Birden Fazla Santiyeyi Topu Kacirmadan Nasil Yonetirsiniz

Sali ogleden sonrasi. Sehrin ote ucundaki mutfak ek binasindasiniz, ama telefonunuz titriyor cunku Pazartesi basladiginiz banyo, fayanslar konusunda bir karar bekliyor ve "ugrayip bir bakarim" diye soz verdiginiz cati kati Cuma gunundan beri elinize alinmadi. Uc is, tek bir siz ve faturalandirilabilir bir seyin parmaklarinizin arasindan kaydigi hissi gittikce buyuyor. Ayni anda birden fazla santiyeyi yonetmeyi ogrenmek, karli bir hafta ile kaotik bir hafta arasindaki farktir.

Iyi haber: bir santiye sefine ya da bir duvar dolusu yapiskan nota ihtiyaciniz yok. Her isi ayri tutmak, kafa karisikligi olmadan aralarinda gecis yapmak ve izlenen her saatin dogru faturaya inmesini saglamak icin temiz bir sisteme ihtiyaciniz var. Bu rehber tam da bunu anlatiyor, Pazartesi'den Cuma'ya uc santiye yuruten bir insaatcinin somut ornegiyle.

3 veya daha fazla isi ayni anda yurutmek neden ters gider

Sadece tek bir isiniz varsa hatalar bellidir. Uc veya daha fazlasini paralel yurutun, hatalar daha sessiz ve daha pahali hale gelir:

Karisan saatler. Iki saat kaydedersiniz ama bunlarin ek bina mi yoksa cati kati mi oldugunu hatirlayamazsiniz. Fatura zamani tahmin edersiniz ve dusuk tahmin edersiniz, cunku yuksek tahmin etmek fazladan ucret almak gibi gelir.
Yanlis isteki malzeme. "Cati kati icin" aldiginiz 180 EUR'luk kereste aslinda ek binaya gitti. Bir musteri hic almadigi malzemenin parasini oder; digeri maliyeti sessizce yer.
Baglam degistirme vergisi. Santiyeler arasinda her atladiginizda yeniden odaklanmak icin birkac dakika kaybedersiniz. Bir hafta boyunca bu, faturalandirilmamis, verimsiz saatler eder.
Unutulan santiye. En sessiz musterinin isi en az ilgiyi gorur, gecikir ve kacinmaya calistiginiz ofkeli telefon gorusmesine donusur.

Kok neden neredeyse her zaman aynidir: isler duzgunce ayrilmamistir. Uc santiyenin saatleri, malzemeleri, notlari ve gorevleri tek bir kafa ve tek bir telefonda yuzer durur. Ayrimi duzeltin, kaosun cogu yok olur.

Is basina bir proje: en onemli aliskanlik

Temel hamle basit. Her santiye icin bir proje kurun. Musteri basina bir proje degil, "guncel is" diye buyuk bir kova degil. Mutfak ek binasi icin bir proje, banyo icin bir, cati kati icin bir. Billr'da bir proje, o tek ise dair her seyi tutan kendi kendine yeten bir kaptir.

Her proje kendi sahip oldugunu tasir:

Saatlik ucret. Ek bina saati 45 GBP olabilir, cati kati ise farkli kaydettiginiz bir gunluk ucretli is. Proje basina ucret musteri varsayilanini gecersiz kilar, boylece dogru sayi otomatik uygulanir.
Zaman takibi. O projeye izledginiz her saat akan bir toplama eklenir, boylece banyonun gercekte kac saat yedigini her zaman bilirsiniz.
Butce takibi. Bir zaman tahmini ve bir butce belirleyin, proje size kazanci butceye karsi yuzde olarak gosterir. Isi sinirina dogru surunurken, asmadan once gorursunuz.
Kanban gorevleri. O isin gorevlerinden (kaba insaat, ince insaat, eksik giderme) duruma gore gruplanmis bir pano, boylece her sahada kalan is bir bakista gorunur.

Her is kendi projesi oldugunda, capraşik sorular kendiliginden yanit bulur. "Cati katinda simdiye dek kac saat?" Cati kati projesini acin. "Banyoda butceyi astik mi?" Butce cubugu soyler. Hicbir sey karismaz cunku hicbir sey hicbir zaman ayni kapta olmadi.

