Vous n'etes pas devenu plombier, electricien ou macon pour faire de la paperasse. Mais la comptabilite de votre petite entreprise fait la difference entre un metier qui gagne de l'argent sans bruit et un autre qui boite de facture en facture, panique au moment des impots et ne sait jamais vraiment s'il s'en sort. La bonne nouvelle : vous n'avez pas besoin d'un diplome de comptable ni d'un systeme complique. Il vous faut un dispositif minimal viable qui vous evite les ennuis et vous donne vos chiffres, en vingt minutes par mois.
Ce guide expose exactement cela : separez votre argent, enregistrez chaque euro qui entre et qui sort, mettez l'impot de cote au fur et a mesure que vous gagnez, conservez vos documents le nombre d'annees impose par la loi, rapprochez ce qui est paye de ce qui reste du et passez tout en revue une fois par mois. Nous serons aussi honnetes sur la place de Billr et ses limites, pour que vous construisiez la bonne boite a outils au lieu d'attendre qu'une seule appli fasse tout.
Pourquoi la comptabilite compte meme si vous la detestez
Trois raisons, aucune facultative. D'abord, l'administration fiscale attend des documents exacts, et "j'ai perdu les recus" n'est pas une defense quand elle demande. Ensuite, vous ne pouvez pas chiffrer un chantier correctement si vous ignorez ce qu'il vous a vraiment coute l'an dernier. Enfin, la tresorerie tue plus de metiers que le mauvais travail : vous pouvez etre occupe et rentable sur le papier et tout de meme manquer d'argent parce que vous n'avez jamais separe l'impot que vous devez de la tresorerie sur le compte.
La comptabilite, c'est juste l'habitude de noter ce qui s'est passe avec l'argent pour que le vous futur, votre comptable et le fisc voient tous la verite. Faite peu et souvent, elle prend quelques minutes. Repoussee jusqu'a ce que la boite a recus deborde, elle devient un week-end de misere et d'approximations.
Le systeme comptable minimal viable en six parties
Voici le systeme entier. Maitrisez ces six points et vous etes devant la plupart des artisans solo.
1. Separez l'argent de l'entreprise de l'argent personnel
C'est la base, et c'est celle que la plupart sautent. Ouvrez un compte bancaire dedie a l'entreprise et faites passer chaque paiement de chantier en entree et chaque depense pro en sortie par lui. Arretez de payer le gazole avec la carte des courses de la semaine.
Pourquoi c'est si important : quand l'argent pro et perso se melangent, vous ne pouvez pas savoir ce que l'entreprise a gagne ou depense sans demeler des mois de releves ligne par ligne. Separez-les et le releve de votre compte pro devient a lui seul un enregistrement quasi complet de votre activite. Payez-vous en virant un salaire ou un prelevement du compte pro vers le perso, un jour fixe, pour que meme votre propre paie soit une ligne propre et tracable.
2. Enregistrez toutes les recettes
Chaque chantier termine devrait produire une facture, et chaque facture est une ligne dans votre registre de recettes. C'est la partie que Billr gere pour vous. Quand vous transformez le temps suivi en facture professionnelle et la marquez payee, vous avez cree un enregistrement date et numerote de l'argent gagne, avec le client, le montant, la taxe et le mode de paiement, tout capture.
La discipline est simple : aucun travail ne reste sans facture et aucun chantier en especes sans enregistrement. Un deplacement a 180 EUR paye en especes est une recette exactement comme une renovation de salle de bain a 4 200 EUR payee par carte. Si ce n'est pas sur une facture, ca n'existe pas dans vos livres, et le liquide non declare, c'est ainsi que de bons artisans finissent dans des ennuis qu'ils n'avaient jamais prevus.
3. Enregistrez toutes les depenses avec les justificatifs
Chaque cout pour faire tourner l'activite va du cote des depenses, et chacun a besoin d'un recu ou d'une facture pour le justifier. Les grandes categories pour un artisan :
- Materiaux des negoces et fournisseurs, y compris les trois reappros que vous avez oublies.
- Carburant et frais de vehicule : gazole, entretien, assurance, le leasing du fourgon.
- Outils et equipement, d'une scie cloche a 12 EUR a un perforateur SDS a 900 EUR.
- Sous-traitants : le platrier venu une journee, l'electricien qui a valide le tableau.
- Frais generaux : telephone, assurance, logiciels, honoraires du comptable, publicite, vetements de travail.
