Is maliyetlendirme: her isin sana gercekte ne kadara mal oldugunu bil

Bir mutfak montajini bitirdin, faturayi yolladin, odemeni aldin ve icin rahat etti. Ama o is gercekten para kazandirdi mi? Is maliyetlendirme, yaptigin her is icin su tek soruyu yanitlamaktir: bu is bana iscilik, malzeme ve genel giderlerde gercekte ne kadara mal oldu, kestigim ucretle karsilastirinca. Bu iki sayi arasindaki fark senin gercek karindir ve cogu esnaf bunu tahminle yurutur.

Tahmin pahaliya patlar. Bir is faturada karli gorunup, zamaninin gercek maliyetini, dusuk hesapladigin malzemeyi ve her isin tasimasi gereken genel gider dilimini saydiginda sessizce para kaybedebilir. Bu rehber seni is maliyetinin bilesenleri, tek bir ise karsi zaman ve maliyet takibi, tahminini gerceklesenle karsilastirma ve sessizce zarar ettiren isleri yakalama konularinda gezdirir, boylece bir sonrakini dogru fiyatlandirirsin.

"Is maliyeti" gercekte ne demek

Is maliyeti, belirli bir isi tamamlamak icin giden her seyin toplamidir. Fiyatin musterinin odedigidir. Aradaki fark o isteki karindir. Teoride basit, ama maliyet tarafinin insanlarin rutin olarak atladigi veya kucumsedigi dort parcasi var.

1. Gercek yuklu ucretinle dogrudan iscilik

Buyuk olan bu ve dusuk hesaplamanin cogu burada olur. Bir ise harcadigin saatler bedava degil ve saat basina gercek maliyetin kafandaki ucret rakamindan yuksek. Kendine veya bir calisana saatte 360 TL odersen, faturalandiramadigin zamani ekledigin anda gercek yuklu maliyet daha cok 480-560 TL civarindadir: santiyeler arasi yol, teklif hazirlama, malzeme alimi, evrak isleri ve hasta ya da izinli oldugun gunler. Yilda odenen 2.000 saatin 1.200'unu faturalandirirsan yuklu ucretin ham ucretin yaklasik 40% ustune ciker.

Cozum, her saati ise karsi takip etmek, sonra gercekci bir ucretle maliyetlendirmek. Bu sayiyi henuz cikarmadiysan, saat ucretini nasil belirlersin rehberimiz onu sifirdan kurmayi gosterir.

2. Malzeme

Ise giren her baglanti elemani, levha, litre boya ve metre kablo. Tek buyuk siparis verince takip kolay, tedarikciye uc ek sefer yapinca takibi kaybetmek kolay. Malzeme ayni zamanda tahminlerin kaydigi yerdir: isi alti ay onceki tedarikci listesine gore fiyatladin ve bakir o zamandan beri 12% yukseldi.

3. Taseronlar

Bir gunlugune elektrikci ya da bir duvari bitirmek icin sivaci getirdiysen, onun faturasi is maliyetinin parcasidir. Ona odedigin, teklifte uzerine kar koymadiysan marjindan duser. Burada cok kar yok olur, cunku patron sadece fatura toplamina bakinca taseronun gunluk ucreti unutulur.

4. Genel gider dagitimi

Genel gider, belirli bir ise bagli olmadan is yapmak icin harcadigin her seydir: kamyonet kirasi ve yakit, sigorta, aletler, telefon, yazilim, muhasebeci, reklam. Her is bundan bir pay tasimali, yoksa "karin" sadece henuz odemedigin genel giderdir. Kaba bir dagitim yolu: yillik genel giderini al, faturalandirilabilir saatlerine bol ve bu saat basi rakami yuklu iscilik ucretine ekle. Yilda 280.000 TL genel giderin varsa ve 1.300 saat faturalandiriyorsan, bu faturalandirilabilir saat basina yaklasik 215 TL genel giderdir.

Cozumlu bir ornek: karli gorunen is

Iste kazanc gibi hissettiren bir banyo yenilemesi. 84.000 TL sabit fiyat verdin ve musteri tamamini zamaninda odedi. Faturada harika gorunuyordu. Simdi duzgun maliyetlendirelim.

• Isciligin: ise karsi takip edilen 78 saat. 520 TL/saat yuklu ucretle bu 40.560 TL. (Kafandaki 360 TL ucretle yalnizca 28.080 TL okurdu, tuzak da bu.)
• Malzeme: fayans, takim, armatur, yapistirici, ufak tefek: 23.600 TL. 19.000 TL tahmin etmistin, yani 4.600 TL ustundesin.
• Taseron: bir gun sivaciligi 4.400 TL.
• Genel gider: 78 saat x 180 TL/saat tahsis edilen genel gider = 14.040 TL.

