Consejos fiscales para autónomos del gremio que temen a Hacienda

La epoca de impuestos deberia ser un no-evento. Si apartas dinero a medida que cobras y llevas tus registros en orden, la factura fiscal es solo una cifra para la que ya tienes el efectivo. Los autonomos que la temen son los que se gastan todo lo que entra en la cuenta y luego corren presa del panico cuando llega la declaracion. Esta guia te da los consejos fiscales para autonomos del gremio que vuelven todo el proceso aburrido, que es justo lo que quieres.

Veremos el habito que arregla casi todo el estres fiscal (apartar un porcentaje fijo de cada cobro), los gastos del negocio que sueles poder deducir, como llevar registros que aguanten una inspeccion, cuando entra en juego el IVA, por que importa declarar y pagar a tiempo, y donde un asesor cualificado se gana su honorario. Primero, una advertencia importante.

Los tipos, los umbrales, los plazos y las deducciones cambian en cada pais, y se modifican con el tiempo. Este articulo habla de principios, no de cifras, porque el publico abarca fontaneros en Manchester, electricistas en Madrid y constructores en Berlin. Para las cifras exactas que te aplican, consulta a tu administracion tributaria local o a un asesor. Toma todo esto como una forma de pensar, no como un reglamento.

Consejo 1: aparta un porcentaje de cada cobro en cuanto entra

Este unico habito elimina casi todo el miedo. El error que comete casi todo autonomo nuevo es tratar el cobro entero como suyo. Un cliente paga una factura de 924 EUR y parece que son 924 EUR para gastar. No lo son. Una parte es de Hacienda, y otra parte puede ser del IVA. Gastalo todo y estaras pidiendo prestado un dinero que ya debes.

La solucion es mecanica. Decide un porcentaje y mueve esa parte a una cuenta separada cada vez que cobras, antes de tocar el resto. Hazlo el mismo dia que entra el dinero, asi nunca llega a sentirse tuyo.

• Abre una cuenta dedicada para impuestos. Una segunda cuenta bancaria, idealmente sin tarjeta, para que el dinero de impuestos quede fuera de la vista y de la tentacion.
• Elige un porcentaje y respetalo. La cifra correcta depende por completo de tu pais, tu nivel de ingresos y de si tambien recaudas IVA. Un asesor te dira una cifra sensata para tu caso en diez minutos. Ante la duda, aparta de mas y no de menos. Un excedente a fin de ano es una grata sorpresa, un deficit es una crisis.
• Separa el IVA si lo cobras. Si estas dado de alta de IVA, el IVA que anades a las facturas nunca es tu dinero. Lo recaudas en nombre de Hacienda y lo entregas. Tratalo como dinero retenido desde el segundo en que llega, idealmente en su propia cuenta.
• Refuerza tras los trabajos grandes. Una reforma de cocina de 11.000 EUR genera una parte fiscal mayor que un aviso de 180 EUR. Mueve el porcentaje sobre el importe real, siempre, y las cuentas se cuadran solas.

Haz esto un ano entero y la factura fiscal llegara a encontrar el dinero ya esperando. Sin prestamo, sin panico, sin aplazamientos. La factura se convierte en una transferencia entre dos cuentas que ya controlas.

Consejo 2: conoce los gastos que sueles poder deducir

Tributas por tu beneficio, no por tu facturacion. El beneficio es lo que queda tras los costes legitimos de ejercer el oficio. Cada gasto real del negocio que registras reduce el beneficio sobre el que pagas, asi que olvidarlos es entregar dinero que no hacia falta. Las categorias de abajo son las que mas declaran los profesionales del gremio. Si cada una califica, y en que medida, depende de tus normas locales, asi que confirma los detalles, pero estos son los sospechosos habituales.

