Steuertipps fuer Selbststaendige im Handwerk, die die Steuer fuerchten

Die Steuerzeit sollte ein Nicht-Ereignis sein. Wenn du Geld beim Verdienen zuruecklegst und deine Aufzeichnungen sauber haelst, ist der Bescheid nur eine Zahl, fuer die das Geld schon da ist. Wer die Steuer fuerchtet, gibt alles aus, was aufs Konto kommt, und gerat dann in Panik, wenn das Finanzamt sich meldet. Dieser Leitfaden gibt dir die praktischen Steuertipps fuer Selbststaendige im Handwerk, die das Ganze langweilig machen, und genau das willst du.

Wir behandeln die Gewohnheit, die den meisten Steuerstress loest (einen festen Prozentsatz von jeder Zahlung zuruecklegen), die Betriebsausgaben, die du meist absetzen kannst, wie du Aufzeichnungen fuehrst, die eine Pruefung ueberstehen, wann die Umsatzsteuer ins Spiel kommt, warum puenktliches Erklaeren und Zahlen zaehlt, und wo ein qualifizierter Steuerberater sein Honorar verdient. Zuerst ein wichtiger Hinweis.

Saetze, Schwellen, Fristen und Freibetraege sind in jedem Land anders und aendern sich. Dieser Artikel handelt von Grundsaetzen, nicht von Zahlen, denn das Publikum reicht vom Klempner in Manchester ueber den Elektriker in Madrid bis zum Bauunternehmer in Berlin. Fuer die genauen Zahlen, die fuer dich gelten, frag dein oertliches Finanzamt oder einen Steuerberater. Nimm alles hier als Denkweise, nicht als Regelwerk.

Tipp 1: Lege bei jeder Zahlung sofort einen Prozentsatz zurueck

Diese eine Gewohnheit nimmt die meiste Angst. Der Fehler fast jedes neuen Selbststaendigen ist, die ganze Zahlung als sein Geld zu behandeln. Ein Kunde zahlt eine Rechnung von 924 EUR, und es fuehlt sich nach 924 EUR zum Ausgeben an. Ist es nicht. Ein Teil gehoert dem Finanzamt, ein weiterer Teil womoeglich der Umsatzsteuer. Gibst du alles aus, leihst du dir Geld, das du schon schuldest.

Die Loesung ist mechanisch. Lege einen Prozentsatz fest und verschiebe diesen Anteil bei jeder Zahlung auf ein separates Konto, bevor du den Rest anruehrst. Mach es am selben Tag, an dem das Geld ankommt, dann fuehlt es sich nie wie deins an.

Eroeffne ein eigenes Steuerkonto. Ein zweites Bankkonto, am besten ohne Karte, damit das Steuergeld aus den Augen und aus der Versuchung ist.
Waehle einen Prozentsatz und bleib dabei. Die richtige Zahl haengt ganz von deinem Land, deiner Einkommenshoehe und davon ab, ob du auch Umsatzsteuer einziehst. Ein Steuerberater nennt dir in zehn Minuten eine sinnvolle Zahl fuer deinen Fall. Im Zweifel lieber mehr als weniger. Ein Ueberschuss am Jahresende ist eine schoene Ueberraschung, ein Fehlbetrag eine Krise.
Trenne die Umsatzsteuer, wenn du sie berechnest. Bist du umsatzsteuerpflichtig, ist die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen nie dein Geld. Du ziehst sie fuer das Finanzamt ein und fuehrst sie ab. Behandle sie ab der Sekunde des Eingangs als treuhaenderisch gehaltenes Geld, am besten auf einem eigenen Topf.
Stock nach grossen Auftraegen auf. Eine Kuechensanierung fuer 11.000 EUR erzeugt einen groesseren Steueranteil als ein Notdienst fuer 180 EUR. Verschiebe den Prozentsatz auf den tatsaechlichen Betrag, jedes Mal, dann rechnet es sich von selbst.

Mach das ein ganzes Jahr, und der Steuerbescheid trifft auf Geld, das schon wartet. Kein Kredit, keine Panik, keine Ratenzahlung. Der Bescheid wird zu einer Ueberweisung zwischen zwei Konten, die du schon kontrollierst.

