Cashflow-Tipps: 9 Loesungen fuer Handwerker und Selbstaendige

Sie koennen ausgelastet und profitabel sein und trotzdem nichts auf dem Konto haben. Das ist die grausame Rechnung, wenn man einen Handwerksbetrieb allein fuehrt. Der Auftrag ist fertig, der Kunde zufrieden, am Jahresende stimmen die Zahlen, aber wenn der Transporter neue Reifen braucht oder der Grosshandel sein Geld will, ist das Konto leer. Das Problem ist fast nie der Gewinn. Es ist der Cashflow: Geld, das in Arbeit steckt, die Sie erledigt, aber noch nicht abgerechnet haben, und in Rechnungen, die Sie verschickt, aber fuer die Sie noch kein Geld bekommen haben.

Diese Cashflow-Tipps fuer Kleinunternehmer sind fuer den selbststaendigen Elektriker, Klempner, Gaertner oder Bauunternehmer geschrieben, der die Arbeit macht, die Rechnungen schreibt und dem Geld ganz allein hinterherlaeuft. Kein Fachchinesisch, kein Steuerberater-Deutsch. Nur neun praktische Hebel, die Sie diese Woche bewegen koennen, um mehr Geld auf dem Konto zu halten, mit echten Beispielen in GBP und EUR und einem durchgerechneten Szenario am Ende.

Gewinn und Cashflow sind nicht dasselbe

Gewinn ist, was nach Abzug der Kosten ueber einen Zeitraum uebrig bleibt. Cashflow ist das Timing, wann Geld auf Ihrem Konto ein- und ausgeht, Tag fuer Tag. Sie koennen sehr profitabel sein und trotzdem pleitegehen, weil Rechnungen nach ihrem eigenen Zeitplan eintreffen, waehrend Kunden nach ihrem zahlen.

Stellen Sie sich einen Gaertner vor, der eine Gartenumgestaltung fuer 6.000 EUR an Land zieht. Auf dem Papier sind das nach 2.400 EUR fuer Pflanzen, Rollrasen und Schotter 3.600 EUR Gewinn. Wunderbar. Aber der Lieferant will bei Anlieferung sein Geld, der Helfer will am Freitag bezahlt werden, und der Kunde hat 30 Tage Ziel und dehnt das stillschweigend auf 50. Fast zwei Monate lang saugt dieser Auftrag Ihr Konto leer, bevor er es fuellt. Multiplizieren Sie das mit drei oder vier Auftraegen, und Sie sehen, warum profitablen Betrieben das Geld ausgeht.

Die Loesung ist nicht, haerter zu arbeiten. Es geht darum, die Luecke zwischen Arbeit und Geldeingang zu verkleinern. Jeder Tipp unten tut genau das.

1. Schreiben Sie die Rechnung am selben Tag, an dem Sie fertig werden

Das ist der groesste Hebel, und er kostet nichts. Der haeufigste Grund, warum Handwerker pleite sind, sind nicht langsam zahlende Kunden. Es ist nicht abgerechnete Arbeit, die in einem Notizbuch liegt, ein Handy voller Fotos und ein Gedaechtnis, das bis zum Wochenende verblasst. Wenn Sie dienstags fertig werden und erst drei Wochen spaeter abrechnen, haben Sie drei Wochen Verzoegerung hinzugefuegt, bevor die Uhr fuer das Zahlungsziel ueberhaupt zu laufen beginnt.

Machen Sie das Rechnungschreiben zum Teil des Auftragsabschlusses, wie das Einpacken des Werkzeugs. Wenn Sie Ihre Stunden waehrend der Arbeit erfasst haben, ist die Rechnung schon halb geschrieben. Mit der Rechnungsstellung von Billr verwandeln Sie die erfasste Zeit eines Kunden direkt in Rechnungsposten, sodass aus einem Tag voller protokollierter Stunden eine saubere Rechnung wird, bevor Sie die Einfahrt verlassen. Am selben Tag abzurechnen kann Ihr durchschnittliches Zahlungsdatum um eine Woche oder mehr nach vorn ziehen, ohne ein einziges unangenehmes Telefonat.

2. Erfassen Sie die Zeit waehrend der Arbeit, damit nichts unabgerechnet bleibt

Nicht abgerechnete Zeit ist der stille Killer des Handwerker-Cashflows. Die zusaetzlichen 40 Minuten Fehlersuche, die zweite Fahrt fuer ein Teil, der Anfahrtszuschlag, den Sie auf die Rechnung setzen wollten: Diese Minuten versickern, wenn Sie die Woche aus dem Gedaechtnis rekonstruieren.

