Auftragskalkulation: was jeder Auftrag dich wirklich kostet

Du hast eine Kucheneinbau abgeschlossen, die Rechnung geschickt, das Geld bekommen und ein gutes Gefuhl gehabt. Aber hat dieser Auftrag wirklich Geld gebracht? Bei der Auftragskalkulation geht es darum, diese eine Frage fur jeden Auftrag zu beantworten: Was hat mich dieser Auftrag wirklich an Arbeit, Material und Gemeinkosten gekostet, verglichen mit dem, was ich berechnet habe. Die Lucke zwischen diesen beiden Zahlen ist deine echte Marge, und die meisten Handwerker raten sie nur.

Raten ist teuer. Ein Auftrag kann auf der Rechnung profitabel aussehen und still Geld verlieren, sobald du die echten Kosten deiner Zeit, das zu niedrig kalkulierte Material und den Anteil an Gemeinkosten zahlst, den jeder Auftrag tragen muss. Dieser Leitfaden fuhrt dich durch die Bestandteile der Auftragskosten, wie du Zeit und Kosten auf einen einzelnen Auftrag buchst, wie du deine Schatzung mit dem Ist vergleichst und wie du die Auftrage erkennst, die Geld bluten, damit du den nachsten richtig kalkulierst.

Was "Auftragskosten" wirklich bedeuten

Auftragskosten sind die Summe aus allem, was ein bestimmter Auftrag gekostet hat. Dein Preis ist das, was der Kunde zahlt. Die Differenz ist dein Gewinn bei diesem Auftrag. Theoretisch einfach, aber die Kostenseite hat vier Teile, die regelmaessig vergessen oder unterschatzt werden.

1. Direkte Arbeit zu deinem echten Vollkostensatz

Das ist der grosse Posten, und hier passiert die meiste Unterkalkulation. Die Stunden, die du in einen Auftrag steckst, sind nicht umsonst, und deine echten Kosten pro Stunde sind hoher als der Lohnbetrag in deinem Kopf. Wenn du dir oder einem Mitarbeiter 18 EUR pro Stunde zahlst, liegen die echten Vollkosten eher bei 24-28 EUR, sobald du die nicht abrechenbare Zeit dazurechnest: Fahrten zwischen Baustellen, Angebote, Materialeinkauf, Papierkram und die Tage, an denen du krank oder im Urlaub bist. Rechnest du 1.200 von 2.000 bezahlten Stunden im Jahr ab, springt dein Vollkostensatz um rund 40% uber den Rohlohn.

Die Losung: jede Stunde auf den Auftrag buchen und sie zu einem realistischen Satz kalkulieren. Falls du diese Zahl noch nicht ermittelt hast, zeigt dir unser Leitfaden zum Festlegen deines Stundensatzes, wie du ihn von Grund auf aufbaust.

2. Material

Jede Befestigung, jede Platte, jeder Liter Farbe und jeder Meter Kabel, der in den Auftrag ging. Leicht zu erfassen bei einer einzigen grossen Bestellung, leicht zu verlieren bei drei Nachholfahrten zum Haendler. Material ist auch die Stelle, an der Schatzungen abrutschen: Du hast nach einer sechs Monate alten Lieferantenliste kalkuliert, und Kupfer ist seither um 12% gestiegen.

3. Subunternehmer

Wenn du einen Elektriker fur einen Tag oder einen Verputzer fur eine Wand geholt hast, gehort dessen Rechnung zu deinen Auftragskosten. Was du ihm zahlst, geht von deiner Marge ab, es sei denn, du hast es im Angebot aufgeschlagen. Hier verschwindet viel Gewinn, weil der Tagessatz des Subs vergessen wird, wenn der Chef nur auf die Rechnungssumme schaut.

