Podes ter muito trabalho, ser rentavel e mesmo assim nao ter nada no banco. E a cruel aritmetica de gerir um negocio de oficio sozinho. O trabalho esta acabado, o cliente satisfeito, as contas batem certo no fim do ano, mas quando a carrinha precisa de pneus ou o fornecedor quer receber, a conta esta vazia. O problema quase nunca e o lucro. E o fluxo de caixa: dinheiro preso em trabalho que ja fizeste mas ainda nao faturaste, e em faturas que enviaste mas pelas quais ainda nao foste pago.
Estas dicas de fluxo de caixa para pequenos negocios sao escritas para o eletricista, canalizador, jardineiro ou pedreiro por conta propria que faz o trabalho, envia as faturas e corre atras do dinheiro sozinho. Sem jargao, sem linguagem de contabilista. Apenas nove alavancas praticas que podes acionar esta semana para manter mais dinheiro na conta, com exemplos reais em GBP e EUR e um caso resolvido no final.
Lucro e fluxo de caixa nao sao a mesma coisa
O lucro e o que sobra depois dos custos num periodo. O fluxo de caixa e o momento em que o dinheiro entra e sai da tua conta, dia a dia. Podes ser muito rentavel e ir a falencia na mesma, porque as faturas chegam no seu proprio calendario enquanto os clientes pagam no deles.
Imagina um jardineiro que fecha uma remodelacao de jardim de 6.000 EUR. No papel, depois de 2.400 EUR de plantas, relva e inertes, sao 3.600 EUR de lucro. Otimo. Mas o fornecedor quer receber na entrega, o ajudante quer a paga na sexta, e o cliente tem prazo de 30 dias e estica-o discretamente para 50. Durante quase dois meses esse trabalho esvazia a conta antes de a encher. Multiplica isto por tres ou quatro trabalhos e percebes porque oficios rentaveis ficam sem dinheiro.
A solucao nao e trabalhar mais. E encurtar a distancia entre fazer o trabalho e o dinheiro chegar. Cada dica abaixo faz exatamente isso.
1. Fatura no mesmo dia em que acabas
Esta e a maior alavanca, e nao custa nada. A razao mais comum para um homem do oficio andar teso nao sao os clientes que pagam devagar. E o trabalho por faturar parado num caderno, um telemovel cheio de fotos e uma memoria que se desvanece ate ao fim de semana. Se acabas numa terca e faturas tres semanas depois, acrescentaste tres semanas de atraso antes mesmo de o relogio do prazo de pagamento comecar a contar.
Faz da faturacao parte de fechar o trabalho, como arrumar as ferramentas. Se registaste as tuas horas a medida que avancavas, a fatura ja esta meia escrita. Com a faturacao do Billr transformas o tempo registado de um cliente diretamente em linhas de fatura, por isso um dia de horas registadas torna-se uma fatura cuidada antes de saires da entrada. Faturar no mesmo dia pode adiantar a tua data media de recebimento numa semana ou mais, sem um unico telefonema embaracoso.
2. Regista o tempo enquanto trabalhas, para que nada fique por faturar
O tempo por faturar e o assassino silencioso do fluxo de caixa do oficio. Os 40 minutos extra a diagnosticar uma avaria, a segunda viagem por uma peca, a deslocacao que pensavas acrescentar a fatura: esses minutos escorrem quando reconstroes a semana de memoria.
A cura e capturar o tempo no momento, nao a secretaria. Inicia um cronometro com um toque quando chegas e para-o quando sais. Um eletricista a 55 GBP a hora que recupera apenas duas horas perdidas por semana esta a encontrar 110 GBP por semana, mais de 5.000 GBP por ano, ja ganhas e simplesmente nunca faturadas. Nao e um aumento de preco nem um cliente novo. E dinheiro que ja ganhaste, que finalmente aparece no banco.
3. Encurta os teus prazos de pagamento
Muitos homens do oficio copiam os 30 dias para a fatura por habito. Pergunta-te porque. Es um operador sozinho, nao um fornecedor de empresa com um departamento de credito. Para a maioria do trabalho domestico e de pequeno comercio, 7 ou 14 dias e perfeitamente normal e totalmente razoavel de esperar.
Cortar o prazo padrao de 30 para 14 dias pode mais ou menos reduzir para metade o tempo que o teu dinheiro fica na conta de outra pessoa. Indica o prazo com clareza na fatura, combina-o antes de comecar, e torna a data de vencimento impossivel de ignorar. Se quiseres aprofundar que prazos servem para cada trabalho, o nosso guia sobre prazos de pagamento das faturas explicados percorre os pros e contras.
4. Torna o pagar-te sem atritos
Cada passo extra entre o devia pagar isto e o dinheiro a sair da conta do cliente e uma hipotese de a fatura escorregar para o fundo da pilha. O manda-me os teus dados bancarios que faco uma transferencia parece facil, mas depende de ele desencantar um IBAN, entrar no banco online e lembrar-se. Uma fatura com um botao para pagar e liquidada enquanto ele ainda esta a olhar para ela.