• Herramientas y equipo. Taladros, sierras, comprobadores, escaleras, andamios, alquiler de maquinaria. Las herramientas pequenas suelen ser un gasto directo, mientras que el equipo grande puede deducirse de otra forma a lo largo del tiempo. Pregunta como trata tu pais los bienes de inversion.
• Materiales y consumibles. Tuberia, cable, madera, pintura, tornilleria, sellador, abrasivos, todo lo que compras para hacer el trabajo. Si lo compraste para una obra, registralo.
• Vehiculo de trabajo y combustible. Gastos de la furgoneta, combustible, mantenimiento, seguro, impuestos y reparaciones. Casi todos los paises te obligan a separar el uso personal, asi que se honesto y guarda los registros.
• Ropa de trabajo y EPI. Botas, alta visibilidad, casco, guantes, proteccion auditiva y ocular, uniforme con tu marca. El equipo de proteccion y el rotulado suelen calificar. La ropa normal que podrias llevar fuera de la obra normalmente no.
• Telefono y conexion. La parte del negocio de tu movil y los datos, mas la fibra si llevas la administracion desde casa.
• Seguros. Responsabilidad civil, cobertura de herramientas, responsabilidad profesional y otras polizas que necesitas para trabajar de forma legal y segura.
• Formacion y certificaciones. Renovar un carne de gas, electrico o de andamios, cursos de primeros auxilios y titulaciones del gremio que te mantienen al dia y en regla.
• Parte de oficina en casa. Si haces presupuestos, facturas y administracion desde casa, puede deducirse una parte razonable de los gastos del hogar. El metodo para calcular esa parte varia mucho segun el pais, asi que revisa este punto en lugar de adivinar.
• Software y suscripciones, honorarios de asesoria, comisiones bancarias y publicidad. Los costes poco vistosos de llevar un negocio. Lo que pagas a tu asesor suele ser, en si mismo, un gasto deducible.

La regla general en todo esto: si un coste es de verdad y solo para el negocio, probablemente es deducible. Si es en parte personal, normalmente deduces solo la parte del negocio. Y si no puedes demostrarlo, no puedes deducirlo, lo que nos lleva a los registros.

Consejo 3: guarda cada recibo y un registro limpio de ingresos y gastos

Un gasto que no puedes justificar es un gasto que no puedes deducir. Hacienda puede pedirte que respaldes tus cifras, y "creo que gaste mas o menos eso en material" no es una respuesta. Los buenos registros no son burocracia por capricho. Son lo que te permite deducir todo lo que te corresponde y demostrarlo si alguien pregunta.

El sistema no tiene que ser sofisticado. Tiene que ser constante.

1. Captura cada recibo al instante. Fotografia el ticket en la caja antes de que pase por la lavadora dentro del mono. Una foto nitida suele bastar, el papel desvaido rara vez sobrevive el ano.
2. Registra los ingresos desde tus facturas. Cada trabajo terminado deberia generar una factura, y cada factura es una linea de ingreso con fecha y numero. Este es el lado del que se ocupa Billr. Cuando conviertes el tiempo registrado en una factura profesional y la marcas como pagada, tienes un registro limpio de quien pago, cuanto, cuando, el impuesto aplicado y el metodo usado.
3. Separa el dinero del negocio del personal. Haz pasar los cobros de los trabajos y los costes del oficio por una cuenta dedicada al negocio. Tu extracto se convierte asi en una segunda copia casi completa de tu contabilidad, lo que facilita tu vida y la de tu asesor.
4. Concilia cada mes. Una vez al mes, cuadra tus facturas y recibos con el banco. Veinte minutos al mes valen mas que un fin de semana perdido cada primavera con una caja de tickets arrugados.
5. Conserva los registros el tiempo que exige la ley. Casi todos los paises te obligan a guardar los registros un numero de anos. Averigua el tuyo y haz una copia, porque un movil en un charco no deberia borrar tus pruebas.

Si quieres el sistema completo para dominar el lado del dinero, nuestra guia para fijar una tarifa por hora rentable encaja bien con esto, porque precio e impuestos son las dos mitades de quedarte de verdad con lo que ganas.

Consejo 4: entiende el IVA y cobralo bien cuando debas

El IVA, conocido como BTW, IVA, MwSt, TVA o GST segun donde trabajes, es la parte que hace tropezar a los negocios en crecimiento. El principio es constante aunque los detalles no lo sean: cuando tu facturacion supera cierto nivel, casi todos los paises exigen darte de alta, anadir IVA a tus facturas y entregarlo a Hacienda. Por debajo de ese nivel normalmente no puedes cobrarlo.