4. Gemeinkostenverteilung

Gemeinkosten sind alles, was du fur den Betrieb ausgibst, ohne an einen bestimmten Auftrag gebunden zu sein: Leasing und Sprit fur den Transporter, Versicherungen, Werkzeug, Telefon, Software, Steuerberater, Werbung. Jeder Auftrag muss einen Anteil tragen, sonst ist dein "Gewinn" nur Gemeinkosten, die du noch nicht bezahlt hast. Eine grobe Verteilung: Nimm deine jahrlichen Gemeinkosten, teile durch deine abrechenbaren Stunden und addiere diesen Stundenbetrag zu deinem Vollkostensatz fur Arbeit. Bei 14.000 EUR Gemeinkosten im Jahr und 1.300 abgerechneten Stunden sind das etwa 11 EUR Gemeinkosten pro abrechenbarer Stunde.

Ein Rechenbeispiel: der Auftrag, der profitabel aussah

Hier eine Badsanierung, die wie ein Gewinner wirkte. Du hast einen Festpreis von 4.200 EUR kalkuliert, und der Kunde hat voll und punktlich gezahlt. Auf der Rechnung sah es klasse aus. Jetzt kalkulieren wir es richtig.

• Deine Arbeit: 78 auf den Auftrag gebuchte Stunden. Zu einem Vollkostensatz von 26 EUR/Std. sind das 2.028 EUR. (Beim 18-EUR-Lohn in deinem Kopf wurde es nur 1.404 EUR ergeben, und genau das ist die Falle.)
• Material: Fliesen, Sanitar, Armaturen, Kleber, Kleinkram: 1.180 EUR. Du hast 950 EUR geschatzt, liegst also 230 EUR daruber.
• Subunternehmer: ein Tag Verputzen zu 220 EUR.
• Gemeinkosten: 78 Stunden zu 9 EUR/Std. zugeteilte Gemeinkosten = 702 EUR.

Gesamte Auftragskosten: 2.028 + 1.180 + 220 + 702 = 4.130 EUR. Bei einem Preis von 4.200 EUR betragt dein echter Gewinn 70 EUR. Eine Marge von 1,7% bei einem Auftrag, den du fur einen soliden Verdienst gehalten hast. Waren die Fliesen 230 EUR teurer geworden, ohne dass du es bemerkt hattest, oder hatte der Auftrag zwei Stunden langer gedauert, hattest du zwei Wochen umsonst oder mit Verlust gearbeitet.

Der Punkt ist nicht, dass der Auftrag ein Desaster war. Der Punkt ist, dass nichts auf der Rechnung dir die Wahrheit gesagt hat. Nur die Kalkulation tat es.

So buchst du Zeit und Kosten auf einen Auftrag

Du kannst keinen Auftrag kalkulieren, den du nicht gemessen hast. Die ganze Ubung hangt davon ab, Stunden und Ausgaben wahrend der Arbeit auf den richtigen Auftrag zu erfassen, nicht sie Wochen spater aus dem Gedachtnis zu rekonstruieren. Hier leisten die Projekte von Billr die Schwerstarbeit.

• Lege den Auftrag als Projekt an. Erstelle ein Projekt fur den Auftrag, verknupfe es mit dem Kunden und fulle die Felder Budgetschatzung und Zeitschatzung aus. Diese beiden Zahlen sind dein Plan: was der Auftrag deiner Meinung nach in Geld und Stunden kosten sollte.
• Buche jede Stunde darauf. Nutze den Ein-Tipp-Timer und wahle das Projekt vor dem Start, oder trage es nachtraglich manuell ein. Jeder Eintrag friert den im Moment angewandten Stundensatz ein, sodass deine kalkulierten Stunden sich spater nie still verandern. Buche auch Fahrten und Materialfahrten, selbst wenn du sie nicht berechnest, damit du die echte Zeit siehst, die der Auftrag gefressen hat.
• Erfasse Material und Subs als Positionen. Baue, was du berechnest, aus deinem Artikel- und Leistungskatalog, damit eine Fliesenbestellung oder ein Verputztag ein gespeicherter Posten zum Einfugen ist statt zum Neutippen. Deine Rechnung spiegelt so wider, was wirklich in den Auftrag ging.
• Sieh es in Echtzeit wachsen. Die Projektansicht zeigt einen Fortschrittsbalken der erfassten Zeit gegen deine Zeitschatzung und Einnahmen gegen Budget mit Prozentwert, sodass du einen Auftrag an sein Limit kriechen siehst, bevor er es sprengt.

