İş süresini doğru tahmin etmenin yolu

Müşteriye banyonun yeniden fayanslanmasının üç gün süreceğini söyledin. Beş gün sürdü. Fazladan iki günün parasını alamadın ve bir sonraki iş geç başladı çünkü bu uzadı. Tanıdık geliyorsa, sorun tembellik ya da şanssızlık değil. İş süresini tahmin etmenin yanlış bir yolu. Bunu doğru yapmak öğrenilebilir bir beceridir ve elindeki en iyi araç kendi iş geçmişindir.

Konu, işin gerçekte ne kadar süreceğini tahmin etmek: aletlerin başındaki saatler ve günler. Bir fiyat teklifi yazmak değil. Süre tahminin dürüst olduğunda fiyatın, takvimin ve stres seviyen kendiliğinden yerine oturur.

Ustalar neden kronik biçimde az tahmin eder

Eliyle çalışan hemen herkes bir işin ne kadar süreceğini az tahmin eder. Bu bir karakter kusuru değil, yoğun bir günde beynin böyle çalışır. Birkaç güç sana karşı işliyor:

İyimserlik yanlılığı. İşi kusursuz gidiyormuş gibi hayal edersin: doğru parçalar minibüste, duvarın ardında sürpriz yok, müşteri ayak altında değil. Gerçek işler kafandaki sürüm gibi pek gitmez.
Yalnızca görünür işi sayarsın. Kesimler, sabitleme, geçirme. Etrafındaki görünmez zamanı unutursun.
En iyi gününü hatırlarsın, ortalama gününü değil. Öğleden önce altı kapı astığın o sefer, bir istisna olsa da zihinsel ölçütün olur.
Yuvarlak sayılar güvenli hissettirir. "Bir gün" ya da "yaklaşık bir hafta" teklife girer, sonra gerçek bunun ötesine düşer.

Çözüm karamsar olmak değil. Çözüm somut olmak ve sayılarını bu sefer umduğuna değil, geçen sefer gerçekten ne olduğuna dayandırmak.

Gününü yiyen gizli zaman

Tahminin ile gerçek arasındaki en büyük fark neredeyse her zaman işin etrafındaki iştir. Bir şeyi tahmin etmeden önce şunları hesaba katmayı alışkanlık edin:

Kurulum ve toplama. Minibüzü boşaltmak, örtü sermek, kablo çekmek, kesim istasyonunu kurmak ve sonra hepsini toplamak. Günün her iki ucunda rahat 30 ila 60 dakika.
Ulaşım. Yalnızca yol değil. İhtiyacın olduğunu bilmediğin parça için bayiye gidişler, iki şantiye arasında geçiş, park edip malzemeyi üç kat yukarı taşımak.
Temizlik. Temiz bir teslim gerçek zaman alır ve müşteri seni bununla yargılar. Bir mutfağın inşaat sonrası temizliği tek başına yarım gün olabilir.
Aksilikler ve sürprizler. Eski döşeme altında çürük kirişler, yanlış yerde bir pis su borusu, gönyesinde olmayan bir duvar. Belirli aksiliği öngöremezsin ama bir tanesinin olacağını öngörebilirsin.
Müşteri kesintileri. Günde beş kez "hızlı bir soru" birikir. Müşterinin fayans, boya ya da yerleşim konusunda henüz vermediği kararlar da öyle.
Bekleme ve kuruma. Sıva, şap, yapıştırıcı, boya ve mastik hızlandıramayacağın bir zaman ister. İşçilik değil ama bir sonraki adımı ne zaman atacağını belirler.

İşe yarar bir kural: içgüdün "iki günlük iş" diyorsa, görünür iş iki gündür ve gizli iş gerçek toplamı üçe doğru iter.

İşi görevlere böl ve her birini tahmin et

Tüm iş için tek bir büyük sayı neredeyse her zaman yanlıştır, çünkü beyin tüm işi tek bir düşüncede tutamaz. Güvenilir yöntem işi görevlere bölmek ve her birini ayrı tahmin etmektir. Yüz kez yaptığın bir görevi, hiç görmediğin bir işten çok daha kolay değerlendirirsin.