Tipp 2: Kenne die Betriebsausgaben, die du meist absetzen kannst

Besteuert wird dein Gewinn, nicht dein Umsatz. Gewinn ist, was nach den legitimen Kosten des Handwerks bleibt. Jede echte Betriebsausgabe, die du erfasst, senkt den zu versteuernden Gewinn, sie zu vergessen heisst also, unnoetig Geld abzugeben. Die Kategorien unten setzen Handwerker am haeufigsten ab. Ob jede zaehlt und in welcher Hoehe, haengt von deinen oertlichen Regeln ab, also pruefe die Details, aber das sind die ueblichen Verdaechtigen.

Werkzeug und Geraete. Bohrmaschinen, Saegen, Pruefgeraete, Leitern, Geruest, Maschinenmiete. Kleineres Werkzeug ist oft eine direkte Ausgabe, groessere Geraete setzt man womoeglich anders ueber die Zeit ab. Frag, wie dein Land Anlageguter behandelt.
Material und Verbrauchsstoffe. Rohr, Kabel, Holz, Farbe, Befestigungen, Dichtmasse, Schleifmittel, alles, was du fuer den Auftrag kaufst. Fuer einen Auftrag gekauft, dann erfasst.
Firmenfahrzeug und Kraftstoff. Kosten fuer den Transporter, Kraftstoff, Wartung, Versicherung, Steuer und Reparaturen. Die meisten Laender lassen dich die private Nutzung herausrechnen, also bleib ehrlich und fuehre Aufzeichnungen.
Arbeitskleidung und PSA. Stiefel, Warnkleidung, Helm, Handschuhe, Gehoer- und Augenschutz, Kleidung mit deiner Marke. Echte Schutz- und Markenkleidung zaehlt meist. Alltagskleidung, die du auch privat tragen koenntest, meist nicht.
Telefon und Anschluss. Der betriebliche Anteil deines Handys und der Daten, plus Internet, wenn du die Buroarbeit von zu Hause machst.
Versicherungen. Betriebshaftpflicht, Werkzeugversicherung, Berufshaftpflicht und andere Policen, die du fuer legales und sicheres Arbeiten brauchst.
Fortbildung und Zertifikate. Eine Gas-, Elektro- oder Geruestberechtigung erneuern, Erste-Hilfe-Kurse und Handwerksqualifikationen, die dich aktuell und regelkonform halten.
Anteil Homeoffice. Wenn du Kalkulation, Rechnungen und Verwaltung von zu Hause machst, kann ein angemessener Anteil der Haushaltskosten absetzbar sein. Die Methode zur Berechnung des Anteils ist je nach Land sehr unterschiedlich, also lass das pruefen statt zu raten.
Software und Abos, Beraterhonorare, Bankgebuhren und Werbung. Die unglamourosen Kosten eines Betriebs. Das Honorar deines Beraters ist selbst meist eine absetzbare Ausgabe.

Die Faustregel ueberall: Ist eine Ausgabe wirklich und nur fuer den Betrieb, ist sie wahrscheinlich absetzbar. Ist sie teils privat, setzt du meist nur den betrieblichen Anteil ab. Und kannst du sie nicht belegen, kannst du sie nicht absetzen, was uns zu den Aufzeichnungen bringt.

Tipp 3: Bewahre jeden Beleg und eine saubere Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben

Eine Ausgabe, die du nicht belegen kannst, ist eine Ausgabe, die du nicht absetzen kannst. Das Finanzamt kann dich bitten, deine Zahlen zu untermauern, und "ich glaube, so viel war es fuer Material" ist keine Antwort. Gute Aufzeichnungen sind kein Selbstzweck. Sie sind das, was dir erlaubt, alles abzusetzen, was dir zusteht, und es zu beweisen, falls jemand fragt.

Das System muss nicht ausgefeilt sein. Es muss konsequent sein.

