Dicas de impostos para autonomos da construcao que temem o fisco

A epoca dos impostos devia ser um nao-evento. Se separa dinheiro a medida que recebe e mantem os registos em ordem, a nota e apenas um valor para o qual ja tem o dinheiro. Os autonomos que a temem sao os que gastam tudo o que cai na conta e depois entram em panico quando o fisco bate a porta. Este guia da-lhe as dicas de impostos para autonomos da construcao que tornam tudo aborrecido, que e exatamente o que quer.

Vamos ver o habito que resolve a maior parte do stress fiscal (separar uma percentagem fixa de cada recebimento), as despesas do negocio que costuma poder deduzir, como manter registos que aguentem uma inspecao, quando entra o IVA, porque importa declarar e pagar a tempo, e onde um contabilista qualificado vale o seu honorario. Primeiro, um aviso importante.

Taxas, limiares, prazos e deducoes variam em cada pais e mudam com o tempo. Este artigo fala de principios, nao de numeros, porque o publico vai do canalizador em Manchester ao eletricista em Madrid e ao construtor em Berlim. Para os numeros exatos que se lhe aplicam, consulte a sua autoridade tributaria local ou um contabilista. Encare tudo isto como uma forma de pensar, nao como um regulamento.

Dica 1: separe uma percentagem de cada recebimento assim que entra

Este unico habito tira a maior parte do medo. O erro de quase todo o novo autonomo e tratar o recebimento inteiro como seu. Um cliente paga uma fatura de 924 EUR e parecem 924 EUR para gastar. Nao sao. Uma parte e do fisco, e outra parte pode ser do IVA. Gaste tudo e estara a pedir emprestado dinheiro que ja deve.

A solucao e mecanica. Decida uma percentagem e mova essa parte para uma conta separada sempre que recebe, antes de tocar no resto. Faca-o no mesmo dia em que o dinheiro entra, assim nunca chega a parecer seu.

Abra uma conta dedicada aos impostos. Uma segunda conta bancaria, de preferencia sem cartao, para que o dinheiro dos impostos fique fora de vista e da tentacao.
Escolha uma percentagem e cumpra-a. O numero certo depende inteiramente do seu pais, do seu nivel de rendimento e de se tambem cobra IVA. Um contabilista diz-lhe um numero sensato para o seu caso em dez minutos. Na duvida, separe mais do que menos. Um excedente no fim do ano e uma boa surpresa, uma falta e uma crise.
Separe o IVA se o cobra. Se esta registado em IVA, o IVA que junta as faturas nunca e o seu dinheiro. Cobra-o em nome do fisco e entrega-o. Trate-o como dinheiro retido desde o segundo em que chega, idealmente numa conta propria.
Reforce apos os trabalhos grandes. Uma remodelacao de cozinha de 11.000 EUR cria uma parte fiscal maior do que uma assistencia de 180 EUR. Mova a percentagem sobre o valor real, sempre, e as contas fecham sozinhas.

Faca isto um ano inteiro e a nota de imposto chega para encontrar o dinheiro ja a espera. Sem emprestimo, sem panico, sem plano de pagamento. A nota torna-se uma transferencia entre duas contas que ja controla.

Dica 2: conheca as despesas que costuma poder deduzir

E tributado sobre o seu lucro, nao sobre a faturacao. Lucro e o que sobra apos os custos legitimos do oficio. Cada despesa real do negocio que regista reduz o lucro tributado, por isso perde-las e entregar dinheiro que nao era preciso. As categorias abaixo sao as que os profissionais da construcao mais deduzem. Se cada uma qualifica, e em que medida, depende das suas regras locais, por isso confirme os detalhes, mas estes sao os suspeitos do costume.

