Voce nao se tornou canalizador, eletricista ou pedreiro para fazer papelada. Mas a contabilidade do seu pequeno negocio e a diferenca entre um oficio que ganha dinheiro em silencio e outro que coxeia de fatura em fatura, entra em panico na altura dos impostos e nunca sabe ao certo se esta a ganhar. A boa noticia: nao precisa de um curso de contabilidade nem de um sistema complicado. Precisa de uma montagem minima viavel que o mantenha fora de problemas e lhe diga os seus numeros, gerida em vinte minutos por mes.
Este guia expoe exatamente isso: separe o seu dinheiro, registe cada euro que entra e sai, guarde imposto a medida que ganha, conserve os registos pelos anos que a lei exige, reconcilie o que foi pago com o que esta em aberto e reveja tudo uma vez por mes. Tambem seremos honestos sobre onde o Billr encaixa e onde nao, para que monte a caixa de ferramentas certa em vez de esperar que uma so aplicacao faca tudo.
Porque a contabilidade importa mesmo que a odeie
Tres razoes, nenhuma opcional. Primeiro, as financas esperam registos exatos, e "perdi os recibos" nao e defesa quando perguntam. Segundo, nao consegue orcamentar bem um trabalho se nao sabe o que lhe custou de verdade no ano passado. Terceiro, a tesouraria mata mais oficios do que o mau trabalho: pode estar ocupado e lucrativo no papel e ainda assim ficar sem dinheiro porque nunca separou o imposto que deve do dinheiro na conta.
A contabilidade e apenas o habito de anotar o que aconteceu com o dinheiro, para que o seu eu futuro, o seu contabilista e as financas vejam todos a verdade. Feita pouco e muitas vezes, leva minutos. Adiada ate a caixa de recibos transbordar, torna-se um fim de semana de sofrimento e adivinhacao.
O sistema contabilistico minimo viavel em seis partes
Aqui esta o sistema inteiro. Domine estes seis pontos e esta a frente da maioria dos profissionais de uma so carrinha.
1. Separe o dinheiro do negocio do pessoal
Esta e a base, e e a que a maioria salta. Abra uma conta bancaria dedicada ao negocio e faca passar por ela cada pagamento de trabalho a entrada e cada despesa do negocio a saida. Pare de pagar o gasoleo com o mesmo cartao com que faz as compras da semana.
Porque isto importa tanto: quando o dinheiro do negocio e o pessoal se misturam, nao consegue dizer o que o negocio ganhou ou gastou sem desemaranhar meses de extratos linha a linha. Mantenha-os separados e o extrato da sua conta de negocio torna-se sozinho num registo quase completo do seu oficio. Pague-se a si mesmo transferindo um salario ou um levantamento da conta do negocio para a pessoal, num dia fixo, para que ate o seu proprio ordenado seja uma linha limpa e rastreavel.
2. Registe todas as receitas
Cada trabalho que conclui deve gerar uma fatura, e cada fatura e uma linha no seu registo de receitas. Esta parte o Billr trata por si. Quando transforma o tempo registado numa fatura profissional e a marca como paga, criou um registo datado e numerado do dinheiro ganho, com o cliente, o valor, o imposto e o metodo de pagamento, tudo capturado.
A disciplina e simples: nenhum trabalho fica por faturar e nenhum trabalho em dinheiro por registar. Uma deslocacao de 180 EUR paga em dinheiro e receita tal como uma renovacao de casa de banho de 4.200 EUR paga com cartao. Se nao esta numa fatura, nao existe nos seus livros, e o dinheiro nao declarado e como oficios decentes acabam em problemas que nunca planearam.
3. Registe todas as despesas com recibos
Cada custo de manter o oficio a funcionar vai no lado das despesas, e cada um precisa de um recibo ou fatura que o comprove. As grandes categorias para um profissional:
- Materiais de armazens e fornecedores, incluindo as tres idas extra de que se esqueceu.
- Combustivel e custos de viatura: gasoleo, revisoes, seguro, o leasing da carrinha.
- Ferramentas e equipamento, de uma serra craniana de 12 EUR a um martelo perfurador SDS de 900 EUR.
- Subcontratados: o estucador que contratou por um dia, o eletricista que validou o quadro.
- Despesas gerais: telefone, seguro, software, honorarios do contabilista, publicidade, vestuario de trabalho.