El umbral, el tipo y las reglas cambian en cada pais, asi que no tomes como dogma una cifra de un companero de otro oficio u otro pais. Los principios que se cumplen casi en todas partes:

• Suele haber un umbral de alta. Cruzalo y el alta es obligatoria. Vigila tu facturacion movil para que nunca te pille por sorpresa, porque la obligacion puede empezar en el momento en que cruzas la linea, no a fin de ano.
• Estar dado de alta es cobrarlo y deducirlo. Una vez de alta anades IVA a lo que facturas, pero normalmente tambien puedes deducir el IVA de tus propias compras del negocio, los materiales y herramientas que compras. No es todo de ida.
• El IVA que recaudas no es tuyo. Eres un recaudador, no el dueno. Por eso justo el consejo 1 dice apartarlo por separado. Gastar el IVA recaudado es de las formas mas rapidas de que un negocio con mucho trabajo acabe en un problema serio.
• Muestralo bien en la factura. Una factura con IVA correcta suele necesitar tu numero de IVA, el tipo aplicado y la cuota de IVA bien visible. Billr te deja anadir una etiqueta y un tipo de impuesto configurables a las facturas, calculados sobre el total o por linea, mas una retencion opcional cuando tu mercado lo exige, de modo que el propio documento refleje bien el impuesto. Para la lista completa, mira que debe incluir una factura.

Si estas cerca del umbral, o dudas si darte de alta voluntariamente, esto es una conversacion con un asesor, no una suposicion. Equivocarse con el IVA sale caro de un modo en que equivocarse con casi todo lo demas no lo hace.

Consejo 5: declara y paga a tiempo, siempre

Hacienda es flexible con muchas cosas. Los plazos no son una de ellas. Declarar y pagar tarde suele acarrear recargos e intereses que crecen cuanto mas lo dejas, y suman estres ademas del coste. La buena noticia es que este consejo esta del todo en tu mano.

• Conoce tus fechas y ponlas en el calendario. Los plazos de presentacion y las fechas de pago son fijos y publicos. Pon recordatorios con mucha antelacion, no la noche antes, para que una semana cargada en obra nunca te cueste un recargo.
• No esperes al plazo para preparar. Si concilias tus registros cada mes, tu declaracion ya esta casi montada. El plazo pasa a ser un boton de enviar, no un proyecto de investigacion.
• Declara aunque no puedas pagar todo. En casi todos los sistemas, declarar a tiempo y pagar tarde se trata mejor que no declarar. Si el dinero aprieta de verdad, declara igualmente y habla con Hacienda sobre un aplazamiento. Esconderse solo lo empeora.
• Manten la hucha de impuestos llena. Aqui es donde rinde el consejo 1. Si has apartado el porcentaje todo el ano, pagar a tiempo es una transferencia, no un trauma.

Consejo 6: contrata a un asesor cualificado para todo lo que pase de lo basico

No querrias que un cliente hiciera su propia instalacion de gas con un video, y aqui pasa lo mismo al reves. Un buen asesor no es un gasto, es un multiplicador. Conoce los tipos, umbrales, plazos y deducciones exactos de tu pais, las cifras que este articulo no cita a proposito, y suele ahorrar al cliente mas de su honorario al deducir cosas que la gente pasa por alto y al evitar recargos.

No lo necesitas para todo. Muchos autonomos llevan el dia a dia ellos mismos y recurren al asesor para la declaracion anual, las decisiones sobre el alta de IVA y cualquier momento en que la cosa se complica: contratar gente, comprar una furgoneta a traves del negocio, cambiar de forma juridica o una carta de Hacienda que no entiendes. Cuanto mas limpios tus registros, mas barato su tiempo, porque revisa tu trabajo en vez de rehacerlo.

Aqui es justo donde el lado de ingresos de Billr se gana el sueldo. Tu asesor no quiere una bolsa de tickets. Quiere cifras limpias. Con Billr puedes sacar un informe de ingresos y un informe de trabajo de cualquier periodo y exportarlos para entregarlos directamente, de modo que la conversacion arranca desde cifras reales y no desde conjeturas.

Donde encaja Billr y donde no

Ten esto claro para montar el conjunto de herramientas adecuado. Billr no es software fiscal. No presenta tus impuestos, no calcula lo que debes ni controla tus gastos. Lo que hace es dominar el lado de los ingresos y las facturas con limpieza, que es donde empieza la mayoria del lio en epoca de impuestos.