Ein ehrlicher Hinweis: Billr ist kein vollstandiges Buchhaltungspaket. Es fuhrt kein allgemeines Ausgabenbuch und gleicht keinen Bankfeed ab. Was es hervorragend kann, ist die Kalkulation auf Auftragsebene aus den zwei Dingen, die fur die Marge am wichtigsten sind: deine erfasste Zeit zum angewandten Satz und die Betrage, die du in Rechnung gestellt hast. Fur die Art der Auftragskalkulation in diesem Leitfaden sind das genau die Daten, die du brauchst.

Geschatzte vs. tatsachliche Kosten: den Kreis schliessen

Die Zahl, die dich zum besseren Kalkulator macht, ist die Lucke zwischen dem, was ein Auftrag deiner Meinung nach kosten wurde, und dem, was er tatsachlich gekostet hat. Kalkulation ohne diesen Vergleich ist nur Buchfuhrung. Kalkulation damit ist eine Ruckkopplungsschleife, die jedes kunftige Angebot scharft.

Stelle fur jeden fertigen Auftrag vier Zahlen nebeneinander: geschatzte vs. tatsachliche Stunden und geschatzte vs. tatsachliche Kosten. In Billr halt das Projekt bereits deine Zeitschatzung und das Budget, und es sammelt die echten erfassten Stunden und Einnahmen dagegen, sodass der Vergleich schon fur dich bereitliegt.

• Stunden uber der Schatzung? Entweder kalkulierst du die Zeit zu knapp, oder der Umfang ist gewachsen. Beides lasst sich beheben, sobald du es siehst.
• Material uber Budget? Deine Lieferantenpreise sind veraltet, oder du vergisst Kleinkram, der sich summiert. Polstere die nachste Schatzung.
• Marge dunner als erwartet? Der Preis war zu niedrig fur die echten Vollkosten. Jetzt kennst du deinen Boden fur diese Art von Auftrag.

Auftrage erkennen, die still Geld verlieren

Die gefahrlichen Auftrage sind nicht die offensichtlichen Desaster. Es sind die, die punktlich zahlen und sich gut anfuhlen, dir aber pro Stunde fast nichts bringen. Muster, auf die du bei deinen Auftragen achten solltest:

• Der "Gefallen"-Auftrag fur einen Stammkunden, bei dem du den Preis nie nachgezogen hast und die Stunden weiter wachsen.
• Der Festpreisauftrag, der bei den Stunden 30% uberzogen hat, weil die Schatzung geraten war, keine kalkulierte Zahl.
• Der kleine Einsatz, bei dem Anfahrt und Aufbau das ganze Honorar fressen. Ein 90-EUR-Einsatz, der dich 90 Minuten Fahrt plus 30 Minuten Arbeit kostet, ist kaum kostendeckend.
• Der materialintensive Auftrag, bei dem du Material zum Einkaufspreis weitergegeben und vergessen hast, dass Kaufen, Abholen und Lagern unbezahlte Arbeit ist.

Lass die Einnahmen- und Arbeitsberichte nach Kunde und Zeitraum laufen, und die Schwachstellen zeigen sich schnell: Kunden, die Stunden fur wenig Ertrag aufsaugen, Zeitraume, in denen du beschaftigt, aber pleite warst. Das sind die Daten, die dir sagen, welche Arbeit du mehr suchen und welche du neu kalkulieren oder lassen solltest.

Die Zahlen nutzen, um den nachsten Auftrag zu kalkulieren

Auftragskalkulation zahlt sich nur aus, wenn sie andert, was du als Nachstes tust. Wenn du eine Handvoll ahnlicher Auftrage kalkuliert hast, horst du auf, aus dem Bauch zu kalkulieren, und kalkulierst aus Beweisen.