Poe um link de pagamento online em cada fatura. O Billr incorpora automaticamente uma pagina de pagamento quando ligas um fornecedor, por isso o cliente paga com cartao ou PayPal em segundos e a fatura e marcada como paga por ti. Um canalizador que mudou uma reparacao de caldeira de 480 EUR do envio-te o meu IBAN para um link de cartao contou que recebeu nessa mesma noite em vez da semana seguinte. Menos atrito, dinheiro mais rapido.
5. Sabe exatamente quem te deve, e cobra cedo
Nao podes gerir o que nao ves. Se quem me deve dinheiro vive apenas na tua cabeca, parte disso nunca sera pago, em silencio. Precisas de um unico sitio que mostre cada fatura por pagar, quanto e ha quanto tempo esta vencida.
O Billr sinaliza faturas vencidas automaticamente e mostra o teu saldo total em divida no painel, por isso a resposta a quanto me devem agora esta sempre a um relance. Tambem te pode dar um toque com uma notificacao push quando uma fatura passa do prazo, a uma hora que escolhes, para que cobrar nao dependa de te lembrares. Para ser claro: esse lembrete vai para ti, nao para o cliente. A cobranca envias tu, porque a relacao e tua. Cobrar dois ou tres dias apos o vencimento, com educacao, recupera muito mais do que cobrar dois meses depois. O nosso artigo sobre como receber mais rapido tem as palavras que funcionam.
6. Pede um sinal nos trabalhos grandes
E uma pratica antiga no oficio e uma das mais fortes ferramentas de fluxo de caixa que existem, sobretudo quando um trabalho te obriga a adiantar dinheiro para materiais antes de teres ganho um cêntimo. Pedir uma parte adiantada, muitas vezes um terco ou metade nos trabalhos grandes, faz com que o cliente financie os materiais, nao o teu descoberto.
Naquele jardim de 6.000 EUR, um sinal de 2.000 EUR antes de encomendares plantas e relva transforma o trabalho de esvaziar a tua conta para girar com o dinheiro do cliente. Tambem filtra quem faz perder tempo: quem nao paga um sinal dificilmente pagaria a fatura final sem problemas. Combina o sinal por escrito antes de comecar, e fatura o restante no dia em que acabas. (Uma nota rapida: as condicoes do sinal combinas diretamente com o teu cliente. O Billr e onde registas o trabalho e o faturas, nao um servico de cobranca de sinais, por isso trata o pagamento adiantado como um acordo a parte.)
7. Mantem uma reserva para meses fracos e impostos
O trabalho do oficio e irregular. A um verao a todo o gas para um jardineiro segue-se um janeiro morto. Uma reserva e o que impede que um mes calmo se torne uma crise. Procura juntar pelo menos um mes de custos de funcionamento num mealheiro a parte, idealmente dois ou tres, para que um periodo fraco seja um incomodo e nao uma emergencia.
O imposto e a reserva que a maioria dos trabalhadores por conta propria esquece ate doer. O IVA e o IRS que deves nao sao o teu dinheiro, apenas passam pela tua conta. A disciplina mais simples e tirar uma percentagem de cada pagamento que entra e move-la logo para fora do alcance:
- Move cerca de 20 a 30 por cento de cada pagamento para um mealheiro de impostos a parte no dia em que chega.
- Se estiveres registado em IVA, trata a parte do IVA como dinheiro que nunca e teu para gastar.
- Reforca um pequeno fundo para meses fracos durante a epoca alta, para que os meses calmos ja estejam pagos.
Numa fatura de 924 GBP, por de lado 230 GBP para impostos no momento em que entra significa que a conta nunca te apanha de surpresa. Aborrecido, sim. Tambem e a diferenca entre um janeiro calmo e um assustador.
8. Separa o dinheiro do negocio e o pessoal
Se o rendimento do trabalho e as compras da semana saem da mesma conta, nunca saberas verdadeiramente a tua posicao de tesouraria. Tudo se confunde, e o dinheiro dos impostos acaba gasto em gasoleo e comida para fora sem dares conta.
Abre uma conta de empresa dedicada e faz passar cada trabalho por ela. Paga-te um ordenado regular para a tua conta pessoal, em vez de mexer quando te apetece. Torna os teus numeros reais visiveis, facilita imenso a epoca de impostos e impede-te de confundir um monte de dinheiro temporario, dinheiro que na verdade e do fisco e dos teus fornecedores, com lucro que podes gastar.
9. Conhece os teus numeros reais
A maioria dos problemas de fluxo de caixa e na verdade um problema de visibilidade. Se nao sabes o que te devem, o que ganhaste este mes ou que clientes pagam sempre tarde, andas as cegas. Nao precisas de um curso de financas. Precisas de uns numeros que possas verificar em segundos.
Usa os relatorios do Billr para ver os ganhos por cliente e as horas trabalhadas em qualquer periodo, e o painel para ver o teu saldo em aberto de relance. Uma vez por semana, verifica tres coisas: o que entrou, o que continua em divida e o que esta vencido. Esse habito de dez minutos apanha um cliente que paga devagar ou uma carteira que afina semanas antes de te esvaziar a conta.
