Consigli sul flusso di cassa: 9 mosse per artigiani autonomi

Puoi essere pieno di lavoro, in attivo, e avere comunque il conto vuoto. E la crudele matematica di chi gestisce un'attivita artigiana da solo. Il lavoro e finito, il cliente e contento, i conti tornano a fine anno, ma quando il furgone ha bisogno di gomme o il fornitore vuole essere pagato, il conto e a zero. Il problema non e quasi mai l'utile. E il flusso di cassa: denaro bloccato in lavoro che hai svolto ma non ancora fatturato, e in fatture che hai inviato ma per cui non sei ancora stato pagato.

Questi consigli sul flusso di cassa per piccole imprese sono scritti per l'elettricista, l'idraulico, il giardiniere o il muratore autonomo che fa il lavoro, invia le fatture e rincorre i soldi tutto da solo. Niente gergo, niente linguaggio da commercialista. Solo nove leve pratiche che puoi azionare questa settimana per tenere piu denaro sul conto, con esempi reali in GBP ed EUR e un caso svolto alla fine.

Utile e flusso di cassa non sono la stessa cosa

L'utile e cio che resta dopo i costi in un periodo. Il flusso di cassa e il momento in cui il denaro entra ed esce dal tuo conto, giorno per giorno. Puoi essere molto in attivo e fallire lo stesso, perche le fatture arrivano secondo il loro calendario mentre i clienti pagano secondo il loro.

Immagina un giardiniere che si aggiudica una sistemazione del giardino da 6.000 EUR. Sulla carta, dopo 2.400 EUR di piante, tappeto erboso e inerti, sono 3.600 EUR di utile. Ottimo. Ma il fornitore vuole essere pagato alla consegna, l'operaio vuole la paga il venerdi, e il cliente ha 30 giorni di termine e li allunga in sordina a 50. Per quasi due mesi quel lavoro prosciuga il conto prima di riempirlo. Moltiplicalo per tre o quattro lavori e capisci perche attivita in attivo restano senza liquidita.

La soluzione non e lavorare di piu. E ridurre la distanza tra fare il lavoro e veder arrivare i soldi. Ogni consiglio qui sotto fa esattamente questo.

1. Fattura lo stesso giorno in cui finisci

Questa e la leva piu grande, e non costa nulla. Il motivo piu comune per cui un artigiano e al verde non sono i clienti che pagano lenti. E il lavoro non fatturato fermo su un taccuino, un telefono pieno di foto e una memoria che svanisce entro il weekend. Se finisci di martedi e fatturi tre settimane dopo, hai aggiunto tre settimane di ritardo prima ancora che parta il conto alla rovescia del termine di pagamento.

Rendi la fatturazione parte del chiudere il lavoro, come riporre gli attrezzi. Se hai registrato le ore mentre lavoravi, la fattura e gia scritta a meta. Con la fatturazione di Billr trasformi il tempo registrato di un cliente direttamente in righe di fattura, cosi una giornata di ore annotate diventa una fattura curata prima ancora di lasciare il vialetto. Fatturare lo stesso giorno puo anticipare la tua data media di incasso di una settimana o piu, senza una sola telefonata imbarazzante.

2. Registra il tempo mentre lavori, cosi niente resta non fatturato

Il tempo non fatturato e l'assassino silenzioso del flusso di cassa dell'artigiano. I 40 minuti in piu per diagnosticare un guasto, il secondo viaggio per un pezzo, l'uscita che volevi aggiungere in fattura: quei minuti svaniscono quando ricostruisci la settimana a memoria.

La cura e catturare il tempo nel momento, non alla scrivania. Avvia un cronometro con un tocco quando arrivi e fermalo quando vai via. Un elettricista a 55 GBP l'ora che recupera solo due ore perse a settimana sta trovando 110 GBP a settimana, oltre 5.000 GBP l'anno, gia guadagnate e semplicemente mai fatturate. Non e un aumento di prezzo ne un nuovo cliente. E denaro che hai gia guadagnato, che finalmente compare sul conto.