Tek dokunusla zamanlayici: her seferinde dogru ise kaydedin

Ayrim ancak zamaniniz gercekten dogru yere inerse ise yarar. Iste burada tek dokunusla zamanlayici hakkini verir. Bir is diliminden once (ya da sirasinda) musteriyi ve projeyi secersiniz, sonra zamanlayiciyi baslatirsiniz. Az once calistiginiz saat artik kalici olarak o belirli ise baglidir.

Birkac aliskanlik, santiyeler arasinda ziplarken bunu kursun gecirmez yapar:

Aletleri birakmadan once projeyi secin, sonra degil. Santiyeye varir varmaz zamanlayiciyi baslatin. Seciminiz uygulamada gezerken yerinde kalir, boylece bir musteri detayini ya da gorevi yerinizi kaybetmeden kontrol edebilirsiniz.
Ayrilirken zamanlayiciyi durdurun. Toptanciya ya da bir sonraki santiyeye gitmek ek bina zamani degildir. Durdurun, yol alin, varinca bir sonraki projenin zamanlayicisini baslatin.
Gun boyu dayanacagina guvenin. Zamanlayici uygulamayi kapatsaniz, arka plana alsaniz hatta telefonu yeniden baslatsaniz da calismaya devam eder, boylece yogun bir santiyede unutulan bir dokunus tum ogleden sonranizi goturmez. Uygulama uzun sure kapali kaldiysa Billr bosllugu fark eder ve o zamani tutmaniza ya da dusmenize izin verir, boylece saatleriniz durust kalir.
Santiyede sinyal yok mu? Izlemeye devam edin. Zamanlayici ve kayitlariniz tamamen cevrimdisi calisir ve yeniden baglanir baglanmaz senkronize olur, ki bu Wi-Fi'siz yari yapilmis bir cati katinda onemlidir.

Zamanlayiciyi baslatmayi unutursaniz, hafta sonunda tahmin yurutmeyin. Tazeyken elle giris kullanin: projeyi secin, baslangic saatini ve sureyi ayarlayin, bir not ekleyin. Her gunun sonundaki uc dakika, Cuma gunu tahmin edilen bir toplami yener.

Baglam degistirirken ipin ucunu kacirmadan

Birden fazla santiyenin maliyeti sadece saatler degil, zihinsel yuktur. Puf nokta, o yuku kafanizda tasimamak icin projenin kendisine bosltmaktir.

Her kayda kendinize not birakin. Zamanlayiciyi durdururken gercekte ne yaptiginizi yazin: "ilk fix kablolama cektim, sivaciyi bekliyorum". O isi bir sonraki acisinizda aninda yeniden hakim olursunuz.
Gorev panosunu hafiza olarak kullanin. Ilerledikce bir gorevi "devam ediyor" ya da "bitti" konumuna tasiyin. Iki gundur elinize almadiginiz bir santiyeye vardiginizda, Kanban panosu nerede kaldiginizi tam olarak soyler, mesajlari kaydirmadan.
Musteri basina zaman gecmisini kontrol edin. Her musterinin kaydi bugun, bu hafta ve gecen haftanin saatlerini ve kazancini, ayrica odenmemis faturalari gosterir. Bir musteriyi aramadan once, on saniyelik bir bakis isinin nerede durdugunu soyler.

Ayrimin asil amaci budur: her is kendi saatlerini, malzemelerini, notlarini ve gorevlerini tuttugunda, santiye degistirmek bir zihinsel sifirlama olmaktan cikar ve hizli bir bakisa donusur.

Haftayi onceliklendirmek

Uc is herhangi bir gunde esit ilgiyi hak etmez. Kabaca bir oncelik sirasi dogru tabaklari havada tutar:

Baska bir meslegi engelleyen her sey. Tesisatci Carsamba geliyorsa, ilk fixiniz Sali bitmis olmali. Sira icin kritik is once gelir, "sakin" bir iste bile.
Butcesine ya da teslim tarihine en yakin santiye. Her projeyi acin ve butce cubuguna goz atin. Kalan isi olan ve butcenin %80'indeki is bir plana ihtiyac duyar, bir gun daha surukleneme degil.
Sessizlesen musteri. Unutulan santiye en buyuk riskinizdir. Bir sikayete donusmeden once gercek bir ziyaret planlayin.
Sizi ozgur birakan hizli kazanimlar. Bir isi faturalandirip kapatmaniza izin veren 30 dakikalik bir eksik giderme, cogu zaman uzun bir iste yarim gun daha gecirmekten daha degerlidir.

