Kucuk isletmeler icin nakit akisi ipuclari: esnafa 9 cozum

Yogun olabilir, kara gecebilir ve yine de bankada hicbir seyiniz olmayabilir. Bir zanaat isini tek basina yurutmenin aci matematigi budur. Is bitmistir, musteri memnundur, yil sonunda rakamlar tutar, ama panelvana lastik gerektiginde ya da toptanci parasini istediginde hesap bombostur. Sorun neredeyse hicbir zaman kar degildir. Sorun nakit akisidir: yaptiginiz ama henuz faturalamadiginiz ise ve gonderdiginiz ama henuz odenmeyen faturalara kilitlenmis paradir.

Kucuk isletmeler icin bu nakit akisi ipuclari, isi kendi yapan, faturalari kendi gonderen ve parayi tek basina kovalayan serbest calisan elektrikci, tesisatci, peyzajci ya da insaatci icin yazildi. Jargon yok, muhasebeci dili yok. Sadece bu hafta cekebileceginiz, hesabinizda daha cok para tutacak dokuz pratik kaldirac, gercek GBP ve EUR ornekleriyle ve sonunda cozumlu bir senaryoyla.

Kar ve nakit akisi ayni sey degildir

Kar, bir donemde maliyetlerden sonra geriye kalandir. Nakit akisi, paranin gun be gun hesabiniza girip cikma zamanlamasidir. Cok karli olabilir ve yine de batabilirsiniz, cunku faturalar kendi takvimine gore gelirken musteriler kendilerininkine gore oder.

6.000 EUR'luk bir bahce yenilemesi kapan bir peyzajci dusunun. Kagit uzerinde, 2.400 EUR'luk bitki, cim ve agrega sonrasi bu 3.600 EUR kar demektir. Cok guzel. Ama tedarikci teslimatta odeme ister, isci cuma gunu yevmiyesini ister ve musteri 30 gun vadelidir ve bunu sessizce 50'ye uzatir. Yaklasik iki ay boyunca o is hesabinizi doldurmadan once bosaltir. Bunu uc dort isle carpin ve karli zanaatlerin neden nakitsiz kaldigini gorursunuz.

Cozum daha cok calismak degildir. Cozum, isi yapmakla paranin gelmesi arasindaki bosulugu kisaltmaktir. Asagidaki her ipucu tam olarak bunu yapar.

1. Bitirdiginiz gun fatura kesin

Bu en buyuk kaldirac ve hicbir maliyeti yok. Zanaatkarlarin meteliksiz kalmasinin en yaygin nedeni gec odeyen musteriler degildir. Bir deftere takilan faturalanmamis is, fotograf dolu bir telefon ve hafta sonuna kadar solan bir hafizadir. Sali gunu bitirip uc hafta sonra fatura keserseniz, odeme vadesinin saati daha calismaya baslamadan uc haftalik gecikme eklemis olursunuz.

Faturalamayi isi bitirmenin bir parcasi yapin, aletleri toplamak gibi. Saatlerinizi is sirasinda kaydettiyseniz, fatura zaten yarisi yazilmistir. Billr'in faturalamasiyla bir musterinin kaydedilmis suresini dogrudan fatura satirlarina cevirirsiniz, boylece bir gunluk kayitli saat, henuz cikis yolundan ayrilmadan duzgun bir faturaya donusur. Ayni gun fatura kesmek, tek bir rahatsiz edici telefon olmadan ortalama tahsilat tarihinizi bir hafta ya da daha fazla one cekebilir.

2. Calisirken sureyi kaydedin, boylece hicbir sey faturalanmadan kalmasin

Faturalanmamis sure, zanaat nakit akisinin sessiz katilidir. Bir arizayi teshis ederken gecen fazladan 40 dakika, bir parca icin ikinci sefer, faturaya eklemeyi dusundugunuz yol ucreti: bu dakikalar, haftayi hafizadan yeniden kurarken sizar gider.

Care, sureyi masada degil o anda yakalamaktir. Vardiginizda tek dokunusla bir kronometre baslatin ve ayrilirken durdurun. Saati 55 GBP olan, haftada yalnizca iki kayip saati geri kazanan bir elektrikci, haftada 110 GBP, yilda 5.000 GBP'den fazlasini buluyor demektir; bunlar zaten kazanilmis ve sadece hic faturalanmamis paradir. Bu ne bir zam ne de yeni bir musteri. Bu, zaten kazandiginiz, sonunda bankada gorunen paradir.