Tire foto a cada recibo no momento em que cai na sua mao, antes que se desfaca no chao da carrinha. A maioria das administracoes ja aceita uma foto digital nitida, por isso uma pasta no telemovel ganha a um porta-luvas cheio de papel desbotado. A regra: se nao tivesse vergonha de o mostrar a um inspetor, e um registo; se e um palpite, e um risco.
4. Guarde dinheiro para impostos e IVA a medida que avanca
O erro mais doloroso em qualquer pequeno oficio e gastar dinheiro que nunca foi seu. Quando um cliente lhe paga, parte desse pagamento pertence as financas: o imposto sobre o seu lucro e, se for sujeito passivo de IVA, o IVA que cobrou por cima do seu preco.
Nao espere pela chegada da nota. Sempre que for pago, passe uma percentagem diretamente para uma conta poupanca de impostos separada. Uma regra de partida simples para muitos trabalhadores independentes e guardar 25-30% do lucro para imposto sobre o rendimento e, se for sujeito a IVA, a totalidade da parcela de IVA por cima. Numa fatura de 4.200 EUR com 23% de IVA, cerca de 785 EUR disso e IVA que esta apenas a guardar para o Estado, nao receita. Trate-o como dele desde o segundo em que entra e nunca enfrentara um imposto que nao consiga pagar.
5. Conserve os registos pelos anos exigidos
Nao pode deitar fora as faturas do ano passado quando o novo ano comeca. As financas exigem que conserve os registos um numero fixo de anos caso verifiquem, e o prazo varia por pais: e comum cinco a dez anos, e mais em alguns sitios. Como margem segura, guarde tudo pelo menos dez anos, a menos que o seu contabilista lhe diga que o seu pais exige menos.
Isso significa faturas, recibos, extratos bancarios e os seus registos do que foi pago e quando. As copias digitais servem na maioria das jurisdicoes e sao muito mais faceis de guardar do que papel. A partir do Billr pode exportar os seus relatorios de receitas e de trabalho e guardar um PDF de cada fatura, para que o seu lado das receitas fique arquivado e pesquisavel em vez de disperso.
6. Reconcilie pago e em aberto, e reveja mensalmente
Reconciliar significa fazer corresponder os seus registos a realidade: que faturas foram realmente pagas e quais continuam em aberto. Uma fatura marcada como paga nos seus livros mas nunca recebida de facto e um buraco nas suas contas e na sua tesouraria.
O Billr assinala isto por si. Cada fatura tem um estado, as faturas vencidas sao assinaladas automaticamente e o painel mostra o seu saldo total em divida. Uma vez por mes, sente-se e faca o circuito: confirme que cada fatura "paga" entrou mesmo na conta do negocio, cobre o que esta vencido, arquive os recibos do mes, passe o dinheiro dos impostos e de uma vista de olhos aos seus relatorios. Vinte minutos, uma vez por mes, e nunca esta a mais de trinta dias de saber exatamente como esta.
Onde o Billr encaixa e onde nao
Esta e a parte honesta, porque ajustar a ferramenta certa ao trabalho certo ja e boa contabilidade. O Billr e o seu registo de faturacao e receitas. E o lado das receitas dos seus livros, bem feito:
- O tempo registado torna-se faturas profissionais, por isso o trabalho faturavel fica capturado a tarifa que aplicou.
- As faturas marcadas como pagas ou nao pagas dao-lhe um livro de receitas limpo e datado, com assinalacao de vencidos.
- Os relatorios de receitas e de trabalho exportaveis mostram a faturacao por cliente e periodo para o seu contabilista ou os seus registos.
- Os detalhes de pagamento ficam registados: quando uma fatura foi paga, o fornecedor usado, o valor e a moeda recebidos e os IDs de referencia, exatamente o que reconcilia com o seu banco.
O que o Billr nao e, e um pacote de contabilidade completo, e fingir o contrario levaria ao fracasso. O Billr nao mantem um livro de despesas, nao liga ao seu banco para reconciliar automaticamente um extrato e nao entrega a sua declaracao de impostos. Para o lado das despesas, a reconciliacao bancaria e a entrega continua a precisar de uma ferramenta de contabilidade dedicada ou de um contabilista.
A divisao limpa do trabalho: o Billr trata de "quanto ganhei e foi pago" e alimenta esses dados de receitas limpos para o que gere "quanto gastei e o que devo as financas". Ponha estas duas metades a falar e a sua contabilidade fica mesmo sob controlo. Se ainda esta a definir os precos, custear bem o trabalho comeca por saber como definir a sua tarifa horaria para que o lado das receitas valha a pena registar.