Prenez en photo chaque recu des qu'il atterrit dans votre main, avant qu'il ne se transforme en bouillie au fond du fourgon. La plupart des administrations acceptent desormais une photo numerique nette, donc un dossier sur le telephone vaut mieux qu'une boite a gants pleine de papier delave. La regle : si vous n'auriez pas honte de le montrer a un controleur, c'est un document ; si c'est une supposition, c'est un risque.
4. Mettez l'impot et la TVA de cote au fur et a mesure
L'erreur la plus douloureuse dans un petit metier, c'est de depenser de l'argent qui n'a jamais ete le votre. Quand un client vous paie, une partie de ce paiement appartient au fisc : l'impot sur votre benefice et, si vous etes assujetti, la TVA que vous avez facturee en plus de votre prix.
N'attendez pas que l'avis arrive. Chaque fois que vous etes paye, virez un pourcentage directement sur un compte d'epargne dedie a l'impot. Une regle de depart simple pour beaucoup d'independants est de mettre 25 a 30 % du benefice de cote pour l'impot, et si vous etes assujetti, l'integralite de la part TVA en plus. Sur une facture de 4 200 EUR avec 20 % de TVA, 700 EUR de ce montant sont de la TVA que vous detenez simplement pour l'Etat, pas une recette. Traitez-la comme la sienne des la seconde ou elle arrive et vous ne ferez jamais face a un impot impayable.
5. Conservez vos documents le nombre d'annees impose
Vous ne pouvez pas jeter les factures de l'an dernier quand la nouvelle annee commence. L'administration impose de conserver les documents un nombre fixe d'annees au cas ou elle controle, et la duree varie selon le pays : c'est souvent de cinq a dix ans, voire plus. Par securite, gardez tout au moins six ans sauf si votre comptable vous dit que votre pays exige moins.
Cela signifie factures, recus, releves bancaires et vos enregistrements de ce qui a ete paye et quand. Les copies numeriques conviennent dans la plupart des juridictions et sont bien plus faciles a garder que le papier. Depuis Billr, vous pouvez exporter vos rapports de recettes et de travail et enregistrer un PDF de chaque facture, ainsi votre cote recettes est archive et consultable au lieu d'etre eparpille.
6. Rapprochez paye et du, et passez en revue chaque mois
Rapprocher, c'est faire correspondre vos enregistrements a la realite : quelles factures ont reellement ete payees et lesquelles restent dues. Une facture marquee payee dans vos livres mais jamais reellement encaissee est un trou dans vos comptes et votre tresorerie.
Billr vous le signale. Chaque facture porte un statut, les factures en retard sont signalees automatiquement et le tableau de bord affiche votre solde total du. Une fois par mois, asseyez-vous et faites la boucle : confirmez que chaque facture "payee" est bien arrivee sur le compte pro, relancez les retards, classez les recus du mois, virez l'argent de l'impot et jetez un oeil a vos rapports. Vingt minutes, une fois par mois, et vous n'etes jamais a plus de trente jours de savoir exactement ou vous en etes.
La place de Billr, et ses limites
Voici la partie honnete, car ajuster le bon outil au bon travail est deja de la bonne comptabilite. Billr est votre registre de facturation et de recettes. C'est le cote recettes de vos livres, fait correctement :
- Le temps suivi devient des factures professionnelles, donc le travail facturable est capture au taux que vous avez applique.
- Les factures marquees payees ou impayees vous donnent un registre de recettes propre et date, avec signalement des retards.
- Les rapports de recettes et de travail exportables montrent le chiffre par client et par periode pour votre comptable ou vos archives.
- Les details de paiement sont enregistres : quand une facture a ete payee, le prestataire utilise, le montant et la devise recus et les identifiants de reference, soit exactement ce que vous rapprochez avec votre banque.
Ce que Billr n'est pas, c'est un logiciel comptable complet, et pretendre le contraire vous menerait a l'echec. Billr ne tient pas de registre des depenses, ne se connecte pas a votre banque pour rapprocher automatiquement un releve, et ne depose pas votre declaration d'impots. Pour le cote depenses, le rapprochement bancaire et la declaration, il vous faut toujours un outil comptable dedie ou un comptable.
La repartition nette du travail : Billr possede "qu'ai-je gagne et est-ce paye", et alimente ces donnees de recettes propres vers ce qui gere "qu'ai-je depense et que dois-je au fisc". Faites dialoguer ces deux moities et votre comptabilite est vraiment sous controle. Si vous affinez encore vos prix, bien chiffrer le travail commence par savoir comment fixer votre taux horaire pour que le cote recettes vaille la peine d'etre enregistre.