3. Odeme vadenizi kisaltin

Bircok zanaatkar aliskanliktan faturaya 30 gun yazar. Kendinize neden diye sorun. Siz tek kisilik bir isletmesiniz, kredi bolumu olan kurumsal bir tedarikci degil. Cogu ev ve kucuk ticari is icin 7 ya da 14 gun gayet normaldir ve beklemek tamamen makuldur.

Standart vadeyi 30 gunden 14 gune dusurmek, paranizin baskasinin hesabinda durdugu sureyi kabaca yariya indirebilir. Vadeyi faturada acikca belirtin, ise baslamadan once uzerinde anlasin ve son odeme tarihini gozden kacirilmasi imkansiz hale getirin. Hangi vadelerin hangi islere uydugunu derinlemesine incelemek isterseniz, fatura odeme vadeleri aciklandi rehberimiz arti ve eksileri ele alir.

4. Size odeme yapmayi surtunmesiz hale getirin

Bunu odemeliyim ile paranin musterinin hesabindan cikmasi arasindaki her ek adim, faturanin yiginin dibine kaymasi icin bir firsattir. Banka bilgilerini gonder, havale yapayim kulaga kolay gelir ama musterinin bir IBAN bulmasina, bankaciliga giris yapmasina ve hatirlamasina baglidir. Dokun-ode dugmesi olan bir fatura, musteri ona hala bakarken odenir.

Her faturaya cevrimici bir odeme baglantisi koyun. Bir saglayici baglantiginizda Billr otomatik olarak bir odeme sayfasi yerlestirir, boylece musteri saniyeler icinde kartla ya da PayPal ile oder ve fatura sizin yerinize odendi olarak isaretlenir. 480 EUR'luk bir kombi tamirini IBAN'imi gonderirim'den bir kart baglantisina geciren bir tesisatci, bir sonraki hafta yerine ayni aksam odeme aldigini anlatti. Daha az surtunme, daha hizli nakit.

5. Size kimin borclu oldugunu tam olarak bilin ve erken hatirlatin

Goremediginizi yonetemezsiniz. Bana kim para borclu yalnizca kafanizda yasiyorsa, bunun bir kismi sessizce hicbir zaman odenmez. Her odenmemis faturayi, ne kadar ve ne kadar gecikmis oldugunu gosteren tek bir yere ihtiyaciniz var.

Billr vadesi gecmis faturalari otomatik isaretler ve toplam borc bakiyenizi panoda gosterir, boylece su an bana ne kadar borclu sorusunun yaniti her zaman bir bakis uzagindadir. Bir fatura vadeyi gectiginde sectiginiz bir saatte size bir anlik bildirimle durtebilir, boylece hatirlatmak sizin akilda tutmaniza bagli kalmaz. Acik olalim: o hatirlatma size gider, musteriye degil. Hatirlatmayi kendiniz gonderirsiniz, cunku iliski sizindir. Vade tarihinden iki uc gun sonra, kibarca hatirlatmak, iki ay sonra hatirlatmaktan cok daha fazlasini geri kazandirir. Daha hizli nasil odeme alinir yazimiz ise yarayan ifadeleri icerir.

6. Buyuk islerde kapora isteyin

Bu, meslekte koklu bir uygulama ve var olan en guclu nakit akisi araclarindan biridir, ozellikle bir is, bir kurus kazanmadan once malzeme icin para yatirmanizi gerektiriyorsa. Bir kismini pesin istemek, buyuk islerde cogu zaman ucte bir ya da yarisi, malzemeyi sizin kredili mevduatinizin degil musterinin finanse etmesi demektir.

O 6.000 EUR'luk bahcede, bitki ve cim siparis etmeden once 2.000 EUR'luk bir kapora, isi hesabinizi bosaltmaktan musterinin parasiyla yurumeye cevirir. Ayrica vakit kaybettirenleri eler: kapora yatirmayan biri muhtemelen son faturayi da temiz odemeyecekti. Kaporayi baslamadan once yazili olarak anlasin ve kalani bitirdiginiz gun faturalayin. (Kisa bir not: kapora kosullarini dogrudan musterinizle ayarlarsiniz. Billr, isi kaydedip faturaladiginiz yerdir, bir kapora tahsil hizmeti degil, bu yuzden pesin odemeyi kendi ayri anlasmasi olarak ele alin.)