1. Finde deinen echten Kostenboden. Bilde den Durchschnitt der tatsachlichen Vollkosten der letzten Auftrage eines bestimmten Typs. Das ist die Zahl, die du uberbieten musst, bevor du einen Cent verdienst.
2. Addiere deine Zielmarge. Lege den gewunschten Gewinn obendrauf in Prozent fest und baue das Angebot aus den Kosten auf, statt eine runde Zahl zu raten.
3. Passe an Kunde und Risiko an. Schwieriger Zugang, ein pingeliger Kunde oder ein vager Umfang kosten Stunden. Preise sie ein, statt sie zu schlucken.
4. Kalkulieren, dann nachkalkulieren. Wenn der Auftrag fertig ist, kalkuliere ihn erneut und prufe die Lucke. Uber ein paar Runden nahern sich deine Schatzungen und dein Ist an, und dann hort Kalkulieren auf, stressig zu sein.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Auftragskalkulation und Buchhaltung?

Buchhaltung verfolgt den ganzen Betrieb: jede Ausgabe, Steuer und Banktransaktion. Auftragskalkulation zoomt auf einen einzelnen Auftrag, um zu fragen, ob diese eine Arbeit Geld gebracht hat. Du kannst nutzliche Auftragskalkulation aus erfasster Zeit und in Rechnung gestellten Betragen betreiben, ohne volle Bucher zu fuhren, und genau diesen Ansatz unterstutzt Billr.

Welchen Vollkostensatz soll ich fur meine Arbeit ansetzen?

Starte beim Rohlohn, addiere dann die nicht abrechenbare Zeit (Fahrten, Angebote, Verwaltung, Urlaub, Krankheit) und einen Gemeinkostenanteil. Die meisten Solo-Handwerker landen 40-60% uber ihrem Rohlohn. Diese Zahl einmal zu ermitteln und auf jeden Auftrag anzuwenden, ist die grosste Korrektur gegen Unterkalkulation.

Kann Billr meine Ausgaben fur die Auftragskalkulation erfassen?

Billr ist kein vollstandiges Buchhaltungs- oder Ausgabenbuch-Werkzeug, es gleicht also keine Bankfeeds ab und speichert nicht jeden Beleg. Es macht Kalkulation auf Auftragsebene aus deiner erfassten Zeit zum angewandten Satz und den Betragen, die du berechnest, plus einem Artikel- und Leistungskatalog fur Material und Leistungen. Fur die Marge pro Auftrag deckt das, was du brauchst.

Wie verteile ich Gemeinkosten auf einen einzelnen Auftrag?

Nimm deine gesamten jahrlichen Gemeinkosten, teile sie durch die Stunden, die du im Jahr tatsachlich abrechnest, und addiere diesen Stundenbetrag zu deinem Arbeitssatz. So tragt jede Stunde, die du auf einen Auftrag buchst, ihren fairen Anteil am Betrieb des Geschafts.

Wie oft soll ich meine Auftrage kalkulieren?

Kalkuliere jeden Auftrag genau dann, wenn du ihn fertigstellst und abrechnest, solange die Details frisch sind, und prufe die Muster monatlich mit deinen Berichten. Wenig und oft schlagt die jahrliche Panik, wenn die Abrechnung fallig wird.

Wichtige Erkenntnisse

• Auftragskosten = direkte Arbeit zu deinem Vollkostensatz + Material + Subunternehmer + ein Gemeinkostenanteil. Dein Preis minus das ist die echte Marge.
• Kalkuliere deine Arbeit zu einem Vollkostensatz (oft 40-60% uber dem Rohlohn), nicht zum nackten Stundenwert in deinem Kopf.
• Buche Stunden und Materialpositionen wahrend der Arbeit auf den Auftrag, mit einem Projekt samt Budget und Zeitschatzung.
• Vergleiche geschatzt vs. tatsachlich bei jedem Auftrag, um das nachste Angebot zu scharfen und Auftrage zu erkennen, die still Geld verlieren.
• Billr macht Kalkulation auf Auftragsebene aus erfasster Zeit und in Rechnung gestellten Betragen, keine volle Buchhaltung, und genau das braucht die Marge pro Auftrag.

Hor auf zu raten, ob deine Auftrage Geld bringen. Lege jeden als Projekt mit Budget und Zeitschatzung an, buche jede Stunde darauf und lass die Ansicht Einnahmen gegen Budget dir die Wahrheit zeigen, bevor der Auftrag fertig ist. Sieh, wie Projekte und Auftragskalkulation in Billr funktionieren und kalkuliere deinen nachsten Auftrag aus Beweisen, nicht aus Hoffnung.