• Facturas profesionales a partir del tiempo registrado, con una etiqueta y un tipo de impuesto o IVA configurables (sobre el total o por linea) y una retencion opcional, para que cada factura refleje bien el impuesto.
• Idioma por factura en 10 idiomas, util si facturas a clientes en mas de un pais.
• Un registro limpio y fechado de cada factura: quien pago, cuanto, cuando y como, que es la columna vertebral de tus registros de ingresos.
• Informes de ingresos y de trabajo exportables para entregar a tu asesor, en vez de reconstruir el ano de memoria.

Para controlar gastos, calcular impuestos y declarar usaras una hoja de calculo, software de contabilidad o tu asesor. Billr hace que el lado de los ingresos de ese cuadro sea sencillo, para que la epoca de impuestos tenga menos piezas en movimiento.

Preguntas frecuentes

Cuanto de cada cobro deberia apartar para impuestos?

Depende por completo de tu pais, tu nivel de ingresos y de si cobras IVA, asi que no hay cifra universal. Pide a un asesor un porcentaje que encaje con tu caso y, ante la duda, aparta de mas y no de menos. Un excedente a fin de ano es bienvenido, un deficit es un problema.

Que gastos puede deducir un autonomo del gremio?

Suelen ser herramientas y equipo, materiales, vehiculo de trabajo y combustible, ropa de trabajo y EPI, la parte de negocio de telefono y fibra, seguros, formacion y certificaciones, una parte razonable de oficina en casa y costes como software, comisiones bancarias y honorarios de asesoria. Si cada uno califica y en que medida depende de tus normas locales, asi que confirmalo y guarda cada recibo.

Cuando tengo que darme de alta de IVA?

Casi todos los paises exigen el alta cuando tu facturacion supera un umbral fijado, tras lo cual anades IVA a las facturas y lo entregas. El umbral y el tipo cambian en todas partes y con el tiempo, asi que consulta a tu administracion tributaria local o a un asesor en vez de fiarte de una cifra de otro pais.

Billr me hace los impuestos?

No. Billr no es software fiscal y no presenta impuestos ni controla gastos. Se ocupa del lado de los ingresos: facturas profesionales con una etiqueta y un tipo de impuesto o IVA configurables, e informes de ingresos y de trabajo que puedes exportar para tu asesor. Eso simplifica la epoca de impuestos, pero la presentacion en si es cosa tuya, de tu herramienta de contabilidad o de tu asesor.

Que pasa si declaro o pago tarde?

Casi todos los sistemas fiscales aplican recargos e intereses por declarar y pagar tarde, y crecen con el tiempo. Declarar a tiempo y acordar el pago suele tratarse mucho mejor que no declarar, asi que presenta siempre dentro del plazo aunque no puedas pagar toda la factura de golpe.

Puntos clave

• Aparta un porcentaje fijo de cada cobro, a una cuenta separada, el dia que entra, y trata cualquier IVA que recaudes como algo que nunca es tuyo.
• Deduce todos los gastos legitimos del negocio: herramientas, materiales, vehiculo y combustible, ropa de trabajo y EPI, telefono, seguros, formacion y una parte de oficina en casa, confirmados con tus normas locales.
• Guarda cada recibo y concilia cada mes para poder demostrar tus cifras y no perder ninguna deduccion.
• Date de alta y cobra el IVA correctamente al cruzar el umbral de tu pais, y muestralo bien en la factura.
• Declara y paga a tiempo para evitar recargos, y cuenta con un asesor para todo lo que pase de lo basico.
• Usa Billr para el lado de los ingresos: facturas limpias con la etiqueta de impuesto correcta e informes exportables para tu asesor. No es software fiscal.

La epoca de impuestos solo parece brutal cuando el dinero ya no esta y los registros son un caos. Arregla esas dos cosas y se convierte en administracion. Empieza por dejar impecable tu lado de ingresos: crea facturas profesionales a partir del tiempo registrado con la etiqueta de impuesto correcta y saca un informe cuando tu asesor lo pida. Hazlo bien y la unica sorpresa en epoca de impuestos sera lo poco estres que queda.