Toplam is maliyeti: 40.560 + 23.600 + 4.400 + 14.040 = 82.600 TL. 84.000 TL'lik fiyata karsi gercek karin 1.400 TL. Saglam bir kazanc sandigin iste 1,7% marj. O fayanslar fark etmeden 4.600 TL fazla gelseydi ya da is iki saat uzasaydi, iki haftalik isi bedava ya da zararina yapmis olurdun.

Mesele isin felaket olmasi degil. Mesele faturada hicbir seyin sana gercegi soylememesi. Bunu yalnizca maliyetlendirme yapti.

Tek bir ise karsi zaman ve maliyet nasil takip edilir

Olcmedigin bir isi maliyetlendiremezsin. Tum is, saatleri ve harcamayi calisirken dogru ise karsi yakalamaya bagli, haftalar sonra hafizadan kurmaya degil. Burada Billr'in projeleri agir isi ustlenir.

• Isi proje olarak kur. Is icin bir proje olustur, musteriye bagla ve butce tahmini ile sure tahmini alanlarini doldur. Bu iki sayi senin planin: isin parada ve saatte ne kadara mal olmasi gerektigini dusunmen.
• Her saati ona karsi takip et. Tek dokunuslu kronometreyi kullan ve baslamadan once projeyi sec, ya da sonradan elle gir. Her kayit o anda uygulanan saat ucretini sabitler, boylece maliyetlendirdigin saatler sonradan asla sessizce degismez. Faturalandirmasan da yollari ve malzeme seferlerini de takip et ki isin yedigi gercek zamani goresin.
• Malzeme ve taseronlari satir kalemi olarak yakala. Faturalandirdigin seyleri kalem ve hizmet katalogundan kur ki bir fayans siparisi ya da bir gun siva, yeniden yazmak yerine eklenen kayitli bir kalem olsun. Faturan o zaman ise gercekte gireni yansitir.
• Gercek zamanda buyumesini izle. Proje gorunumu, sure tahminine karsi bir takip edilen zaman ilerleme cubugu ve yuzdeyle kazanc karsi butce gosterir, boylece bir isin sinirini asmadan once limitine surundugunu gorursun.

Durust bir uyari: Billr tam bir muhasebe paketi degildir. Genel bir gider defteri tutmaz, banka akisini mutabik kilmaz. Cok iyi yaptigi sey, marj icin en cok onem tasiyan iki seyden is duzeyinde maliyetlendirmedir: uyguladigin ucretle takip ettigin zaman ve faturalandirdigin tutarlar. Bu rehberdeki is basina maliyetlendirme icin ihtiyacin olan veri tam da budur.

Tahmini karsi gercek maliyet: dongiyi kapatmak

Seni daha iyi bir teklifci yapan sayi, bir isin ne kadar tutacagini sandigin ile gercekte ne tuttugu arasindaki farktir. O karsilastirma olmadan maliyetlendirme sadece defter tutmaktir. Onunla maliyetlendirme, her gelecek teklifi bileyen bir geri besleme dongisudur.

Her biten is icin dort sayiyi yan yana diz: tahmini saat karsi gercek saat ve tahmini maliyet karsi gercek maliyet. Billr'de proje zaten sure tahminini ve butceyi tutar, gercek takip edilen saatleri ve kazanci onlara karsi biriktirir, yani karsilastirma senin icin orada hazirdir.

• Saatler tahminin ustunde mi? Ya zamani fazla siki fiyatliyorsun ya da is kapsami genisledi. Ikisi de gorur gormez duzeltilir.
• Malzeme butcenin ustunde mi? Tedarikci fiyatlarin bayatlamis ya da toplam tutan ufak tefekleri unutuyorsun. Sonraki tahmini biraz kabartla.
• Marj umdugundan ince mi? Fiyat, gercek yuklu maliyet icin dusuktu. Artik o tur is icin tabani biliyorsun.

Sessizce zarar ettiren isleri yakalamak

Tehlikeli isler bariz felaketler degildir. Zamaninda odeyen, iyi hissettiren ama saat basina sana neredeyse hicbir sey kazandirmayan islerdir. Islerinde gozetilecek oruntuler:

• Duzenli bir musteri icin "jest" isi, fiyati hic sikilastirmadigin ve saatlerin buyumeye devam ettigi.
• Sabit fiyatli is, saatlerde 30% asan, cunku tahmin maliyetlendirilmis bir sayi degil sezgiydi.
• Kucuk cagri, yol ve hazirligin tum ucreti yedigi. 3.600 TL'lik bir cagri sana 90 dakika yol arti 30 dakika is olarak patlarsa zar zor basa bas eder.
• Malzeme agirlikli is, malzemeyi maliyetine devredip onu almanin, getirmenin ve depolamanin odenmemis iscilik oldugunu unuttugun.

