Es martes por la tarde. Estas en la ampliacion de la cocina al otro lado de la ciudad, pero el movil no para de sonar porque el bano que empezaste el lunes necesita una decision sobre los azulejos, y la reforma del atico que prometiste "pasar a ver" no se ha tocado desde el viernes. Tres obras, un solo tu, y la sensacion creciente de que algo facturable se te escapa. Aprender a gestionar varias obras a la vez es la diferencia entre una semana rentable y una caotica.
La buena noticia: no necesitas un jefe de obra ni una pared llena de notas adhesivas. Necesitas un sistema limpio para mantener cada trabajo separado, cambiar entre ellos sin confusion y asegurarte de que cada hora registrada acabe en la factura correcta. Esta guia explica justo eso, con un ejemplo real de un constructor que lleva tres obras de lunes a viernes.
Por que llevar 3 o mas obras a la vez sale mal
Cuando solo tienes una obra, los errores son evidentes. Lleva tres o mas en paralelo y los fallos son mas silenciosos y mas caros:
- Horas mezcladas. Apuntas dos horas pero no recuerdas si fueron de la ampliacion o del atico. Al facturar adivinas, y adivinas a la baja, porque adivinar al alza parece cobrar de mas.
- Materiales en la obra equivocada. Los 180 EUR de madera que compraste "para el atico" acabaron en la ampliacion. Un cliente paga materiales que nunca recibio; el otro se come el coste en silencio.
- El coste de cambiar de contexto. Cada vez que saltas de obra pierdes unos minutos reorientandote. A lo largo de una semana son horas no facturadas e improductivas.
- La obra olvidada. El trabajo del cliente mas tranquilo recibe la menor atencion, se retrasa y se convierte en la llamada de enfado que querias evitar.
La causa de fondo casi siempre es la misma: las obras no estan bien separadas. Horas, materiales, notas y tareas de tres obras nadan en una sola cabeza y un solo movil. Arregla la separacion y la mayor parte del caos desaparece.
Un proyecto por obra: el habito mas importante
El movimiento fundamental es sencillo. Crea un proyecto por obra. No un proyecto por cliente, ni un gran cajon de "trabajo actual". Un proyecto para la ampliacion de la cocina, uno para el bano, uno para el atico. En Billr, un proyecto es un contenedor independiente para todo lo de ese unico trabajo.
Cada proyecto lleva su propio:
- Tarifa por hora. La ampliacion puede ir a 45 GBP la hora y el atico a un precio por dia que registras distinto. La tarifa por proyecto sustituye a la del cliente, asi que se aplica el numero correcto de forma automatica.
- Seguimiento del tiempo. Cada hora que registras en ese proyecto se suma a un total, asi que siempre sabes cuantas horas se ha comido el bano de verdad.
- Seguimiento del presupuesto. Define una estimacion de tiempo y un presupuesto, y el proyecto te muestra los ingresos frente al presupuesto en porcentaje. Ves la obra acercarse a su limite antes de que lo rebase.
- Tareas en Kanban. Un tablero de tareas de esa obra (primera fase, segunda fase, repasos) agrupadas por estado, para ver de un vistazo lo que falta en cada sitio.
Cuando cada obra es su propio proyecto, las preguntas dificiles se responden solas. "Cuantas horas llevo en el atico?" Abre el proyecto del atico. "Vamos pasados de presupuesto en el bano?" La barra de presupuesto te lo dice. Nada se mezcla porque nada estuvo nunca en el mismo contenedor.
El temporizador de un toque: registrar en la obra correcta, siempre
La separacion solo funciona si tu tiempo cae de verdad en el sitio correcto. Aqui es donde el temporizador de un toque demuestra su valor. Antes (o durante) un tramo de trabajo, eliges el cliente y el proyecto y arrancas el temporizador. La hora que acabas de trabajar queda ligada para siempre a esa obra concreta.
Unos pocos habitos lo hacen a prueba de fallos cuando saltas entre obras:
- Elige el proyecto antes de soltar las herramientas, no despues. Arranca el temporizador al llegar a la obra. Tu seleccion se mantiene mientras te mueves por la app, asi que puedes consultar un cliente o una tarea sin perder el sitio.
- Para el temporizador al irte. Conducir al almacen o a la siguiente obra no es tiempo de la ampliacion. Para, viaja y arranca el temporizador del siguiente proyecto al llegar.