Erfasse jeden Beleg sofort. Fotografiere den Kassenbon an der Kasse, bevor er in der Latzhose durch die Waesche geht. Ein scharfes Foto reicht meist, das verblasste Original ueberlebt das Jahr selten.
Erfasse Einnahmen aus deinen Rechnungen. Jeder fertige Auftrag sollte eine Rechnung erzeugen, und jede Rechnung ist eine datierte, nummerierte Einnahmezeile. Das ist die Seite, die Billr fuer dich uebernimmt. Wenn du erfasste Zeit in eine professionelle Rechnung verwandelst und als bezahlt markierst, hast du einen sauberen Nachweis, wer zahlte, wie viel, wann, mit welcher Steuer und welcher Methode.
Trenne Betriebs- und Privatgeld. Lass Auftragszahlungen ein und Betriebskosten ueber ein eigenes Geschaeftskonto laufen. Dein Kontoauszug wird so zu einer fast vollstaendigen zweiten Kopie deiner Buecher, was dein Leben und das deines Beraters viel leichter macht.
Stimme monatlich ab. Einmal im Monat gleichst du Rechnungen und Belege mit der Bank ab. Zwanzig Minuten im Monat schlagen ein verlorenes Wochenende jedes Fruehjahr mit einer Schachtel zerknitterter Bons.
Bewahre Unterlagen so lange auf, wie das Gesetz verlangt. Die meisten Laender verlangen die Aufbewahrung fuer eine bestimmte Zahl von Jahren. Finde deine heraus und mach ein Backup, denn ein Handy in der Pfuetze sollte deine Nachweise nicht loeschen.

Willst du das komplette System fuer die Geldseite, passt unser Leitfaden zum Festlegen eines rentablen Stundensatzes gut dazu, denn Preis und Steuer sind die zwei Haelften davon, das Verdiente wirklich zu behalten.

Tipp 4: Verstehe die Umsatzsteuer und berechne sie richtig, wenn du musst

Die Umsatzsteuer, je nach Land BTW, IVA, MwSt, TVA oder GST genannt, ist der Teil, ueber den wachsende Betriebe stolpern. Das Prinzip ist gleich, auch wenn die Einzelheiten es nicht sind: Sobald dein Umsatz ein bestimmtes Niveau ueberschreitet, verlangen die meisten Laender, dass du dich registrierst, Umsatzsteuer auf deine Rechnungen setzt und sie ans Finanzamt abfuehrst. Darunter darfst du sie meist nicht berechnen.

Schwelle, Satz und Regeln sind in jedem Land anders, nimm also keine Zahl von einem Kollegen aus einem anderen Gewerk oder Land als Evangelium. Die Grundsaetze, die fast ueberall gelten:

Es gibt meist eine Registrierungsschwelle. Ueberschreite sie, und die Registrierung wird Pflicht. Beobachte deinen rollierenden Umsatz, damit er dich nie ueberrascht, denn die Pflicht kann im Moment des Ueberschreitens beginnen, nicht zum Jahresende.
Registriert heisst berechnen und zurueckholen. Einmal registriert, setzt du Umsatzsteuer auf das, was du berechnest, kannst aber meist auch die Umsatzsteuer auf deine eigenen betrieblichen Einkaeufe zuruckholen, das Material und Werkzeug, das du kaufst. Es ist keine Einbahnstrasse.
Die eingezogene Umsatzsteuer ist nicht deine. Du bist Einzieher, nicht Eigentuemer. Genau deshalb sagt Tipp 1, sie getrennt zurueckzulegen. Eingezogene Umsatzsteuer auszugeben ist einer der schnellsten Wege, wie ein gut ausgelasteter Betrieb in echte Schwierigkeiten geraet.
Zeige sie korrekt auf der Rechnung. Eine konforme Umsatzsteuerrechnung braucht meist deine Umsatzsteuer-ID, den angewandten Satz und den Steuerbetrag klar ausgewiesen. Billr laesst dich ein konfigurierbares Steuerlabel und einen Satz zu Rechnungen hinzufuegen, berechnet auf die Summe oder pro Position, plus eine optionale Quellensteuer, wo dein Markt sie verlangt, sodass das Dokument selbst die Steuer korrekt ausweist. Die komplette Liste findest du unter was auf eine Rechnung gehoert.

Bist du nahe an der Schwelle oder unsicher, ob du dich freiwillig registrieren sollst, ist das ein Gespraech mit einem Berater, keine Vermutung. Bei der Umsatzsteuer falsch zu liegen, kostet auf eine Weise, wie es bei fast allem anderen nicht der Fall ist.

Tipp 5: Erklaere und zahle puenktlich, jedes Mal

Das Finanzamt ist bei vielem entspannt. Bei Fristen nicht. Verspaetete Abgabe und Zahlung loesen meist Saeumniszuschlaege und Zinsen aus, die mit der Zeit wachsen, und verursachen Stress zusaetzlich zu den Kosten. Die gute Nachricht: Dieser Tipp liegt ganz in deiner Hand.