Ferramentas e equipamento. Berbequins, serras, testadores, escadas, andaimes, aluguer de maquinas. As ferramentas pequenas sao muitas vezes uma despesa direta, enquanto o equipamento maior pode deduzir-se de outra forma ao longo do tempo. Pergunte como o seu pais trata os bens de investimento.
Materiais e consumiveis. Tubo, cabo, madeira, tinta, parafusaria, vedante, abrasivos, tudo o que compra para o trabalho. Se comprou para uma obra, registe.
Veiculo de trabalho e combustivel. Custos da carrinha, combustivel, manutencao, seguro, imposto e reparacoes. A maioria dos paises obriga-o a separar o uso pessoal, por isso seja honesto e guarde os registos.
Roupa de trabalho e EPI. Botas, alta visibilidade, capacete, luvas, protecao auditiva e ocular, farda com a sua marca. O equipamento de protecao e a roupa de marca costumam qualificar. A roupa comum que poderia usar fora da obra normalmente nao.
Telefone e ligacao. A parte de negocio do telemovel e dos dados, mais a internet se faz a parte administrativa em casa.
Seguros. Responsabilidade civil, cobertura de ferramentas, responsabilidade profissional e outras apolices que precisa para trabalhar de forma legal e segura.
Formacao e certificacao. Renovar uma carteira de gas, eletricidade ou andaimes, cursos de primeiros socorros e qualificacoes do oficio que o mantem atualizado e em regra.
Parte de escritorio em casa. Se faz orcamentos, faturas e administracao em casa, uma parte razoavel dos custos da casa pode ser deduzivel. O metodo para calcular essa parte varia muito de pais para pais, por isso mande verificar este ponto em vez de adivinhar.
Software e subscricoes, honorarios de contabilidade, encargos bancarios e publicidade. Os custos pouco glamorosos de um negocio. O que paga ao contabilista costuma ser, em si, uma despesa deduzivel.

A regra de ouro em tudo isto: se um custo e mesmo e so para o negocio, e provavelmente deduzivel. Se for em parte pessoal, costuma deduzir so a parte do negocio. E se nao o consegue provar, nao o pode deduzir, o que nos leva aos registos.

Dica 3: guarde cada recibo e um registo limpo de receitas e despesas

Uma despesa que nao consegue comprovar e uma despesa que nao pode deduzir. O fisco pode pedir-lhe que sustente os seus numeros, e "acho que gastei mais ou menos isso em material" nao e resposta. Bons registos nao sao burocracia por capricho. Sao o que lhe permite deduzir tudo o que lhe e devido e prova-lo se alguem perguntar.

O sistema nao precisa de ser sofisticado. Precisa de ser consistente.

Capture cada recibo de imediato. Fotografe o talao na caixa antes que passe pela maquina dentro do fato-macaco. Uma foto nitida costuma chegar, o papel desbotado raramente sobrevive ao ano.
Registe as receitas a partir das faturas. Cada trabalho concluido devia gerar uma fatura, e cada fatura e uma linha de receita datada e numerada. Este e o lado de que o Billr trata por si. Quando transforma o tempo registado numa fatura profissional e a marca como paga, tem um registo limpo de quem pagou, quanto, quando, o imposto aplicado e o metodo usado.
Mantenha o dinheiro do negocio separado do pessoal. Faca passar os recebimentos dos trabalhos e os custos do oficio por uma conta dedicada ao negocio. O seu extrato torna-se assim uma segunda copia quase completa das suas contas, o que facilita a sua vida e a do contabilista.
Reconcilie todos os meses. Uma vez por mes, faca bater faturas e recibos com o banco. Vinte minutos por mes valem mais que um fim de semana perdido todas as primaveras com uma caixa de talões amarrotados.
Guarde os registos pelo tempo que a lei exige. A maioria dos paises obriga-o a manter os registos um certo numero de anos. Descubra o seu e faca uma copia, porque um telemovel numa poca nao devia apagar as suas provas.

Se quer o sistema completo para dominar o lado do dinheiro, o nosso guia para definir uma tarifa horaria rentavel combina bem com este, porque preco e impostos sao as duas metades de ficar mesmo com o que ganha.

Dica 4: entenda o IVA e cobre-o corretamente quando deve

O IVA, conhecido como BTW, IVA, MwSt, TVA ou GST conforme onde trabalha, e a parte que faz tropecar os negocios em crescimento. O principio e constante mesmo que os detalhes nao sejam: quando a sua faturacao passa certo nivel, a maioria dos paises exige que se registe, junte IVA as faturas e o entregue ao fisco. Abaixo desse nivel normalmente nao o pode cobrar.