- Confia en que aguanta todo el dia. El temporizador sigue corriendo aunque cierres la app, la dejes en segundo plano o reinicies el movil, asi que un toque olvidado en una obra ajetreada no te cuesta toda la tarde. Si la app estuvo cerrada mucho rato, Billr detecta el hueco y te deja conservar o descontar ese tiempo, para que tus horas sigan siendo honestas.
- Sin cobertura en la obra? Sigue registrando. El temporizador y tus entradas funcionan totalmente sin conexion y se sincronizan en cuanto vuelves, algo clave en un atico a medio construir sin Wi-Fi.
Si olvidas arrancar el temporizador, no adivines al final de la semana. Usa la entrada manual mientras esta reciente: elige el proyecto, pon la hora de inicio y la duracion, anade una nota. Tres minutos al final de cada dia ganan a un total adivinado el viernes.
Cambiar de contexto sin perder el hilo
El coste de llevar varias obras no son solo las horas, es la carga mental. El truco es descargar esa carga en el propio proyecto para no llevarla en la cabeza.
- Dejate notas en cada entrada. Al parar el temporizador, apunta lo que hiciste de verdad: "primera fase de electricidad, esperando al yesero". La proxima vez que abras esa obra estaras al dia al instante.
- Usa el tablero de tareas como memoria. Mueve una tarea a "en curso" o "hecho" segun avanzas. Cuando llegas a una obra que no tocas desde hace dos dias, el Kanban te dice exactamente donde lo dejaste, sin rebuscar mensajes.
- Consulta el historial de tiempo por cliente. El registro de cada cliente muestra las horas y los ingresos de hoy, esta semana y la pasada, ademas de las facturas impagadas. Antes de llamar a un cliente, un vistazo de diez segundos te dice como va su obra.
Ese es el verdadero sentido de la separacion: cuando cada obra guarda sus horas, materiales, notas y tareas, cambiar de sitio deja de ser un reinicio mental y pasa a ser una consulta rapida.
Priorizar la semana
Tres obras no merecen la misma atencion cada dia. Un orden aproximado mantiene los platos correctos girando:
- Lo que bloquea a otro gremio. Si el fontanero llega el miercoles, tu primera fase tiene que estar el martes. El trabajo critico de secuencia va primero, aunque sea en una obra "tranquila".
- La obra mas cerca de su presupuesto o plazo. Abre cada proyecto y mira la barra de presupuesto. El trabajo al 80% con tarea pendiente necesita un plan, no otro dia a la deriva.
- El cliente que se ha quedado callado. La obra olvidada es tu mayor riesgo. Programa una visita real antes de que se vuelva una queja.
- Victorias rapidas que te liberan. Un repaso de 30 minutos que te permite facturar y cerrar una obra suele valer mas que otra media jornada en una larga.
Billr no tiene calendario ni planificador, asi que esta priorizacion sigue ocurriendo en tu agenda o tu cabeza. Lo que Billr te da son los datos en vivo para priorizar bien: horas reales, presupuestos reales y estado real de cada obra, en vez de una corazonada que siempre favorece al cliente que mas grita.
Facturar al cliente correcto por el trabajo correcto
Aqui es donde todo el sistema da sus frutos. Como cada hora se registro en un proyecto concreto, y cada proyecto pertenece a un cliente, la facturacion ya esta resuelta antes de empezar. No reconstruyes una semana de memoria; confirmas lo que ya paso.
Cuando una obra esta lista para facturar, abre ese proyecto y crea una factura directamente desde su tiempo sin facturar. Billr trae solo las entradas no facturadas de ese proyecto, aplica su tarifa y las coloca como lineas de factura. Las horas de la ampliacion van en la factura de la ampliacion. Las del atico, en la del atico. No hay riesgo de facturar al cliente del bano el trabajo del atico, porque los dos nunca compartieron contenedor.
Para los materiales, anadelos como lineas en la misma factura (o guarda los habituales en el catalogo de articulos para que los 180 EUR de madera sean un toque y no una linea reescrita). Los materiales de cada obra van en la factura de esa obra, con la mano de obra, donde corresponde.
Cuando el cliente paga y marcas la factura como pagada, las entradas de tiempo vinculadas pasan a "pagado" automaticamente, asi tus registros nunca se desvian y ves de un vistazo que obras todavia te deben dinero.
Ejemplo practico: un constructor con tres obras de lunes a viernes
Este es Dan, un constructor con tres obras activas esta semana. Asi le lleva el sistema de un proyecto por obra:
- Proyecto A: ampliacion de cocina para los Patel. Tarifa 45 GBP/h, presupuesto 6.000 GBP, al 60%.
- Proyecto B: reforma de bano para la Sra. Okafor. Tarifa 45 GBP/h, presupuesto 2.400 GBP, casi terminada.