Yeniden fayanslanacak küçük bir banyo al. "Üç gün" demek yerine görevleri sırala:

Eski fayansları sökmek ve molozu kaldırmak: yarım gün
Duvar ve zemini hazırlamak ve tesviye etmek: yarım gün
Zemini fayanslamak: yarım gün
Duvarları fayanslamak: bir gün
Derz, yalıtım ve silikon: yarım gün
İş boyunca kurulum, temizlik ve bayi gidişleri: yarım gün

Bu üç buçuk gün eder, üç değil. Kendi yiyeceğin yarım günü çoktan yakaladın. Görev görev tahmin etmek gizli işi açığa çıkarır ve bir sonraki adımı mümkün kılar: her görevi geçen sefer gerçekte ne kadar sürdüğüyle karşılaştırmak.

Takip edilmiş zaman geçmişin en iyi tahmincindir

İşte her şeyi değiştiren kısım. Bir işi tahmin etmenin en doğru yolu, aynı tür işin daha önce sana ne kadar sürdüğüne bakmaktır. Dergi ortalaması değil, bir arkadaşın tahmini değil, kendi şantiyelerinde, kendi temponda, kendi gerçek saatlerin.

İşte tam da bu yüzden zaman takibi faturalamadan öte önem taşır. Bir işte her kronometre çalıştırdığında, işinin gerçekte ne kadar sürdüğüne dair sessizce özel bir veri tabanı kuruyorsun. Birkaç banyodan sonra bir duvarı fayanslamanın "yaklaşık bir gün" sürdüğünü tahmin etmeyi bırakır, her seferinde aşağı yukarı 7,5 saatini aldığını bilirsin.

Billr ile bu geçmiş zaten senin için orada. Bir proje, üzerine işlenen tüm takip edilmiş zamanı toplar; böylece bir işi bitirdiğinde her aşamanın kaç saate mal olduğunu tam olarak görürsün. Aynı türdeki son üç işini aç ve iyimser bir tahmin yerine başlamak için sağlam bir sayın olsun. Saatlerini henüz düzgün yakalamıyorsan, tek dokunuşla zaman takibiyle başla. Her doğru tahminin üzerine kurulduğu ham maddedir. (Zaman verin dağınıksa, sayılarını sessizce bozan yaygın zaman takibi hatalarından kaçınmak yerinde olur.)

Gerçekçi bir tampon ekle, panik payı değil

İyi verilerle bile hiçbir iş tam plana göre gitmez. Bu yüzden bir tampon eklersin: geleceğini bildiğin ama henüz adını koyamadığın aksilikler için bilerek ayrılan bir yedek zaman dilimi. Bu tembelliği örtmek için dolgu değildir. Gerçek dünya için dürüst bir planlamadır.

Ne kadar tampon koyacağın, işi ne kadar iyi tanıdığına bağlıdır:

Tanıdık iş, bilinen mülk: yüzde 10 ila 15. Tam olarak bunu defalarca yaptın.
Tanıdık iş, yeni mülk: yüzde 15 ila 25. Görevi bilirsin ama eski binalar sürpriz saklar.
Tanımadık iş ya da ağır bilinmezler: yüzde 25 ila 50. Bir malzemeyle ilk kez, tescilli bir bina ya da hiç fiyatlandırmadığın bir iş.

1930'ların bir evindeki o üç buçuk günlük banyoda yüzde 20'lik bir tampon neredeyse bir gün ekler ve dürüst tahminini yaklaşık dört buçuk güne taşır. O fazladan gün, beş günlük bir sarkmayı, dediğin zamanda biten bir işe çevirir. Müşteri, zamanında bitirdiğini, teklifteki fazladan günden çok daha iyi hatırlar.

Tahmini gerçekle karşılaştır ve her işte daha iyi ol

İşte seni tahminde gerçekten iyi yapan döngü bu ve neredeyse kimse yapmaz. Her işten sonra, tahmin ettiğini, işin gerçekte ne kadar sürdüğüyle karşılaştır. Aradaki fark senin ders ücretindir. İçgüdünün seni tam olarak nerede yanılttığını söyler.

Billr bu karşılaştırma için, ekstra evrak işi olmadan kuruldu. Bir proje oluştururken ona bir süre tahmini ve bir bütçe tahmini verebilirsin. Sonra sen ve ekibin üzerine saat işledikçe, takip edilen süre ilerleme çubuğu tamamlanma yüzdesini gerçek zamanlı gösterir, bütçe takibi de kazancı tahminine karşı gösterir. Tahmini patlattığını öğrenmek için sona kadar beklemezsin. Üçüncü gün saatlerin yüzde 80'inde olup iki günlük iş kaldığını görür, canın yanmadan ayar yaparsın.