7. Durgun aylar ve vergi icin bir tampon tutun

Zanaat isi dalgalidir. Bir peyzajci icin tam yuklu bir yazi olu bir ocak izler. Tampon, sakin bir ayin krize donusmesini engelleyen seydir. Ayri bir kumbarada en az bir aylik isletme maliyeti biriktirmeyi hedefleyin, ideal olarak iki ya da uc, boylece durgun bir donem acil durum degil bir rahatsizlik olur.

Vergi, cogu serbest calisanin canlari yanincaya kadar unuttugu tampondur. Borclu oldugunuz KDV ve gelir vergisi sizin paraniz degildir, sadece hesabinizdan geciyor. En basit disiplin, gelen her odemeden bir yuzde siyirip onu hemen erisilmez yere koymaktir:

• Her odemenin kabaca yuzde 20 ila 30'unu geldigi gun ayri bir vergi kumbarasina aktarin.
• KDV mukellefiyseniz, KDV kismini asla harcayabileceginiz paraniz olarak gormeyin.
• Yogun mevsimde durgun aylar icin kucuk bir fonu takviye edin, boylece sakin aylar zaten odenmis olur.

924 GBP'lik bir faturada, geldigi anda vergi icin 230 GBP'yi kenara koymak, faturanin sizi asla gafil avlamamasi demektir. Sikici, evet. Ayni zamanda sakin bir ocakla korkutucu bir ocak arasindaki farktir.

8. Is ve kisisel parayi ayirin

Is geliriniz ve haftalik alisverisiniz ayni hesaptan cikiyorsa, nakit durumunuzu hicbir zaman gercekten bilemezsiniz. Her sey bulaniklasir ve vergi parasi sessizce mazota ve paket yemege gider.

Ayri bir is hesabi acin ve her isi onun uzerinden gecirin. Canin istedikce el atmak yerine kendinize kisisel hesabiniza duzenli bir maas odeyin. Bu, gercek rakamlarinizi gorunur kilar, vergi zamanini fazlasiyla kolaylastirir ve gecici bir nakit yiginini, aslinda maliyenin ve tedarikcilerinizin olan parayi, harcayabileceginiz kar sanmanizi engeller.

9. Gercek rakamlarinizi bilin

Nakit akisi sorunlarinin cogu aslinda bir gorunurluk sorunudur. Size ne kadar borclu olduklarini, bu ay ne kazandiginizi ya da hangi musterilerin hep gec odedigini bilmiyorsaniz, korlemesine ucuyorsunuz. Finans diplomasina ihtiyaciniz yok. Saniyeler icinde kontrol edebileceginiz birkac rakama ihtiyaciniz var.

Herhangi bir donem icin musteriye gore kazanci ve calisilan saatleri gormek icin Billr'in raporlarini, acik bakiyenizi bir bakista gormek icin panoyu kullanin. Haftada bir kez uc seyi kontrol edin: ne girdi, ne hala borclu ve ne vadesi gecmis. Bu on dakikalik aliskanlik, gec odeyen bir musteriyi ya da incelen bir is hattini, hesabinizi bosaltmasindan haftalar once yakalar.

Cozumlu bir ornek: karli bir ayi odenmis bir aya cevirmek

Tom ile tanisin, serbest calisan bir elektrikci. Guclu bir ayda 9.000 GBP'lik is yapar. Kagit uzerinde, 3.000 GBP'lik malzeme ve maliyet sonrasi elinde 6.000 GBP kalir. Ama nakdi genelde soyle davranir:

• Birkac haftada bir toplu fatura keser, boylece bazi isler bir fatura cikmadan once 40 gunlukur.
• 30 gun vade kullanir, boylece musteriler hicbir aciliyet hissetmez.
• Banka bilgilerini verir, boylece yarisi iki hafta boyunca unutur.
• Vergi kumbarasi yoktur, boylece ocak faturasi her yil taze bir soktur.

Sonuc: onu kosturmaca icinde birakan, bu ayin toptanci faturasini odemek icin gelecek aydan borc alan karli bir ay. Simdi ayni 9.000 GBP'lik aya kaldiraclar cekilmis halde bakin:

1. Ayni gun fatura keser, kaydedilen sure dogrudan bir faturaya, boylece faturalama gecikmesi haftalardan saatlere duser.
2. 14 gun vadeye gecer.
3. Her fatura bir dokun-ode baglantisi tasir, boylece bir kismi bir iki gun icinde odenir.
4. Iki buyuk isinde kapora alir, boylece malzemeyi musteri finanse eder.
5. Gelen her odemeden yuzde 25 dogrudan vergi kumbarasina gider.