3. Accorcia i tuoi termini di pagamento

Molti artigiani copiano i 30 giorni sulla fattura per abitudine. Chiediti perche. Sei un operatore singolo, non un fornitore aziendale con un ufficio crediti. Per la maggior parte dei lavori domestici e per piccole attivita, 7 o 14 giorni e perfettamente normale e del tutto ragionevole da aspettarsi.

Ridurre il termine standard da 30 a 14 giorni puo grosso modo dimezzare il tempo in cui i tuoi soldi restano sul conto di un altro. Indica il termine in modo chiaro in fattura, concordalo prima di iniziare e rendi la scadenza impossibile da non vedere. Se vuoi approfondire quali termini si adattano ai diversi lavori, la nostra guida sui termini di pagamento delle fatture spiegati esamina i pro e i contro.

4. Rendi il pagamento senza attriti

Ogni passaggio in piu tra il dovrei pagarla e il denaro che lascia il conto del cliente e un'occasione perche la fattura scivoli in fondo alla pila. Il mandami i tuoi dati bancari e faccio un bonifico sembra facile, ma dipende dal fatto che lui ritrovi l'IBAN, entri nel conto online e se ne ricordi. Una fattura con un pulsante per pagare viene saldata mentre la sta ancora guardando.

Metti un link di pagamento online su ogni fattura. Billr incorpora automaticamente una pagina di pagamento quando colleghi un fornitore, cosi il cliente paga con carta o PayPal in pochi secondi e la fattura viene segnata come pagata al posto tuo. Un idraulico che ha trasformato una riparazione di caldaia da 480 EUR dal ti mando il mio IBAN a un link per la carta ha raccontato di essere stato pagato la sera stessa anziche la settimana dopo. Meno attrito, denaro piu veloce.

5. Sappi esattamente chi ti deve, e sollecita presto

Non puoi gestire cio che non vedi. Se chi mi deve soldi vive solo nella tua testa, una parte non verra mai incassata, in silenzio. Ti serve un unico posto che mostri ogni fattura non pagata, quanto e con quanto ritardo.

Billr segnala automaticamente le fatture scadute e mostra il saldo totale dovuto sulla dashboard, cosi la risposta a quanto mi devono adesso e sempre a un colpo d'occhio. Puo anche darti una spinta con una notifica push quando una fattura supera la scadenza, all'ora che scegli, cosi sollecitare non dipende dal tuo ricordarti. Per chiarezza: quel promemoria arriva a te, non al cliente. Il sollecito lo invii tu, perche la relazione e tua. Sollecitare due o tre giorni dopo la scadenza, con garbo, recupera molto piu che sollecitare due mesi dopo. Il nostro articolo su come farsi pagare piu in fretta ha le formule che funzionano.

6. Chiedi un acconto sui lavori grandi

E una pratica di vecchia data nel mestiere e uno degli strumenti di flusso di cassa piu potenti che esistano, soprattutto quando un lavoro ti obbliga ad anticipare denaro per i materiali prima di aver guadagnato un centesimo. Chiedere una parte in anticipo, spesso un terzo o la meta sui lavori grossi, significa che il cliente finanzia i materiali, non il tuo scoperto.

Su quel giardino da 6.000 EUR, un acconto di 2.000 EUR prima di ordinare piante e prato trasforma il lavoro dal prosciugarti il conto al girare con i soldi del cliente. Inoltre filtra chi fa perdere tempo: chi non versa un acconto difficilmente avrebbe pagato la fattura finale senza problemi. Concorda l'acconto per iscritto prima di iniziare, e fattura il saldo il giorno in cui finisci. (Una nota veloce: le condizioni dell'acconto le concordi direttamente con il tuo cliente. Billr e dove registri il lavoro e lo fatturi, non un servizio di incasso acconti, quindi tratta il pagamento anticipato come un accordo a se.)