Billr'da takvim ya da planlayici yok, bu yuzden bu onceliklendirme hala kendi ajandanizda ya da kafanizda olur. Billr'in size verdigi sey, iyi onceliklendirmek icin canli verilerdir: gercek saatler, gercek butceler, her isin gercek durumu, her zaman en cok bagiran musteriyi pohpohlayan bir ic ses yerine.

Dogru musteriye dogru isin faturasini kesmek

Iste tum sistem burada karsiligini verir. Her saat belirli bir projeye izleninip kaydedildigi ve her proje bir musteriye ait oldugu icin, faturalama daha baslamadan halledilmistir. Bir haftayi hafizadan yeniden kurmazsiniz; zaten olani onaylarsiniz.

Bir is faturalanmaya hazir oldugunda, o projeyi acin ve faturalandirilmamis zamanindan dogrudan bir fatura olusturun. Billr yalnizca o projenin faturalandirilmamis kayitlarini ceker, ucretini uygular ve bunlari fatura satirlari olarak dizer. Ek binanin saatleri ek binanin faturasina gider. Cati katinin saatleri cati katinin faturasina. Banyo musterisine cati kati isinin faturasini kesme riski yoktur, cunku ikisi hicbir zaman bir kap paylasmadi.

Malzeme icin, onlari ayni faturaya satir olarak ekleyin (ya da sik kullandiklarinizi urun katalogunda kaydedin, boylece 180 EUR'luk kereste yeniden yazilan bir satir degil tek bir dokunus olsun). Her isin malzemesi o isin faturasinda, iscilikle birlikte, ait oldugu yerde durur.

Musteri odedginde ve faturayi odendi olarak isaretlediginizde, bagli zaman kayitlari otomatik olarak "odendi" ye gecer, boylece kayitlariniz asla kaymaz ve hangi santiyelerin hala size para borclu oldugunu bir bakista gorursunuz.

Uygulamali ornek: Pazartesi'den Cuma'ya uc santiye yuruten bir insaatci

Tanisin, bu hafta uc canli isi olan insaatci Dan. Is basina bir proje sistemi onu su sekilde hafta boyunca tasir:

Proje A: mutfak ek binasi Patel ailesi icin. Ucret 45 GBP/saat, butce 6.000 GBP, su an %60'ta.
Proje B: banyo yenileme Bayan Okafor icin. Ucret 45 GBP/saat, butce 2.400 GBP, neredeyse bitti.
Proje C: cati kati donusumu Reyes ailesi icin. Ucret 48 GBP/saat, butce 9.000 GBP, erken asama.

Pazartesi. Dan ek binaya varir, Proje A'yi secer, baslata dokunur. 7 saat calisir, toptanciya gitmek icin durur, sonra eve donus yolunda banyoya (Proje B) hizli bir 1 saatlik ziyaret kaydeder, bir notla: "lavabo dolabi takildi, tezgah arkasi fayanslari bekliyorum". Iki proje, iki temiz zaman blogu, sifir kafa karisikligi.

Sali ve Carsamba. Ek binada tam gunler. Proje A'nin butce cubugu %75'e dogru ilerler, bu yuzden Dan ince insaati sikilastirmasi gerektigini bilir yoksa is karli olmaktan cikar. Cati kati (Proje C) elinize alinmaz, ama gorev panosu ona celik kirislerin Persembe icin ayirtildigini hatirlatir, yani siraya konmus, unutulmamistir.

Persembe. Kirisler cati katina girer. Dan tum gunu Proje C'ye izler, sonraki adimlar hakkinda bir not birakir ve panoda iki gorevi "bitti" ye tasir.