Une routine mensuelle simple
Bloquez un creneau recurrent de vingt minutes dans l'agenda, le dernier vendredi du mois, et deroulez cette liste a chaque fois :
- Facturez tout ce qui est en attente. Transformez le temps suivi du mois en factures pour qu'aucun travail ne passe a la trappe.
- Rapprochez. Verifiez que chaque facture "payee" est bien arrivee sur le compte pro, et signalez les retards a relancer. Des delais de paiement clairs facilitent beaucoup les choses, il est donc utile de comprendre comment fonctionnent les delais de paiement des factures.
- Classez les depenses. Assurez-vous que chaque recu du mois est photographie et range dans votre outil de depenses.
- Virez l'argent de l'impot. Transferez votre pourcentage d'impot et de TVA sur le compte d'epargne dedie.
- Examinez les chiffres. Jetez un oeil a votre rapport de recettes : qu'avez-vous encaisse, qui vous doit, comment cela se compare au mois dernier.
FAQ
Ai-je besoin d'un comptable si je tiens ma propre comptabilite ?
Pour la plupart des metiers, oui, au moins une fois par an. Une bonne comptabilite quotidienne (separer l'argent, enregistrer recettes et depenses, epargner pour l'impot) rend le travail du comptable moins cher et plus rapide, mais un professionnel gerera votre declaration, reperera des deductions que vous avez ratees et vous gardera en regle. Voyez votre comptabilite comme nourrir le comptable en donnees propres, pas comme le remplacer.
Billr peut-il faire toute ma comptabilite ?
Non, et il ne le pretend pas. Billr gere votre cote recettes : facturer depuis le temps suivi, marquer les factures payees ou impayees, enregistrer les details de paiement et exporter les rapports de recettes et de travail. Il ne tient pas de registre des depenses, ne rapproche pas un releve bancaire et ne depose pas les impots. Associez-le a un outil comptable dedie ou a un comptable pour le cote depenses et la declaration.
Combien dois-je mettre de cote pour l'impot ?
Cela depend de votre pays et de votre benefice, mais un point de depart sur et courant pour les independants est 25 a 30 % du benefice pour l'impot, plus l'integralite de la part TVA si vous etes assujetti. Demandez a votre comptable le bon pourcentage pour votre situation, puis virez-le des que vous etes paye pour qu'il ne soit jamais depense par accident.
Combien de temps dois-je conserver mes documents ?
Cela varie selon le pays, souvent de cinq a dix ans et parfois plus. Par securite, gardez tout au moins six ans : factures, recus, releves bancaires et justificatifs de paiement. Les copies numeriques sont acceptees presque partout, donc archivez des PDF et des photos plutot que d'accumuler du papier.
Quelle est la facon la plus simple de demarrer si je suis en retard ?
Ouvrez un compte pro dedie aujourd'hui et faites tout passer par lui desormais. Vous ne reparerez pas le passe du jour au lendemain, mais un compte propre des maintenant vous donne un enregistrement quasi complet sans effort supplementaire. Ensuite facturez tout, gardez chaque recu et reservez une seance avec un comptable pour ranger l'arriere.
Points cles
- Separez l'argent pro et perso avec un compte pro dedie pour que votre releve soit un enregistrement quasi complet.
- Enregistrez toutes les recettes (vos factures) et toutes les depenses (materiaux, carburant, outils, sous-traitants) avec les justificatifs, photographies aussitot.
- Mettez l'impot et la TVA de cote chaque fois que vous etes paye, sur un compte separe, pour que la part du fisc ne soit jamais depensee.
- Conservez les documents le nombre d'annees impose (par securite, six) et rapprochez paye et du chaque mois.
- Billr est votre registre de recettes et de facturation, pas un logiciel comptable complet : pas de registre des depenses, pas de rapprochement bancaire, pas de declaration, donc associez-le a un outil comptable ou a un comptable.
La comptabilite n'a pas a etre un week-end perdu avec une boite a recus. Construisez le systeme minimal viable, gerez-le vingt minutes par mois et laissez Billr tenir le cote recettes proprement. Voyez comment Billr transforme votre temps suivi en factures et en un registre de recettes net, puis confiez ces donnees propres a votre comptable et cessez de redouter la periode des impots.