Musteri ve doneme gore kazanc ve is raporlarini calistir, zayif noktalar cabuk ortaya cikar: az getiri icin saat emen musteriler, mesgul ama meteliksiz oldugun donemler. Hangi isi daha cok pesinden kosacagini, hangisini yeniden fiyatlandiracagini ya da birakacagini soyleyen veri budur.

Bir sonraki isi fiyatlandirmak icin sayilari kullanmak

Is maliyetlendirme yalnizca sonra ne yaptigini degistirirse ise yarar. Bir avuc benzer isi maliyetlendirdikten sonra sezgiyle teklif vermeyi birakir, kanitla teklif vermeye baslarsin.

1. Gercek maliyet tabanini bul. Belli bir turun son birkac isinin gercek yuklu maliyetinin ortalamasini al. Bir kurus kazanmadan once asman gereken sayi budur.
2. Hedef marjini ekle. Ustune istedigin kari yuzde olarak belirle ve teklifi yuvarlak bir sayiyi tahmin etmek yerine maliyetten yukari kur.
3. Musteriye ve riske gore ayarla. Zor erisim, titiz bir musteri ya da bulanik kapsam saat yer. Bunlari yutmak yerine fiyata koy.
4. Teklif ver, sonra yeniden maliyetlendir. Is bitince yeniden maliyetlendir ve farka bak. Birkac turda tahminlerin ve gerceklesen rakamlarin yakinsamaya baslar, iste o zaman fiyatlandirma stresli olmaktan cikar.

Sik sorulan sorular

Is maliyetlendirme ile muhasebe arasindaki fark nedir?

Muhasebe tum isi izler: her gider, vergi ve banka islemi. Is maliyetlendirme, o tek is parcasinin para kazandirip kazandirmadigini sormak icin tek bir ise yakinlasir. Tam defter tutmadan, takip edilen zamandan ve faturalandirilan tutarlardan yararli is maliyetlendirme yapabilirsin, Billr'in destekledigi yaklasim da budur.

Isciligimi maliyetlendirmek icin hangi yuklu ucreti kullanmaliyim?

Ham ucretinden basla, sonra faturalandirilamayan zamani (yol, teklif, idari isler, izinler, hastalik) ve bir genel gider payini ekle. Cogu tek kisilik esnaf ham ucretinin 40-60% ustune ciker. Bu sayiyi bir kez cikarip her ise uygulamak, dusuk maliyetlendirmeye karsi en buyuk duzeltmedir.

Billr is maliyetlendirme icin giderlerimi takip edebilir mi?

Billr tam bir muhasebe ya da gider defteri araci degildir, bu yuzden banka akislarini mutabik kilmaz, her fisi saklamaz. Uyguladigin ucretle takip ettigin zamandan ve faturalandirdigin tutarlardan is duzeyinde maliyetlendirme yapar, ayrica malzeme ve hizmetler icin bir kalem ve hizmet katalogu sunar. Is basina marj icin ihtiyacin olani karsilar.

Genel gideri tek bir ise nasil dagitirim?

Toplam yillik genel giderini al, bir yilda gercekten faturalandirdigin saatlere bol ve bu saat basi rakami iscilik ucretine ekle. Boylece bir ise karsi takip ettigin her saat, isi yurutmenin adil payini tasir.

Islerimi ne siklikla maliyetlendirmeliyim?

Her isi tam bitirip faturalandirdigin anda, ayrintilar tazeyken maliyetlendir ve oruntuleri her ay raporlarinla gozden gecir. Az ve sik, hesaplar kapanirken yasanan yillik panigi yener.

Onemli cikarimlar

• Is maliyeti = yuklu ucretle dogrudan iscilik + malzeme + taseronlar + bir genel gider payi. Fiyatin eksi bu, gercek marjdir.
• Iscilini yuklu bir ucretle maliyetlendir (cogu zaman ham ucretin 40-60% ustu), kafandaki ciplak saat rakamiyla degil.
• Calisirken saatleri ve malzeme satir kalemlerini ise karsi takip et, butce ve sure tahminli bir proje kullanarak.
• Bir sonraki teklifi bilemek ve sessizce zarar ettiren isleri yakalamak icin her iste tahmini karsi gercegi karsilastir.
• Billr, takip edilen zamandan ve faturalandirilan tutarlardan is duzeyinde maliyetlendirme yapar, tam defter tutma degil, is basina marjin ihtiyaci da tam budur.

Islerinin para kazandirip kazandirmadigini tahmin etmeyi birak. Her birini butce ve sure tahminli bir proje olarak kur, her saati ona karsi takip et ve kazanc karsi butce gorunumunun is bitmeden gercegi gostermesine izin ver. Billr'de projelerin ve is maliyetlendirmenin nasil isledigine bak ve bir sonraki isini umutla degil, kanitla fiyatlandir.