Aynısını görev düzeyinde yapabilirsin: her görev kendi süre tahminini taşıyabilir ve takip edilen zaman otomatik olarak ona birikir. Birkaç ayda bu bir öğrenme makinesine dönüşür:

Bir işi son benzer işinden tahmin edersin.
Çalışırken gerçek saatleri takip edersin.
Bittiğinde tahmini gerçekle karşılaştırırsın.
O dersi bir sonraki tahmine taşırsın.

Belki sıvayı hep yüzde 30 az tahmin ettiğini ya da küçük işlerin kurulum ve ulaşımda işçilikten daha pahalıya geldiğini keşfedersin. Deseni gördüğünde, onu fiyatlandırabilirsin. Bu aynı zamanda zamanını gerçekten karşılayan bir saatlik ücret belirlemenin temelidir, çünkü bir ücret ancak dürüst saatler üzerine kuruluysa adildir.

Çözümlü bir örnek: 924 EUR'luk bahçe duvarı

Diyelim küçük, sıvalı bir bahçe duvarı fiyatlandırıyorsun. İçgüdün "iki gün, diyelim 800 EUR" diyor. Bunun yerine Billr'a bakıyorsun ve son iki benzer duvarının 17 ve 19 takip edilmiş saat sürdüğünü görüyorsun. Bunu görevlere bölüyorsun: temel ve aplikasyon (4 saat), blok örme (8 saat), sıva (5 saat), artı kurulum, temizlik ve bir bayi gidişi (3 saat). Bu 20 saat. Mülk sana yeni, bu yüzden yüzde 20 tampon ekliyorsun, 24 saate çıkıyor. Saatte 38,50 EUR ücretle bu 924 EUR işçilik eder, 800 EUR değil. İçgüdünün bedava vereceği, kendi zamanından 120 EUR'dan fazlasını az önce korudun ve neredeyse kesinlikle söz verdiğin zamanda bitireceksin.

Önemli çıkarımlar

Az tahmin etmek varsayılandır. Onu iyimserlikle değil, somutlukla yen.
Gizli zamanı hep hesaba kat: kurulum, ulaşım, temizlik, aksilikler ve bekleme.
Her işi görevlere böl ve her birini ayrı tahmin et.
Benzer geçmiş işlerden kendi takip edilmiş zaman geçmişin en doğru tahmincindir.
İşi ne kadar iyi tanıdığına göre ölçeklenen bir tampon ekle, genelde yüzde 10 ila 50.
Her işten sonra tahminini gerçek saatlerle karşılaştır ve dersi ileriye taşı.

SSS

Hiç yapmadığım bir işi nasıl tahmin ederim?

Onu daha önce yaptığın daha küçük görevlere böl ve onları tahmin et, sonra bilinmeyen kısımlar için daha büyük bir tampon (yüzde 25 ila 50) ekle. Bir kez yapıp gerçek saatleri takip ettikten sonra, o işe dair bir sonraki tahminin çok daha doğru olacak.

Billr bir teklif ya da fiyat tahmini belgesi oluşturur mu?

Hayır. Billr teklif belgeleri üretmez. Yaptığı şey, iş süresini tahmin etmene yardımcı olmaktır: bir projeye ve tek tek görevlere bir süre ve bütçe tahmini koyabilir, sonra gerçek saatlerini takip ederek tahmini gerçekle karşılaştırıp gelişebilirsin. Tahmin becerisi senindir; Billr onu iyi yapman için veriyi verir.

Tamponum ne kadar olmalı?

Belirsizlikle ölçeklenir. Tanıdığın bir mülkte tanıdık iş için genelde yüzde 10 ila 15 yeter. Tanımadık iş, eski binalar ya da hiç fiyatlandırmadığın bir iş türü için yüzde 25 ila 50 daha gerçekçidir.

Kendi zaman verimi toplamaya başlamanın en hızlı yolu nedir?

Bundan sonra her işte müşteri, proje ve göreve bağlı, tek dokunuşluk bir kronometre çalıştır. Birkaç haftalık dürüst saat bile tahminden iyi bir temel verir ve tamamladığın her işle büyür.

Seni tekrar tekrar yakmak yerine her işte keskinleşen tahminler ister misin? Billr ile gerçek saatlerini takip etmeye başla, bir sonraki projene bir süre tahmini koy ve tahmin ile gerçek arasındaki farkın kapandığını izle. Projelerin zamanı ve bütçeyi nasıl takip ettiğini gör ve geçmişini arkasında durabileceğin tahminlere dönüştür.