते हैं।

छिपा हुआ समय जो आपका दिन खा जाता है

आपके अनुमान और हकीकत के बीच सबसे बड़ा फासला लगभग हमेशा वही काम होता है जो काम के इर्द-गिर्द होता है। कुछ भी आंकने से पहले, इन्हें गिनने की आदत बनाएं:

• सेटअप और समेटना। वैन उतारना, धूल-चादरें बिछाना, तार खींचना, कटाई की जगह लगाना, फिर सब वापस समेटना। आराम से हर दिन के दोनों छोर पर 30 से 60 मिनट।
• आना-जाना। सिर्फ रास्ता नहीं। उस पुर्ज़े के लिए दुकान के चक्कर जिसकी जरूरत आपको पता नहीं थी, दो साइट के बीच जाना, पार्किंग और सामान तीन मंज़िल ऊपर ले जाना।
• सफाई। साफ-सुथरी सौंपाई में असली समय लगता है, और ग्राहक इसी पर आपको आंकता है। रसोई की निर्माण-सफाई अकेले आधा दिन हो सकती है।
• अड़चनें और हैरानियां। पुराने फर्श के नीचे सड़ी कड़ियां, गलत जगह पर मल-नाली, दीवार जो समकोण में नहीं। आप खास अड़चन की भविष्यवाणी नहीं कर सकते, पर यह भविष्यवाणी कर सकते हैं कि कोई न कोई आएगी।
• ग्राहक की रुकावटें। दिन में पांच बार "बस एक छोटा सवाल" जुड़ता जाता है। वैसे ही वे फैसले जो ग्राहक ने टाइल, पेंट या लेआउट पर अभी तक नहीं लिए।
• इंतज़ार और सूखना। प्लास्टर, स्क्रीड, चिपकाने वाला, पेंट और सीलेंट सबको समय चाहिए जिसे आप जल्दी नहीं कर सकते। यह मेहनत का समय नहीं, पर यह तय करता है कि आप अगला कदम कब उठा सकते हैं।

एक काम का नियम: अगर मन कहे "दो दिन का काम", तो दिखने वाला काम दो दिन है, और छिपा काम असली कुल को तीन की ओर धकेल देता है।

काम को कार्यों में बांटें और हर एक का अनुमान लगाएं

पूरे काम के लिए एक बड़ा आंकड़ा लगभग हमेशा गलत होता है, क्योंकि दिमाग पूरे काम को एक ही सोच में नहीं पकड़ सकता। भरोसेमंद तरीका है काम को कार्यों में बांटना और हर एक को अलग-अलग आंकना। सौ बार किया हुआ कार्य उस काम से कहीं आसान आंका जाता है जो आपने कभी देखा ही नहीं।

एक छोटा बाथरूम लें जिसमें दोबारा टाइल लगानी है। "तीन दिन" कहने के बजाय, कार्य गिनाएं:

1. पुरानी टाइलें उखाड़ना और मलबा हटाना: आधा दिन
2. दीवार और फर्श तैयार करना और समतल करना: आधा दिन
3. फर्श पर टाइल लगाना: आधा दिन
4. दीवारों पर टाइल लगाना: एक दिन
5. ग्राउट, सीलिंग और सिलिकॉन: आधा दिन
6. सेटअप, सफाई और काम के दौरान दुकान के चक्कर: आधा दिन

यह जुड़कर साढ़े तीन दिन होता है, तीन नहीं। आपने वह आधा दिन पहले ही पकड़ लिया जो आप खुद खा जाते। कार्य-दर-कार्य आंकना छिपे काम को सामने ले आता है, और अगला कदम संभव बनाता है: हर कार्य की तुलना उससे करना जो पिछली बार असल में लगा था।

आपका ट्रैक किया समय-इतिहास सबसे अच्छा अनुमानक है

यहां वह हिस्सा है जो सब कुछ बदल देता है। काम आंकने का सबसे सटीक तरीका यह देखना है कि इसी तरह का काम पहले आपको कितना समय लगा। कोई पत्रिका का औसत नहीं, किसी साथी का अंदाज़ा नहीं, आपके असली घंटे, आपके कामों पर, आपकी रफ्तार पर।

इसीलिए समय ट्रैक करना सिर्फ बिल बनाने से बढ़कर मायने रखता है। हर बार जब आप किसी काम पर टाइमर चलाते हैं, आप चुपचाप एक निजी डेटाबेस बना रहे होते हैं कि आपका काम असल में कितना चलता है। कुछ बाथरूम के बाद, आप अंदाज़ा लगाना बंद कर देते हैं कि दीवार पर टाइल "करीब एक दिन" लेती है और आप जान जाते हैं कि यह आपको 7.5 घंटे लेती है, हर बार, थोड़ा ऊपर-नीचे।