O limiar, a taxa e as regras mudam em cada pais, por isso nao tome como evangelho um numero de um colega de outro oficio ou outro pais. Os principios validos quase em todo o lado:

Costuma haver um limiar de registo. Atravesse-o e o registo torna-se obrigatorio. Vigie a sua faturacao movel para que nunca o apanhe de surpresa, porque a obrigacao pode comecar no momento em que passa a linha, nao no fim do ano.
Registado significa cobra-lo e recupera-lo. Uma vez registado junta IVA ao que fatura, mas costuma tambem poder recuperar o IVA das suas proprias compras de negocio, os materiais e ferramentas que compra. Nao e tudo num sentido.
O IVA que cobra nao e seu. E um cobrador, nao o dono. E exatamente por isso que a dica 1 diz para o separar a parte. Gastar o IVA cobrado e das formas mais rapidas de um negocio muito ocupado acabar num problema serio.
Mostre-o corretamente na fatura. Uma fatura com IVA conforme costuma precisar do seu numero de IVA, da taxa aplicada e do valor de IVA bem visivel. O Billr deixa-o juntar as faturas uma etiqueta e uma taxa de imposto configuraveis, calculadas sobre o total ou por linha, mais uma retencao opcional onde o seu mercado a exige, para que o proprio documento indique bem o imposto. Para a lista completa, veja o que incluir numa fatura.

Se esta perto do limiar, ou na duvida se deve registar-se voluntariamente, isto e uma conversa com um contabilista, nao um palpite. Errar no IVA sai caro de um modo que errar em quase tudo o resto nao sai.

Dica 5: declare e pague a tempo, sempre

O fisco e flexivel em muitas coisas. Os prazos nao sao uma delas. Declarar e pagar tarde costuma desencadear coimas e juros que crescem quanto mais adia, e somam stress ao custo. A boa noticia: esta dica esta totalmente nas suas maos.

Conheca as suas datas e ponha-as no calendario. Os prazos de declaracao e as datas de pagamento sao fixos e publicos. Ponha lembretes com muita antecedencia, nao na vespera, para que uma semana cheia na obra nunca lhe custe uma coima.
Nao espere pelo prazo para preparar. Se reconcilia os registos todos os meses, a sua declaracao ja esta quase montada. O prazo passa a ser um botao de enviar, nao um projeto de investigacao.
Declare mesmo que nao possa pagar tudo. Na maioria dos sistemas, declarar a tempo e pagar tarde e tratado melhor do que nao declarar de todo. Se o dinheiro aperta a serio, declare na mesma e fale com o fisco sobre um plano de pagamento. Esconder-se so piora.
Mantenha o mealheiro dos impostos cheio. Aqui compensa a dica 1. Se separou a percentagem o ano inteiro, pagar a tempo e uma transferencia, nao um trauma.

Dica 6: tenha um contabilista qualificado para tudo alem do basico

Nao quereria que um cliente fizesse a sua propria instalacao de gas com um video, e aqui vale o inverso. Um bom contabilista nao e uma despesa, e um multiplicador. Conhece as taxas, limiares, prazos e deducoes exatas do seu pais, os numeros que este artigo de proposito nao cita, e costuma poupar ao cliente mais do que o seu honorario ao deduzir coisas que as pessoas esquecem e ao evitar coimas.

Nao precisa dele para tudo. Muitos autonomos tratam do dia a dia sozinhos e chamam um contabilista para a declaracao anual, as decisoes de registo de IVA e qualquer momento em que as coisas ficam mais complicadas: contratar pessoal, comprar uma carrinha atraves do negocio, mudar de forma juridica ou uma carta do fisco que nao percebe. Quanto mais limpos os seus registos, mais barato o tempo dele, porque verifica o seu trabalho em vez de o refazer.

E exatamente aqui que o lado das receitas do Billr ganha o seu salario. O seu contabilista nao quer um saco de talões. Quer numeros limpos. Com o Billr pode tirar um relatorio de receitas e um relatorio de trabalho para qualquer periodo e exporta-los para entregar diretamente, para que a conversa comece a partir de numeros reais e nao de suposicoes.

Onde o Billr se encaixa, e onde nao

Seja claro nisto para montar o conjunto de ferramentas certo. O Billr nao e software fiscal. Nao entrega os seus impostos, nao calcula o que deve nem regista as suas despesas. O que faz e tratar com limpeza do lado das receitas e faturas, onde comeca a maior parte da confusao da epoca de impostos.