7. Tieni un cuscinetto per i mesi fiacchi e le tasse

Il lavoro artigiano e irregolare. A un'estate a pieno regime per un giardiniere segue un gennaio morto. Un cuscinetto e cio che impedisce a un mese tranquillo di diventare una crisi. Punta ad accantonare almeno un mese di costi di gestione in un salvadanaio a parte, idealmente due o tre, cosi un periodo fiacco e un fastidio anziche un'emergenza.

Le tasse sono il cuscinetto che la maggior parte degli autonomi dimentica finche non fa male. L'IVA e l'imposta sul reddito che devi non sono soldi tuoi, passano solo dal tuo conto. La disciplina piu semplice e prelevare una percentuale da ogni incasso e spostarla subito fuori portata:

• Sposta circa il 20 a 30 per cento di ogni incasso in un salvadanaio fiscale a parte il giorno in cui arriva.
• Se sei soggetto a IVA, tratta la quota IVA come denaro che non e mai tuo da spendere.
• Rimpingua un piccolo fondo per i mesi fiacchi durante l'alta stagione, cosi i mesi tranquilli sono gia coperti.

Su una fattura da 924 GBP, mettere da parte 230 GBP per le tasse nel momento in cui arriva significa che il conto non ti coglie mai di sorpresa. Noioso, si. E anche la differenza tra un gennaio sereno e uno spaventoso.

8. Separa i soldi dell'attivita da quelli personali

Se i ricavi del lavoro e la spesa della settimana escono dallo stesso conto, non conoscerai mai davvero la tua posizione di cassa. Tutto si confonde, e i soldi delle tasse finiscono in sordina in gasolio e cibo da asporto.

Apri un conto aziendale dedicato e fai passare ogni lavoro da li. Pagati uno stipendio regolare sul conto personale, invece di attingere quando capita. Rende visibili i tuoi numeri reali, semplifica enormemente il periodo delle tasse e ti impedisce di scambiare un mucchio di denaro temporaneo, soldi che in realta sono del fisco e dei tuoi fornitori, per utile da spendere.

9. Conosci i tuoi numeri reali

La maggior parte dei problemi di flusso di cassa e in realta un problema di visibilita. Se non sai quanto ti devono, quanto hai guadagnato questo mese o quali clienti pagano sempre tardi, vai alla cieca. Non ti serve una laurea in finanza. Ti servono un paio di numeri che puoi controllare in pochi secondi.

Usa i report di Billr per vedere i guadagni per cliente e le ore lavorate per qualsiasi periodo, e la dashboard per vedere il saldo aperto a colpo d'occhio. Una volta a settimana, controlla tre cose: cosa e entrato, cosa e ancora dovuto e cosa e scaduto. Quell'abitudine di dieci minuti intercetta un cliente lento o una pipeline che si assottiglia settimane prima che ti svuoti il conto.

Un esempio svolto: trasformare un mese in attivo in un mese incassato

Ti presento Tom, elettricista autonomo. In un mese forte fa 9.000 GBP di lavoro. Sulla carta, dopo 3.000 GBP di materiali e costi, gli restano 6.000 GBP. Ma ecco come si comporta di solito la sua cassa:

• Fattura a blocchi ogni poche settimane, quindi parte del lavoro ha 40 giorni prima che parta una fattura.
• Usa termini di 30 giorni, quindi i clienti non sentono alcuna urgenza.
• Da i suoi dati bancari, quindi meta se ne dimentica per due settimane.
• Non ha un salvadanaio fiscale, quindi la bolletta di gennaio e uno shock nuovo ogni anno.

Risultato: un mese in attivo che lo lascia in affanno, a farsi prestare dal mese dopo per pagare la fattura del fornitore di questo mese. Ora guarda lo stesso mese da 9.000 GBP con le leve azionate:

1. Fattura lo stesso giorno, tempo registrato dritto in una fattura, cosi il ritardo di fatturazione scende da settimane a ore.
2. Passa a termini di 14 giorni.
3. Ogni fattura porta un link per pagare, cosi una parte viene saldata entro un giorno o due.
4. Sui suoi due lavori grandi prende un acconto, cosi i materiali li finanzia il cliente.
5. Da ogni incasso, il 25 per cento va dritto nel salvadanaio fiscale.