Ayni is, ayni kar, tamamen farkli bir deneyim. Cogu haftalarca gec gelen ve bir kismi maliyeye ait 6.000 GBP yerine, Tom paranin gunler icinde girdigini, malzemesinin onceden finanse edildigini ve vergisinin coktan ayrildigini gorur. Kar degismedi. Nakit akisi degisti ve aslinda gecindiginiz sey budur.

Sikca sorulan sorular

Kar ile nakit akisi arasindaki fark nedir?

Kar, bir zaman diliminde maliyetlerden sonra geriye kalandir. Nakit akisi, paranin gun be gun hesabiniza girip cikma zamanlamasidir. Musteriler yavas oderken kendi faturalariniz zamaninda geliyorsa, kagit uzerinde karli olup yine de nakitsiz kalabilirsiniz. Saglikli nakit akisi, o zamanlama bosulugunu kapatmakla ilgilidir.

Bir zanaatkar bir isten sonra ne kadar hizli fatura kesmeli?

Bitirdiginiz gun, ideal olarak sahadan ayrilmadan once. Her gecikme gunu tahsilat tarihinizi bir gun geriye iter. Saatlerinizi calisirken kaydederseniz, fatura zaten neredeyse yazilmistir, boylece ayni gun fatura kesmek mutfak masasinda bir aksam yerine dakikalar alir.

Hangi odeme vadelerini kullanmaliyim?

Cogu ev ve kucuk ticari is icin 7 ya da 14 gun normal ve makuldur. Otuz gun, buyuk sirket faturalarindan kopyalanmis bir aliskanliktir ve paranizi baskasinin hesabinda fazlasiyla uzun birakir. Hangisini secerseniz secin, isten once uzerinde anlasin ve faturada acikca belirtin.

Billr kapora alir mi ya da musterilerimi benim yerime takip eder mi?

Hayir. Kapora istemek akilli bir nakit akisi hamlesidir ama bunu dogrudan musterinizle ayarlarsiniz; Billr, isi kaydedip faturaladiginiz yerdir, bir kapora tahsil hizmeti degil. Billr ayrica musterilerinize otomatik e-posta da gondermez. Vadesi gecmis faturalari isaretler ve size sectiginiz bir saatte bir anlik hatirlatma gonderebilir, boylece takibi siz kendiniz gonderirsiniz.

Vergi icin ne kadar ayirmaliyim?

Yaygin bir pratik kural, her odemenin yuzde 20 ila 30'unu geldigi gun ayri bir kumbaraya tasimaktir; bunu yerel vergi oranlariniza ve KDV mukellefi olup olmadiginiza gore ayarlayin. Kesin rakam ulkenize ve gelirinize baglidir, bu yuzden mali musavirinizle teyit edin, ama vergiyi sizi gafil avlamaktan alikoyan sey onu hemen siyirma disiplinidir.

Onemli cikarimlar

• Zanaat banka hesaplarini bosaltan sey nakit akisidir, kar degil. Isi yapmakla odeme almak arasindaki bosulugu kapatin.
• Ayni gun fatura kesin ve sureyi calisirken kaydedin, boylece hicbir sey faturalanmadan kalmasin.
• Vadeleri 7 ya da 14 gune kisaltin ve her faturaya bir dokun-ode baglantisi koyun.
• Size kimin borclu oldugunu tam olarak bilin, vade tarihinden birkac gun sonra takip edin ve buyuk islerde kapora alin.
• Bir tampon tutun, her odemeden vergiyi siyirin, is ve kisisel parayi ayirin ve gercek rakamlarinizi haftalik kontrol edin.

Zor kismi zaten yapiyorsunuz: isi. Paranin onun arkasinda surunmesine izin vermeyi birakin. Saatlerinizi tek dokunusla kaydedin, ayni gun temiz bir faturaya cevirin ve her birine bir odeme baglantisi koyun ki is hala tazeyken nakit gelsin. Billr'in kaydedilen sureyi nasil odenmis faturalara cevirdigini gorun ve hesabiniza isletmenizin hak ettigi nefes alani verin.