Um exemplo resolvido: transformar um mes rentavel num mes recebido
Conhece o Tom, eletricista por conta propria. Num bom mes faz 9.000 GBP de trabalho. No papel, depois de 3.000 GBP de materiais e custos, fica com 6.000 GBP. Mas e assim que a sua tesouraria costuma comportar-se:
- Fatura em lotes de poucas em poucas semanas, por isso algum trabalho tem 40 dias antes de sequer sair uma fatura.
- Usa prazos de 30 dias, por isso os clientes nao sentem urgencia nenhuma.
- Da os seus dados bancarios, por isso metade esquece-se durante quinze dias.
- Nao tem mealheiro de impostos, por isso a conta de janeiro e um susto novo todos os anos.
Resultado: um mes rentavel que o deixa a correr, a pedir emprestado ao mes seguinte para pagar a fatura do fornecedor deste mes. Agora observa o mesmo mes de 9.000 GBP com as alavancas acionadas:
- Fatura no mesmo dia, tempo registado direto para uma fatura, por isso o atraso de faturacao cai de semanas para horas.
- Passa para prazos de 14 dias.
- Cada fatura leva um link para pagar, por isso uma parte e liquidada em um ou dois dias.
- Nos seus dois trabalhos grandes pede um sinal, por isso os materiais sao financiados pelo cliente.
- De cada pagamento que entra, 25 por cento vai direto para o mealheiro de impostos.
Mesmo trabalho, mesmo lucro, experiencia completamente diferente. Em vez de 6.000 GBP que em grande parte chegam semanas atrasadas e em parte pertencem ao fisco, o Tom ve dinheiro a entrar em dias, os materiais pre-financiados e o imposto ja posto de lado. O lucro nao mudou. O fluxo de caixa mudou, e e disso que vives de facto.
Perguntas frequentes
Qual e a diferenca entre lucro e fluxo de caixa?
O lucro e o que sobra depois dos custos num periodo de tempo. O fluxo de caixa e o momento em que o dinheiro entra e sai da tua conta dia a dia. Podes ser rentavel no papel e ficar sem dinheiro na mesma se os clientes pagarem devagar enquanto as tuas proprias contas chegam a horas. Um fluxo de caixa saudavel e fechar essa diferenca de tempos.
Com que rapidez deve um homem do oficio faturar apos um trabalho?
No mesmo dia em que acabas, idealmente antes de saires do local. Cada dia de atraso empurra a tua data de recebimento um dia para a frente. Se registas as horas enquanto trabalhas, a fatura ja esta quase escrita, por isso faturar no mesmo dia leva minutos em vez de uma noite a mesa da cozinha.
Que prazos de pagamento devo usar?
Para a maioria do trabalho domestico e de pequeno comercio, 7 ou 14 dias e normal e razoavel. Trinta dias e um habito copiado das faturas de grandes empresas e deixa o teu dinheiro na conta de outra pessoa tempo demais. Seja o que escolheres, combina-o antes do trabalho e indica-o com clareza na fatura.
O Billr recebe sinais ou cobra os meus clientes por mim?
Nao. Pedir um sinal e uma jogada inteligente de fluxo de caixa, mas isso combinas diretamente com o teu cliente; o Billr e onde registas e faturas o trabalho, nao um servico de cobranca de sinais. O Billr tambem nao envia emails automaticos aos teus clientes. Sinaliza faturas vencidas e pode enviar-te a ti um lembrete push, a uma hora que escolhes, para que sejas tu a enviar a cobranca.
Quanto devo por de lado para impostos?
Uma regra pratica comum e mover 20 a 30 por cento de cada pagamento para um mealheiro a parte no dia em que entra, ajustando as tuas taxas locais e ao facto de estares ou nao registado em IVA. O valor exato depende do teu pais e rendimento, por isso confirma com o teu contabilista, mas e a disciplina de o tirar de imediato que impede o imposto de te apanhar de surpresa.
Pontos-chave
- E o fluxo de caixa, nao o lucro, que esvazia as contas do oficio. Fecha a diferenca entre fazer o trabalho e receber.
- Fatura no mesmo dia e regista o tempo a medida que trabalhas, para que nada fique por faturar.
- Encurta prazos para 7 ou 14 dias e poe um link para pagar em cada fatura.
- Sabe exatamente quem te deve, cobra uns dias apos o vencimento, e pede sinais nos trabalhos grandes.
- Mantem uma reserva, tira o imposto de cada pagamento, separa o dinheiro do negocio e o pessoal, e verifica os teus numeros reais todas as semanas.
A parte dificil ja a fazes: o trabalho. Deixa de permitir que o dinheiro ande atrasado. Regista as tuas horas com um toque, transforma-as numa fatura limpa no mesmo dia, e poe um link de pagamento em cada uma para que o dinheiro entre enquanto o trabalho ainda esta fresco. Ve como o Billr transforma tempo registado em faturas pagas e da a tua conta o respiro que o teu negocio mereceu.