Uma rotina mensal simples
Marque um bloco recorrente de vinte minutos na agenda, na ultima sexta-feira do mes, e percorra esta lista de cada vez:
- Fature tudo o que esta em aberto. Transforme o tempo registado do mes em faturas para que nenhum trabalho escape por faturar.
- Reconcilie. Verifique que cada fatura "paga" entrou mesmo na conta do negocio e assinale o que esta vencido para cobrar. Condicoes de pagamento claras tornam isto muito mais facil, por isso ajuda perceber como funcionam as condicoes de pagamento das faturas.
- Arquive despesas. Garanta que cada recibo do mes esta fotografado e guardado na sua ferramenta de despesas.
- Passe o dinheiro dos impostos. Transfira a sua percentagem de impostos e IVA para a conta poupanca separada.
- Reveja os numeros. De uma vista de olhos ao seu relatorio de receitas: quanto recebeu, quem lhe deve, como se compara ao mes passado.
Perguntas frequentes
Preciso de um contabilista se faco a minha propria contabilidade?
Para a maioria dos oficios, sim, pelo menos uma vez por ano. Uma boa contabilidade diaria (separar o dinheiro, registar receitas e despesas, poupar para impostos) torna o trabalho do contabilista mais barato e rapido, mas um profissional trata da sua declaracao, apanha deducoes que lhe escaparam e mantem-no em conformidade. Pense na sua contabilidade como alimentar o contabilista com dados limpos, nao como substitui-lo.
O Billr pode fazer toda a minha contabilidade?
Nao, e nao o afirma. O Billr trata do seu lado das receitas: faturar a partir do tempo registado, marcar faturas como pagas ou nao pagas, registar detalhes de pagamento e exportar relatorios de receitas e de trabalho. Nao mantem um livro de despesas, nao reconcilia um extrato bancario nem entrega impostos. Combine-o com uma ferramenta de contabilidade dedicada ou um contabilista para o lado das despesas e a entrega.
Quanto devo guardar para impostos?
Depende do seu pais e do seu lucro, mas um ponto de partida seguro e comum para independentes e 25-30% do lucro para imposto sobre o rendimento, mais a totalidade da parcela de IVA se for sujeito a IVA. Peca ao seu contabilista a percentagem certa para a sua situacao e depois passe-a assim que for pago para que nunca seja gasta por acidente.
Quanto tempo preciso de conservar os registos?
Varia por pais, comummente cinco a dez anos e por vezes mais. Uma margem segura e guardar tudo pelo menos dez anos: faturas, recibos, extratos bancarios e registos de pagamento. As copias digitais sao aceites quase em todo o lado, por isso arquive PDFs e fotos em vez de acumular papel.
Qual a forma mais simples de comecar se estou atrasado?
Abra hoje uma conta de negocio dedicada e faca passar tudo por ela de agora em diante. Nao vai corrigir o passado numa noite, mas uma conta limpa daqui para a frente da-lhe um registo quase completo sem esforco extra. Depois fature tudo, guarde cada recibo e marque uma sessao com um contabilista para arrumar o atraso.
Pontos-chave
- Separe o dinheiro do negocio e o pessoal com uma conta de negocio dedicada para que o seu extrato seja um registo quase completo.
- Registe todas as receitas (as suas faturas) e todas as despesas (materiais, combustivel, ferramentas, subcontratados) com recibos, fotografados de imediato.
- Guarde impostos e IVA sempre que for pago, numa conta separada, para que a parte das financas nunca seja gasta.
- Conserve os registos pelos anos exigidos (uma margem segura sao dez) e reconcilie pago e em aberto mensalmente.
- O Billr e o seu registo de receitas e faturacao, nao um pacote de contabilidade completo: sem livro de despesas, sem reconciliacao bancaria, sem entrega de impostos, por isso combine-o com uma ferramenta de contabilidade ou um contabilista.
A contabilidade nao tem de ser um fim de semana perdido com uma caixa de recibos. Monte o sistema minimo viavel, gira-o vinte minutos por mes e deixe o Billr tratar do lado das receitas de forma limpa. Veja como o Billr transforma o seu tempo registado em faturas e num registo de receitas arrumado, depois entregue esses dados limpos ao seu contabilista e deixe de temer a epoca dos impostos.