Billr के साथ यह इतिहास पहले से आपके लिए मौजूद है। एक प्रोजेक्ट उस पर दर्ज सारा ट्रैक किया समय जोड़ देता है, तो काम खत्म होने पर आप ठीक-ठीक देखते हैं कि हर चरण में कितने घंटे लगे। अपने पिछले तीन उसी तरह के काम खोलें और आपके पास शुरू करने को एक ठोस आंकड़ा है, आशावादी अंदाज़े के बजाय। अगर आप अभी अपने घंटे साफ-सुथरे दर्ज नहीं करते, तो एक टैप में समय ट्रैकिंग से शुरू करें। यह वह कच्चा माल है जिस पर हर सटीक अनुमान खड़ा होता है। (अगर आपका समय-डेटा बिखरा है, तो उन समय ट्रैकिंग की आम गलतियों से बचना बेहतर है जो चुपचाप आपके आंकड़े बिगाड़ देती हैं।)

एक वास्तविक बफर जोड़ें, घबराहट वाला मार्जिन नहीं

अच्छे डेटा के बावजूद, कोई काम बिल्कुल योजना के मुताबिक नहीं चलता। इसलिए आप एक बफर जोड़ते हैं: उन अड़चनों के लिए जानबूझकर रखा रिज़र्व समय जिनके आने का आपको पता है पर अभी नाम नहीं दे सकते। यह आलस ढकने वाली भराई नहीं है। यह असली दुनिया के लिए ईमानदार योजना है।

कितना बफर, यह इस पर निर्भर है कि आप काम को कितना अच्छे से जानते हैं:

• जाना-पहचाना काम, जानी हुई जगह: 10 से 15 प्रतिशत। आपने ठीक यही कई बार किया है।
• जाना-पहचाना काम, नई जगह: 15 से 25 प्रतिशत। आप कार्य जानते हैं, पर पुरानी इमारतें हैरानियां छिपाती हैं।
• अनजाना काम या बहुत सारी अनिश्चितताएं: 25 से 50 प्रतिशत। किसी सामग्री के साथ पहली बार, एक संरक्षित इमारत, या ऐसा काम जिसका दाम आपने कभी नहीं लगाया।

1930 के दशक के घर में उस साढ़े तीन दिन वाले बाथरूम पर, 20 प्रतिशत का बफर लगभग एक दिन जोड़ता है, आपके ईमानदार अनुमान को करीब साढ़े चार दिन तक ले जाता है। वही अतिरिक्त दिन पांच दिन की देरी को ऐसे काम में बदल देता है जो उसी समय खत्म होता है जब आपने कहा था। ग्राहक यह कहीं ज़्यादा याद रखता है कि आपने समय पर खत्म किया, बनिस्बत कोटेशन में जोड़े एक दिन के।

अनुमान बनाम असल की तुलना करें, हर काम पर बेहतर बनें

यही वह चक्र है जो आपको अनुमान लगाने में सचमुच अच्छा बनाता है, और लगभग कोई इसे नहीं करता। हर काम के बाद, जो आपने अनुमान लगाया उसकी तुलना उससे करें जो असल में लगा। वह फासला आपकी फीस है। यह ठीक-ठीक बताता है कि आपका मन कहां झूठ बोलता है।

Billr इस तुलना के लिए बना है, बिना किसी अतिरिक्त कागज़ी काम के। प्रोजेक्ट बनाते समय आप उसे एक समय अनुमान और एक बजट अनुमान दे सकते हैं। फिर जैसे-जैसे आप और आपकी टीम उस पर घंटे ट्रैक करते हैं, एक ट्रैक-किए-समय की प्रगति-पट्टी रियल-टाइम में पूरा होने का प्रतिशत दिखाती है, और बजट ट्रैकिंग आपके अनुमान के मुकाबले कमाई दिखाती है। आप अंत तक यह जानने का इंतज़ार नहीं करते कि अनुमान फट गया। आप तीसरे दिन देख सकते हैं कि घंटों के 80 प्रतिशत पर हैं और दो दिन का काम बाकी है, और चोट लगने से पहले समायोजित कर सकते हैं।

यही आप कार्य-स्तर पर कर सकते हैं: हर कार्य का अपना समय अनुमान हो सकता है, और ट्रैक किया समय अपने-आप उस पर जमा होता है। कुछ महीनों में यह एक सीखने वाली मशीन बन जाता है:

1. आप अपने पिछले मिलते-जुलते काम से एक काम का अनुमान लगाते हैं।
2. काम करते हुए असली घंटे ट्रैक करते हैं।
3. खत्म होने पर अनुमान बनाम असल की तुलना करते हैं।
4. उस सीख को अगले अनुमान में डालते हैं।