Stesso lavoro, stesso utile, esperienza completamente diversa. Invece di 6.000 GBP che arrivano in gran parte con settimane di ritardo e in parte appartengono al fisco, Tom vede il denaro entrare in pochi giorni, i materiali prefinanziati e le tasse gia da parte. L'utile non e cambiato. Il flusso di cassa si, ed e di quello che vivi davvero.

Domande frequenti

Qual e la differenza tra utile e flusso di cassa?

L'utile e cio che resta dopo i costi in un periodo di tempo. Il flusso di cassa e il momento in cui il denaro entra ed esce dal tuo conto giorno per giorno. Puoi essere in attivo sulla carta e restare comunque senza liquidita se i clienti pagano lenti mentre le tue fatture arrivano in tempo. Un flusso di cassa sano significa chiudere quel divario di tempi.

Quanto in fretta dovrebbe fatturare un artigiano dopo un lavoro?

Lo stesso giorno in cui finisci, idealmente prima di lasciare il cantiere. Ogni giorno di ritardo sposta in avanti la tua data di incasso di un giorno. Se registri le ore mentre lavori, la fattura e gia quasi scritta, quindi fatturare lo stesso giorno richiede minuti anziche una serata al tavolo della cucina.

Quali termini di pagamento dovrei usare?

Per la maggior parte dei lavori domestici e per piccole attivita, 7 o 14 giorni e normale e ragionevole. Trenta giorni e un'abitudine copiata dalle fatture delle grandi aziende e lascia i tuoi soldi sul conto di un altro troppo a lungo. Qualunque cosa scegli, concordala prima del lavoro e indicala chiaramente in fattura.

Billr incassa acconti o sollecita i miei clienti al posto mio?

No. Chiedere un acconto e una mossa intelligente di flusso di cassa, ma la concordi direttamente con il tuo cliente; Billr e dove registri e fatturi il lavoro, non un servizio di incasso acconti. Billr inoltre non invia email automatiche ai tuoi clienti. Segnala le fatture scadute e puo mandare un promemoria push a te, all'ora che scegli, cosi sei tu a inviare il sollecito.

Quanto dovrei accantonare per le tasse?

Una regola pratica comune e spostare dal 20 al 30 per cento di ogni incasso in un salvadanaio a parte il giorno in cui arriva, adattando in base alle aliquote locali e al fatto che tu sia soggetto a IVA. La cifra esatta dipende dal tuo paese e dal reddito, quindi confermala con il commercialista, ma e la disciplina di prelevarla subito a impedire che le tasse ti colgano di sorpresa.

Punti chiave

• E il flusso di cassa, non l'utile, a svuotare i conti degli artigiani. Chiudi il divario tra fare il lavoro ed essere pagato.
• Fattura lo stesso giorno e registra il tempo mentre lavori, cosi niente resta non fatturato.
• Accorcia i termini a 7 o 14 giorni e metti un link per pagare su ogni fattura.
• Sappi esattamente chi ti deve, sollecita pochi giorni dopo la scadenza e prendi acconti sui lavori grandi.
• Tieni un cuscinetto, preleva le tasse da ogni incasso, separa i soldi dell'attivita da quelli personali e controlla i tuoi numeri reali ogni settimana.

La parte difficile la fai gia: il lavoro. Smetti di lasciare che i soldi restino indietro. Registra le ore con un tocco, trasformale in una fattura pulita lo stesso giorno, e metti un link di pagamento su ognuna cosi i soldi arrivano mentre il lavoro e ancora fresco. Scopri come Billr trasforma il tempo registrato in fatture pagate e dai al tuo conto il respiro che la tua attivita si e guadagnata.