Die Abhilfe ist, die Zeit im Moment zu erfassen, nicht am Schreibtisch. Starten Sie beim Ankommen einen Timer mit einem Tippen und stoppen Sie ihn beim Gehen. Ein Elektriker fuer 55 GBP die Stunde, der nur zwei verlorene Stunden pro Woche zurueckholt, findet 110 GBP pro Woche, ueber 5.000 GBP im Jahr, die bereits verdient und einfach nie abgerechnet wurden. Das ist keine Preiserhoehung und kein neuer Kunde. Es ist Geld, das Sie bereits verdient haben und das endlich auf dem Konto auftaucht.

3. Verkuerzen Sie Ihr Zahlungsziel

Viele Handwerker schreiben aus Gewohnheit 30 Tage auf die Rechnung. Fragen Sie sich, warum. Sie sind ein Einzelunternehmer, kein Konzernlieferant mit einer Kreditabteilung. Fuer die meisten Privat- und kleinen Gewerbeauftraege sind 7 oder 14 Tage voellig normal und absolut zumutbar.

Das Standardziel von 30 auf 14 Tage zu kuerzen kann die Zeit, die Ihr Geld auf dem Konto eines anderen liegt, grob halbieren. Geben Sie das Ziel klar auf der Rechnung an, vereinbaren Sie es vor Beginn, und machen Sie das Faelligkeitsdatum unuebersehbar. Wenn Sie genauer wissen wollen, welche Ziele zu welchen Auftraegen passen, geht unser Ratgeber Zahlungsziele auf Rechnungen erklaert die Abwaegungen durch.

4. Machen Sie das Bezahlen reibungslos

Jeder zusaetzliche Schritt zwischen das sollte ich zahlen und dem Geld, das das Konto des Kunden verlaesst, ist eine Chance fuer die Rechnung, im Stapel nach unten zu rutschen. Das schick mir deine Kontodaten, dann mache ich eine Ueberweisung klingt einfach, setzt aber voraus, dass er eine IBAN heraussucht, sich ins Banking einloggt und daran denkt. Eine Rechnung mit Bezahlen-Knopf wird bezahlt, waehrend er sie noch anschaut.

Setzen Sie einen Online-Zahlungslink auf jede Rechnung. Billr bettet automatisch eine Bezahlseite ein, sobald Sie einen Anbieter verbinden, sodass der Kunde in Sekunden per Karte oder PayPal zahlt und die Rechnung fuer Sie als bezahlt markiert wird. Ein Klempner, der eine Heizungsreparatur fuer 480 EUR von ich schick dir meine IBAN auf einen Kartenlink umstellte, berichtete, noch am selben Abend bezahlt worden zu sein statt erst in der Folgewoche. Weniger Reibung, schnelleres Geld.

5. Wissen Sie genau, wer Ihnen was schuldet, und mahnen Sie frueh

Man kann nicht steuern, was man nicht sieht. Wenn wer schuldet mir Geld nur in Ihrem Kopf existiert, wird ein Teil davon stillschweigend nie bezahlt. Sie brauchen einen Ort, der jede offene Rechnung zeigt, wie viel und wie ueberfaellig.

Billr kennzeichnet ueberfaellige Rechnungen automatisch und zeigt Ihren gesamten offenen Saldo auf dem Dashboard, sodass die Antwort auf was steht mir gerade zu immer einen Blick entfernt ist. Billr kann Sie auch per Push-Benachrichtigung anstupsen, wenn eine Rechnung ueberfaellig wird, zu einer Zeit, die Sie waehlen, sodass das Mahnen nicht davon abhaengt, dass Sie daran denken. Um es klar zu sagen: Diese Erinnerung geht an Sie, nicht an den Kunden. Die Mahnung schicken Sie selbst, denn die Beziehung gehoert Ihnen. Zwei oder drei Tage nach Faelligkeit hoeflich nachzuhaken holt weit mehr zurueck als zwei Monate zu spaet. Unser Beitrag zu wie Sie schneller bezahlt werden hat die Formulierungen, die funktionieren.

6. Bitten Sie bei grossen Auftraegen um eine Anzahlung

Das ist eine alte Handwerkspraxis und eines der staerksten Cashflow-Werkzeuge ueberhaupt, vor allem wenn ein Auftrag verlangt, dass Sie Geld fuer Material auslegen, bevor Sie einen Cent verdient haben. Einen Teil im Voraus zu verlangen, bei grossen Arbeiten oft ein Drittel oder die Haelfte, bedeutet, dass der Kunde das Material finanziert, nicht Ihr Dispokredit.