शायद आप पाएं कि आप प्लास्टर को हमेशा 30 प्रतिशत कम आंकते हैं, या कि छोटे कामों में सेटअप और आने-जाने का खर्च खुद मेहनत से ज़्यादा है। एक बार पैटर्न दिखने पर, आप उसका दाम लगा सकते हैं। यही घंटे की दर तय करने का भी आधार है जो आपके समय को सच में ढके, क्योंकि दर तभी न्यायसंगत है जब वह ईमानदार घंटों पर बने।

एक हल किया उदाहरण: 924 EUR की बगीचे की दीवार

मान लें आप एक छोटी प्लास्टर की बगीचे की दीवार का दाम लगाते हैं। मन कहता है "दो दिन, मान लो 800 EUR"। इसके बजाय आप Billr देखते हैं और पाते हैं कि आपकी पिछली दो ऐसी ही दीवारों में 17 और 19 ट्रैक किए घंटे लगे। आप इसे कार्यों में बांटते हैं: नींव और निशान लगाना (4 घंटे), ब्लॉक चुनना (8 घंटे), प्लास्टर (5 घंटे), और सेटअप, सफाई व दुकान का एक चक्कर (3 घंटे)। यह 20 घंटे हैं। जगह आपके लिए नई है, तो आप 20 प्रतिशत बफर जोड़ते हैं, 24 घंटे तक पहुंचते हैं। 38.50 EUR प्रति घंटे की दर पर यह 924 EUR की मेहनत है, 800 EUR नहीं। आपने अभी-अभी अपने 120 EUR से ज़्यादा का समय बचाया जो आपका मन मुफ्त में देने वाला था, और आप लगभग पक्का तब खत्म करेंगे जब वादा किया था।

मुख्य बातें

• कम आंकना डिफ़ॉल्ट है। इसे ठोसपन से हराएं, आशावाद से नहीं।
• छिपा समय हमेशा गिनें: सेटअप, आना-जाना, सफाई, अड़चनें और इंतज़ार।
• हर काम को कार्यों में बांटें और हर एक को अलग आंकें।
• मिलते-जुलते कामों का आपका अपना ट्रैक किया समय-इतिहास आपका सबसे सटीक अनुमानक है।
• एक बफर जोड़ें जो इससे मेल खाए कि आप काम को कितना जानते हैं, आमतौर पर 10 से 50 प्रतिशत।
• हर काम के बाद अपने अनुमान की असली घंटों से तुलना करें और सीख आगे ले जाएं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

ऐसा काम कैसे आंकूं जो मैंने कभी नहीं किया?

इसे छोटे कार्यों में बांटें जो आपने पहले किए हैं और उन्हें आंकें, फिर अनजान हिस्सों के लिए बड़ा बफर (25 से 50 प्रतिशत) जोड़ें। एक बार इसे करने और असली घंटे ट्रैक करने के बाद, उस काम का आपका अगला अनुमान कहीं ज़्यादा सटीक होगा।

क्या Billr कोई कोटेशन या अनुमान दस्तावेज़ बनाता है?

नहीं। Billr कोटेशन दस्तावेज़ नहीं बनाता। यह जो करता है वह है काम की अवधि आंकने में मदद: आप किसी प्रोजेक्ट और अलग-अलग कार्यों पर समय अनुमान और बजट अनुमान सेट कर सकते हैं, फिर अपने असली घंटे ट्रैक करके अनुमान बनाम असल की तुलना करके सुधार सकते हैं। आंकने का कौशल आपका है; Billr आपको इसे अच्छे से करने का डेटा देता है।

मेरा बफर कितना बड़ा होना चाहिए?

यह अनिश्चितता के साथ बढ़ता है। जानी जगह में जाने-पहचाने काम के लिए 10 से 15 प्रतिशत आमतौर पर काफी है। अनजान काम, पुरानी इमारतों या ऐसे काम के लिए जिसका दाम आपने कभी नहीं लगाया, 25 से 50 प्रतिशत ज़्यादा वास्तविक है।

अपना समय-डेटा जुटाना शुरू करने का सबसे तेज़ तरीका क्या है?

अब से हर काम पर एक-टैप टाइमर चलाएं, ग्राहक, प्रोजेक्ट और कार्य से जुड़ा। कुछ हफ्तों के ईमानदार घंटे भी आपको एक आधार देते हैं जो अंदाज़े को हराता है, और यह हर पूरे किए काम के साथ बढ़ता है।

ऐसे अनुमान चाहते हैं जो हर काम के साथ तेज़ होते जाएं, बजाय बार-बार आपको जलाने के? Billr के साथ अपने असली घंटे ट्रैक करना शुरू करें, अगले प्रोजेक्ट पर समय अनुमान सेट करें, और अनुमान व असल के बीच का फासला बंद होते देखें। देखें कि प्रोजेक्ट समय और बजट कैसे ट्रैक करते हैं और अपने इतिहास को ऐसे अनुमानों में बदलें जिन पर आप टिक सकें।