Cuma. Banyo bitmistir. Dan Proje B'yi acar, 18 izlenmis saat ile lavabo notunu gorur ve o faturalandirilmamis zamandan dogrudan bir fatura olusturur. Malzeme satirini ekler, Bayan Okafor'a bir odeme baglantisi gonderir ve is, o daha araba yolundan ayrilmadan faturalandirilir. Ek bina ve cati kati saatleri tam ait olduklari yerde kalir, o isler tamamlandiginda kendi faturalari icin hazirdir.

Tablo yok. "Sanirim yaklasik 20 saatti" yok. Uc santiye, her saat dogru iste, her is dogru musteriye fatura kesmeye hazir.

Onemli cikarimlar

Her santiye icin bir proje temeldir. Her proje kendi ucretini, saatlerini, butcesini ve gorevlerini tutar, boylece hicbir sey karismaz.
Zamanlayiciyi baslatmadan once musteri ve projeyi secin ki her saat dogru ise insin, cevrimdisi bile.
Notlari ve gorev panosunu kullanin zihinsel yuku bosaltmak ve ipin ucunu kacirmadan santiye degistirmek icin.
Diger meslekleri engelleyene ve butceye ya da teslim tarihine en yakin olana gore onceliklendirin, canli proje verilerinizle.
Bir projenin faturalandirilmamis zamanindan dogrudan fatura kesin ki dogru musteriye dogru isin faturasi otomatik olarak gitsin.

Ayni anda birden fazla isi yurutmek her zaman zorlayici olacaktir, ama kaotik olmak zorunda degildir. Her santiye kendi projesi oldugunda ve her saat ona izlendiginde, hafta kendini duzenler ve faturalar kendilerini yazar. Billr'da her canli isiniz icin bir proje kurun ve bir sonraki yogun haftanizin ne kadar daha sakin hissettirdigini gorun.

Sikca sorulan sorular

Musteri basina bir proje mi yoksa is basina bir proje mi kullanmaliyim?

Is basina bir. Tek bir musterinin ayni anda birkac isi olabilir ve bunlari bir araya toplamak saatleri ve butceleri ayirmayi imkansiz kilar. Is basina bir proje, ucreti, zamani ve gorevleri temiz tutar ve bitmis bir isi digerlerine dokunmadan faturalandirabilmeniz anlamina gelir.

Malzemeyi yanlis musteriye faturalandirmayi nasil keserim?

Bastan itibaren her seyi belirli projeye izleyip ekleyin. Her proje bir musteriye ait oldugu icin, o projenin malzemesi ve saatleri yalnizca o musterinin faturasinda gorunebilir. Sik kullandiginiz malzemeleri urun katalogunda kaydedin, boylece eklemek tek bir dokunus olsun ve asla yanlis ise inmesin.

Bir santiyede zamanlayiciyi baslatmayi unutursam ne olur?

Hatirladiginiz surece ayni gun elle giris kullanin. Projeyi secin, baslangic saatini ve sureyi ayarlayin ve bir not ekleyin. Bunu her gun yapmak saatlerinizi durust tutar; tum bir haftayi Cuma gunu yeniden kurmak, faturalandirilabilir zamanin kaybedildigi yerdir.

Billr'da santiyelerimi planlamak icin bir takvim var mi?

Hayir. Billr'da is takvimi ya da planlayici yoktur, bu yuzden haftaniz hala kendi ajandanizda planlanir. Billr'in size verdigi sey iyi planlamak icin canli verilerdir: her isin gercek izlenmis saatleri, butce ilerlemesi ve gorev durumu, boylece hangi musterinin en yuksek sesle bagirdigina gore degil gerceklere gore onceliklendirirsiniz.

Tum islerimi ve ilerlemelerini tek bir yerde gorebilir miyim?

Evet. Proje listeniz her isi durumu ve butcesiyle gosterir ve ilgi gerektirenleri bulmak icin siralayip filtreleyebilirsiniz. Her musterinin kaydi da haftanin saatlerini, kazancini ve odenmemis faturalarini gosterir, boylece hangi santiyelerin yolunda oldugunu ve hangilerinin size para borclu oldugunu her zaman bilirsiniz. Daha fazlasi icin proje yonetimi ipuclarimiza bakin.