Bei diesem 6.000-EUR-Garten verwandelt eine Anzahlung von 2.000 EUR, bevor Sie Pflanzen und Rasen bestellen, den Auftrag vom Konto-Leersauger in ein Vorhaben, das mit dem Geld des Kunden laeuft. Es filtert ausserdem Zeitverschwender heraus: Wer keine Anzahlung leistet, haette die Schlussrechnung wohl ohnehin nicht sauber bezahlt. Vereinbaren Sie die Anzahlung schriftlich vor Beginn und rechnen Sie den Rest am Tag der Fertigstellung ab. (Ein kurzer Hinweis: Die Anzahlungsbedingungen vereinbaren Sie direkt mit Ihrem Kunden. Billr ist der Ort, an dem Sie die Arbeit erfassen und abrechnen, kein Anzahlungs-Inkassodienst, behandeln Sie die Vorauszahlung also als eigene Vereinbarung.)

7. Halten Sie ein Polster fuer schwache Monate und Steuern bereit

Handwerksarbeit ist ungleichmaessig. Auf einen voll ausgelasteten Sommer beim Gaertner folgt ein toter Januar. Ein Polster verhindert, dass aus einem ruhigen Monat eine Krise wird. Bauen Sie mindestens einen Monat Betriebskosten auf einem separaten Topf auf, idealerweise zwei oder drei, damit eine Flaute eher laestig als bedrohlich ist.

Die Steuer ist das Polster, das die meisten Einzelunternehmer vergessen, bis es weh tut. Die Umsatz- und Einkommensteuer, die Sie schulden, ist nicht Ihr Geld, sie laeuft nur durch Ihr Konto. Die einfachste Disziplin ist, von jedem Eingang einen Prozentsatz abzuschoepfen und ihn ausser Reichweite zu bringen:

• Verschieben Sie etwa 20 bis 30 Prozent jedes Eingangs an dem Tag, an dem er ankommt, in einen separaten Steuertopf.
• Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, behandeln Sie den Umsatzsteueranteil als Geld, das nie Ihres zum Ausgeben ist.
• Fuellen Sie in der Hochsaison einen kleinen Puffer fuer schwache Monate auf, damit die ruhigen Monate schon bezahlt sind.

Bei einer Rechnung von 924 GBP bedeutet das Beiseitelegen von 230 GBP fuer die Steuer im Moment des Eingangs, dass die Steuer Sie nie kalt erwischt. Langweilig, ja. Es ist auch der Unterschied zwischen einem ruhigen und einem angstvollen Januar.

8. Trennen Sie Geschaeftliches und Privates Geld

Wenn Ihr Arbeitseinkommen und Ihr Wocheneinkauf vom selben Konto abgehen, kennen Sie Ihre Liquiditaet nie wirklich. Alles verschwimmt, und das Steuergeld wird stillschweigend fuer Diesel und Essen zum Mitnehmen ausgegeben.

Eroeffnen Sie ein eigenes Geschaeftskonto und wickeln Sie jeden Auftrag darueber ab. Zahlen Sie sich ein regelmaessiges Gehalt auf Ihr Privatkonto aus, statt nach Lust und Laune zuzugreifen. Das macht Ihre echten Zahlen sichtbar, erleichtert die Steuerzeit enorm und verhindert, dass Sie einen voruebergehenden Geldhaufen, Geld, das in Wahrheit dem Finanzamt und Ihren Lieferanten gehoert, mit Gewinn verwechseln, den Sie ausgeben koennen.

9. Kennen Sie Ihre echten Zahlen

Die meisten Cashflow-Probleme sind eigentlich ein Sichtbarkeitsproblem. Wenn Sie nicht wissen, was Ihnen geschuldet wird, was Sie diesen Monat verdient haben oder welche Kunden immer spaet zahlen, fliegen Sie blind. Sie brauchen kein Finanzstudium. Sie brauchen ein paar Zahlen, die Sie in Sekunden pruefen koennen.

Nutzen Sie die Berichte von Billr, um Einnahmen pro Kunde und geleistete Stunden fuer jeden Zeitraum zu sehen, und das Dashboard, um Ihren offenen Saldo auf einen Blick zu sehen. Pruefen Sie einmal pro Woche drei Dinge: was hereinkam, was noch offen ist und was ueberfaellig ist. Diese Zehn-Minuten-Gewohnheit erwischt einen langsam zahlenden Kunden oder eine duenner werdende Auftragslage Wochen bevor sie Ihr Konto leert.

Ein durchgerechnetes Beispiel: einen profitablen Monat in einen bezahlten Monat verwandeln

Das ist Tom, selbststaendiger Elektriker. In einem starken Monat macht er 9.000 GBP Umsatz. Auf dem Papier bleiben ihm nach 3.000 GBP Material und Kosten 6.000 GBP. Aber so verhaelt sich sein Geld normalerweise:

• Er rechnet alle paar Wochen in Stapeln ab, sodass manche Arbeit 40 Tage alt ist, bevor ueberhaupt eine Rechnung rausgeht.
• Er nutzt 30-Tage-Ziele, sodass Kunden keinerlei Dringlichkeit verspueren.
• Er gibt seine Kontodaten heraus, sodass die Haelfte zwei Wochen lang vergisst.
• Er hat keinen Steuertopf, sodass die Januar-Rechnung jedes Jahr ein neuer Schock ist.