Kenne deine Termine und trag sie in den Kalender. Abgabefristen und Zahltermine sind fest und veroeffentlicht. Setze Erinnerungen weit im Voraus, nicht am Vorabend, damit eine volle Woche auf der Baustelle dich nie einen Zuschlag kostet.
Warte nicht bis zur Frist mit dem Vorbereiten. Sind deine Unterlagen monatlich abgestimmt, ist deine Erklaerung schon weitgehend fertig. Die Frist wird zum Sende-Knopf, nicht zum Forschungsprojekt.
Erklaere, auch wenn du nicht voll zahlen kannst. In den meisten Systemen wird puenktlich erklaeren und spaeter zahlen freundlicher behandelt als gar nicht erklaeren. Ist das Geld wirklich knapp, erklaere trotzdem und sprich mit dem Amt ueber eine Ratenzahlung. Sich zu verstecken macht es nur schlimmer.
Halte den Steuertopf gefuellt. Hier zahlt sich Tipp 1 aus. Hast du den Prozentsatz das ganze Jahr zurueckgelegt, ist puenktliches Zahlen eine Ueberweisung, kein Trauma.

Tipp 6: Hol dir einen qualifizierten Steuerberater fuer alles jenseits der Grundlagen

Du moechtest nicht, dass ein Kunde seine Gasinstallation nach einem Video macht, und umgekehrt gilt hier dasselbe. Ein guter Berater ist keine Ausgabe, er ist ein Multiplikator. Er kennt die genauen Saetze, Schwellen, Fristen und Freibetraege deines Landes, die Zahlen, die dieser Artikel bewusst nicht nennt, und spart Kunden oft mehr als sein Honorar, indem er Uebersehenes absetzt und sie vor Zuschlaegen bewahrt.

Du brauchst ihn nicht zwingend fuer alles. Viele Selbststaendige machen das Taegliche selbst und holen einen Berater fuer die Jahreserklaerung, Entscheidungen zur Umsatzsteuer-Registrierung und jeden Moment, in dem es komplizierter wird: Personal einstellen, einen Transporter ueber den Betrieb kaufen, die Rechtsform aendern oder ein Schreiben vom Finanzamt, das du nicht verstehst. Je sauberer deine Unterlagen, desto guenstiger seine Zeit, denn er prueft deine Arbeit, statt sie neu zu bauen.

Genau hier verdient die Einnahmenseite von Billr ihr Geld. Dein Berater will keine Tuete voller Bons. Er will saubere Zahlen. Mit Billr ziehst du einen Einnahmenbericht und einen Arbeitsbericht fuer jeden Zeitraum und exportierst sie zur direkten Uebergabe, sodass das Gespraech mit echten Zahlen startet statt mit Raten.

Wo Billr passt, und wo nicht

Sei dir hier klar, um die richtige Werkzeugkiste zu bauen. Billr ist keine Steuersoftware. Es erklaert nicht deine Steuern, berechnet nicht, was du schuldest, und erfasst nicht deine Ausgaben. Es haelt die Einnahmen- und Rechnungsseite sauber, und dort beginnt das meiste Steuerchaos.

Professionelle Rechnungen aus erfasster Zeit, mit konfigurierbarem Steuer- oder Umsatzsteuerlabel und Satz (auf die Summe oder pro Position) und optionaler Quellensteuer, sodass jede Rechnung die Steuer korrekt ausweist.
Sprache pro Rechnung in 10 Sprachen, praktisch, wenn du Kunden in mehr als einem Land abrechnest.
Ein sauberer, datierter Nachweis jeder Rechnung: wer zahlte, wie viel, wann und wie, das Rueckgrat deiner Einnahmenunterlagen.
Exportierbare Einnahmen- und Arbeitsberichte fuer deinen Berater, statt das Jahr aus dem Gedaechtnis zu rekonstruieren.

Fuer das Erfassen von Ausgaben, das Berechnen der Steuer und die Abgabe nutzt du eine Tabelle, eine Buchhaltungssoftware oder deinen Berater. Billr macht die Einnahmenseite dieses Bildes muehelos, damit die Steuerzeit weniger bewegliche Teile hat.