- Proyecto C: reforma de atico para la familia Reyes. Tarifa 48 GBP/h, presupuesto 9.000 GBP, en fase inicial.
Lunes. Dan llega a la ampliacion, elige el Proyecto A y toca iniciar. Trabaja 7 horas, para para conducir al almacen y luego registra una visita rapida de 1 hora al bano (Proyecto B) de vuelta a casa, con una nota: "montado el mueble, esperando los azulejos del frente". Dos proyectos, dos bloques de tiempo limpios, cero confusion.
Martes y miercoles. Dias completos en la ampliacion. La barra de presupuesto del Proyecto A se acerca al 75%, asi que Dan sabe que tiene que apretar en la segunda fase o la obra deja de ser rentable. El atico (Proyecto C) sigue sin tocar, pero su tablero le recuerda que las vigas estan reservadas para el jueves, asi que esta secuenciado, no olvidado.
Jueves. Las vigas entran en el atico. Dan registra el dia completo al Proyecto C, deja una nota sobre los siguientes pasos y mueve dos tareas a "hecho" en el tablero.
Viernes. El bano esta terminado. Dan abre el Proyecto B, ve 18 horas registradas mas la nota del mueble y crea una factura directamente desde ese tiempo sin facturar. Anade la linea de materiales, envia a la Sra. Okafor un enlace de pago y la obra queda facturada antes de salir de la puerta. Las horas de la ampliacion y el atico se quedan justo donde corresponden, listas para sus propias facturas cuando esas obras terminen.
Sin hoja de calculo. Sin "creo que fueron unas 20 horas". Tres obras, cada hora en la obra correcta, cada obra lista para facturar al cliente correcto.
Puntos clave
- Un proyecto por obra es la base. Cada proyecto guarda su tarifa, horas, presupuesto y tareas, asi nada se mezcla.
- Elige cliente y proyecto antes de arrancar el temporizador para que cada hora caiga en la obra correcta, incluso sin conexion.
- Usa las notas y el tablero de tareas para descargar la carga mental y cambiar de obra sin perder el hilo.
- Prioriza por lo que bloquea a otros gremios y lo mas cerca del presupuesto o del plazo, con tus datos de proyecto en vivo.
- Factura directamente desde el tiempo sin facturar de un proyecto para cobrar al cliente correcto por el trabajo correcto, de forma automatica.
Llevar varias obras a la vez siempre sera exigente, pero no tiene por que ser caotico. Cuando cada obra es su propio proyecto y cada hora se registra en ella, la semana se organiza sola y las facturas se escriben solas. Crea un proyecto para cada una de tus obras activas en Billr y nota lo mas tranquila que se vuelve tu proxima semana ocupada.
Preguntas frecuentes
Uso un proyecto por cliente o uno por obra?
Uno por obra. Un mismo cliente puede tener varias obras a la vez, y juntarlas hace imposible separar horas y presupuestos. Un proyecto por obra mantiene limpios su tarifa, su tiempo y sus tareas, y te permite facturar una obra terminada sin tocar las demas.
Como dejo de facturar materiales al cliente equivocado?
Registra y anade todo en el proyecto concreto desde el principio. Como cada proyecto pertenece a un cliente, los materiales y las horas de ese proyecto solo pueden aparecer en la factura de ese cliente. Guarda los materiales habituales en el catalogo de articulos para anadirlos de un toque y que nunca caigan en la obra equivocada.
Que pasa si olvido arrancar el temporizador en una obra?
Usa la entrada manual el mismo dia mientras lo recuerdas. Elige el proyecto, pon la hora de inicio y la duracion y anade una nota. Hacerlo a diario mantiene tus horas honestas; reconstruir una semana entera el viernes es donde se pierde el tiempo facturable.
Tiene Billr un calendario para planificar mis obras?
No. Billr no incluye un calendario ni un planificador de obras, asi que tu semana se planifica en tu propia agenda. Lo que Billr te da son los datos en vivo para planificar bien: horas reales registradas, avance del presupuesto y estado de las tareas de cada obra, para priorizar con hechos y no con quien grito mas.
Puedo ver todas mis obras y su avance en un solo sitio?
Si. Tu lista de proyectos muestra cada obra con su estado y presupuesto, y puedes ordenar y filtrar para encontrar las que necesitan atencion. El registro de cada cliente tambien muestra sus horas, ingresos y facturas impagadas de la semana, asi siempre sabes que obras van bien y cuales te deben dinero. Mira mas en nuestros consejos de gestion de proyectos.