Faturas profissionais a partir do tempo registado, com etiqueta e taxa de imposto ou IVA configuraveis (sobre o total ou por linha) e uma retencao opcional, para que cada fatura indique bem o imposto.
Idioma por fatura em 10 idiomas, util se fatura clientes em mais de um pais.
Um registo limpo e datado de cada fatura: quem pagou, quanto, quando e como, a espinha dorsal dos seus registos de receitas.
Relatorios de receitas e de trabalho exportaveis para entregar ao contabilista, em vez de reconstruir o ano de memoria.

Para registar despesas, calcular o imposto e declarar, vai usar uma folha de calculo, software de contabilidade ou o seu contabilista. O Billr torna o lado das receitas desse quadro sem esforco, para que a epoca de impostos tenha menos pecas em movimento.

Perguntas frequentes

Quanto de cada recebimento devo separar para impostos?

Depende inteiramente do seu pais, do seu nivel de rendimento e de se cobra IVA, por isso nao ha numero universal. Peca a um contabilista uma percentagem adequada ao seu caso e, na duvida, separe mais do que menos. Um excedente no fim do ano e bem-vindo, uma falta e um problema.

Que despesas pode deduzir um autonomo da construcao?

Costumam ser ferramentas e equipamento, materiais, veiculo de trabalho e combustivel, roupa de trabalho e EPI, a parte de negocio do telefone e internet, seguros, formacao e certificacao, uma parte razoavel de escritorio em casa e custos como software, encargos bancarios e honorarios de contabilidade. Se cada um qualifica e em que medida depende das suas regras locais, por isso confirme-as e guarde cada recibo.

Quando tenho de me registar no IVA?

A maioria dos paises exige o registo quando a sua faturacao passa um limiar fixado, apos o qual junta IVA as faturas e o entrega. O limiar e a taxa diferem em todo o lado e mudam com o tempo, por isso consulte a sua autoridade tributaria local ou um contabilista em vez de confiar num numero de outro pais.

O Billr faz os meus impostos?

Nao. O Billr nao e software fiscal e nao entrega impostos nem regista despesas. Trata do lado das receitas: faturas profissionais com etiqueta e taxa de imposto ou IVA configuraveis, e relatorios de receitas e de trabalho que pode exportar para o contabilista. Isso simplifica a epoca de impostos, mas a entrega em si e sua, da sua ferramenta de contabilidade ou do seu contabilista.

O que acontece se declarar ou pagar tarde?

A maioria dos sistemas fiscais cobra coimas e juros por declaracao e pagamento tardios, e crescem com o tempo. Declarar a tempo e combinar o pagamento costuma ser tratado muito melhor do que nao declarar, por isso entregue sempre dentro do prazo mesmo que nao possa pagar a nota toda de uma vez.

Pontos-chave

Separe uma percentagem fixa de cada recebimento, para uma conta separada, no dia em que entra, e trate qualquer IVA que cobre como algo que nunca e seu.
Deduza cada despesa legitima do negocio: ferramentas, materiais, veiculo e combustivel, roupa de trabalho e EPI, telefone, seguros, formacao e uma parte de escritorio em casa, confirmadas com as suas regras locais.
Guarde cada recibo e reconcilie todos os meses para poder provar os seus numeros e nao perder nenhuma deducao.
Registe-se e cobre o IVA corretamente ao passar o limiar do seu pais, e mostre-o bem na fatura.
Declare e pague a tempo para evitar coimas, e tenha um contabilista para tudo alem do basico.
Use o Billr para o lado das receitas: faturas limpas com a etiqueta de imposto certa e relatorios exportaveis para o contabilista. Nao e software fiscal.

A epoca de impostos so parece brutal quando o dinheiro ja foi e os registos sao um caos. Resolva essas duas coisas e torna-se administracao. Comece por deixar impecavel o seu lado das receitas: crie faturas profissionais a partir do tempo registado com a etiqueta de imposto certa e tire um relatorio sempre que o contabilista pedir. Faca isso bem e a unica surpresa na epoca de impostos sera o pouco stress que sobra.