Haeufige Fragen

Wie viel von jeder Zahlung sollte ich fuer die Steuer zuruecklegen?

Das haengt ganz von deinem Land, deiner Einkommenshoehe und davon ab, ob du Umsatzsteuer berechnest, es gibt also keine universelle Zahl. Frag einen Berater nach einem Prozentsatz fuer deinen Fall und lege im Zweifel lieber mehr als weniger zurueck. Ein Ueberschuss am Jahresende ist willkommen, ein Fehlbetrag ein Problem.

Welche Betriebsausgaben kann ein selbststaendiger Handwerker absetzen?

Haeufig Werkzeug und Geraete, Material, Firmenfahrzeug und Kraftstoff, Arbeitskleidung und PSA, der betriebliche Anteil von Telefon und Internet, Versicherungen, Fortbildung und Zertifikate, ein angemessener Homeoffice-Anteil und Kosten wie Software, Bankgebuhren und Beraterhonorare. Ob jede zaehlt und in welcher Hoehe, haengt von deinen oertlichen Regeln ab, also bestaetige sie und bewahre jeden Beleg.

Wann muss ich mich fuer die Umsatzsteuer registrieren?

Die meisten Laender verlangen die Registrierung, sobald dein Umsatz eine festgelegte Schwelle ueberschreitet, danach setzt du Umsatzsteuer auf Rechnungen und fuehrst sie ab. Schwelle und Satz sind ueberall anders und aendern sich, frag also dein oertliches Finanzamt oder einen Berater, statt dich auf eine Zahl aus einem anderen Land zu verlassen.

Macht Billr meine Steuern?

Nein. Billr ist keine Steuersoftware und erklaert keine Steuern und erfasst keine Ausgaben. Es uebernimmt die Einnahmenseite: professionelle Rechnungen mit konfigurierbarem Steuer- oder Umsatzsteuerlabel und Satz sowie exportierbare Einnahmen- und Arbeitsberichte fuer deinen Berater. Das macht die Steuerzeit einfacher, aber die Abgabe selbst ist Sache von dir, deinem Buchhaltungswerkzeug oder deinem Berater.

Was passiert, wenn ich zu spaet erklaere oder zahle?

Die meisten Steuersysteme erheben Zuschlaege und Zinsen fuer verspaetete Abgabe und Zahlung, und sie wachsen mit der Zeit. Puenktlich erklaeren und die Zahlung zu regeln wird meist weit besser behandelt als gar nicht zu erklaeren, gib also immer fristgerecht ab, auch wenn du nicht den ganzen Betrag auf einmal zahlen kannst.

Wichtige Erkenntnisse

Lege bei jeder Zahlung einen festen Prozentsatz zurueck, auf ein separates Konto, am Tag des Eingangs, und behandle jede eingezogene Umsatzsteuer als nie deine.
Setze jede legitime Betriebsausgabe ab: Werkzeug, Material, Fahrzeug und Kraftstoff, Arbeitskleidung und PSA, Telefon, Versicherungen, Fortbildung und einen Homeoffice-Anteil, bestaetigt mit deinen oertlichen Regeln.
Bewahre jeden Beleg und stimme monatlich ab, damit du deine Zahlen beweisen und keinen Abzug verlieren kannst.
Registriere dich und berechne die Umsatzsteuer korrekt, sobald du die Schwelle deines Landes ueberschreitest, und weise sie richtig auf der Rechnung aus.
Erklaere und zahle puenktlich, um Zuschlaege zu vermeiden, und hol dir einen Berater fuer alles jenseits der Grundlagen.
Nutze Billr fuer die Einnahmenseite: saubere Rechnungen mit dem richtigen Steuerlabel und exportierbare Berichte fuer deinen Berater. Es ist keine Steuersoftware.

Die Steuerzeit fuehlt sich nur brutal an, wenn das Geld weg und die Unterlagen ein Chaos sind. Behebe diese zwei Dinge, und es wird zu Verwaltung. Beginne damit, deine Einnahmenseite makellos zu machen: erstelle professionelle Rechnungen aus erfasster Zeit mit dem richtigen Steuerlabel und zieh einen Bericht, wann immer dein Berater fragt. Mach das richtig, und die einzige Ueberraschung zur Steuerzeit ist, wie wenig Stress uebrig bleibt.