Ergebnis: ein profitabler Monat, der ihn ins Schleudern bringt, sodass er sich vom naechsten Monat leiht, um die Grosshandelsrechnung dieses Monats zu zahlen. Sehen Sie sich nun denselben 9.000-GBP-Monat mit bewegten Hebeln an:

1. Er rechnet am selben Tag ab, erfasste Zeit direkt in eine Rechnung, sodass der Abrechnungsverzug von Wochen auf Stunden faellt.
2. Er wechselt zu 14-Tage-Zielen.
3. Jede Rechnung traegt einen Bezahlen-Link, sodass ein Teil innerhalb von ein, zwei Tagen bezahlt wird.
4. Bei seinen zwei grossen Auftraegen nimmt er eine Anzahlung, sodass das Material vom Kunden finanziert wird.
5. Von jedem Eingang gehen 25 Prozent direkt in den Steuertopf.

Gleiche Arbeit, gleicher Gewinn, voellig anderes Erleben. Statt 6.000 GBP, die groesstenteils Wochen zu spaet eintreffen und teils dem Finanzamt gehoeren, sieht Tom Geld innerhalb von Tagen eingehen, sein Material vorfinanziert und seine Steuer schon zur Seite gelegt. Der Gewinn hat sich nicht geaendert. Der Cashflow schon, und davon leben Sie tatsaechlich.

Haeufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Gewinn und Cashflow?

Gewinn ist, was nach Abzug der Kosten ueber einen Zeitraum uebrig bleibt. Cashflow ist das Timing, wann Geld Tag fuer Tag auf Ihrem Konto ein- und ausgeht. Sie koennen auf dem Papier profitabel sein und trotzdem kein Geld haben, wenn Kunden langsam zahlen, waehrend Ihre eigenen Rechnungen puenktlich kommen. Gesunder Cashflow bedeutet, diese Timing-Luecke zu schliessen.

Wie schnell sollte ein Handwerker nach einem Auftrag abrechnen?

Am selben Tag, an dem Sie fertig werden, idealerweise bevor Sie die Baustelle verlassen. Jeder Tag Verzoegerung schiebt Ihr Zahlungsdatum um einen Tag nach hinten. Wenn Sie Ihre Stunden waehrend der Arbeit erfassen, ist die Rechnung schon fast geschrieben, sodass das Abrechnen am selben Tag Minuten dauert statt eines Abends am Kuechentisch.

Welche Zahlungsziele sollte ich verwenden?

Fuer die meisten Privat- und kleinen Gewerbeauftraege sind 7 oder 14 Tage normal und zumutbar. Dreissig Tage ist eine von Grosskonzern-Rechnungen abgeschaute Gewohnheit und laesst Ihr Geld viel zu lange auf dem Konto eines anderen liegen. Was Sie auch waehlen, vereinbaren Sie es vor dem Auftrag und geben Sie es klar auf der Rechnung an.

Nimmt Billr Anzahlungen entgegen oder mahnt es meine Kunden fuer mich?

Nein. Eine Anzahlung zu verlangen ist ein kluger Cashflow-Schachzug, aber das vereinbaren Sie direkt mit Ihrem Kunden; Billr ist der Ort, an dem Sie die Arbeit erfassen und abrechnen, kein Anzahlungs-Inkassodienst. Billr schreibt Ihren Kunden auch keine automatischen E-Mails. Es kennzeichnet ueberfaellige Rechnungen und kann Ihnen eine Push-Erinnerung schicken, zu einer Zeit Ihrer Wahl, damit Sie die Mahnung selbst senden.

Wie viel sollte ich fuer die Steuer zuruecklegen?

Eine gaengige Faustregel ist, 20 bis 30 Prozent jedes Eingangs am Tag des Eingangs in einen separaten Topf zu verschieben, angepasst an Ihre lokalen Steuersaetze und ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Die genaue Zahl haengt von Land und Einkommen ab, klaeren Sie sie also mit Ihrem Steuerberater, aber die Disziplin, sie sofort abzuschoepfen, ist es, die die Steuer davon abhaelt, Sie kalt zu erwischen.

Das Wichtigste in Kuerze

• Der Cashflow, nicht der Gewinn, leert die Konten von Handwerkern. Schliessen Sie die Luecke zwischen Arbeit und Bezahltwerden.
• Rechnen Sie am selben Tag ab und erfassen Sie die Zeit laufend, damit nichts unabgerechnet liegen bleibt.
• Verkuerzen Sie Ziele auf 7 oder 14 Tage und setzen Sie auf jede Rechnung einen Bezahlen-Link.
• Wissen Sie genau, wer Ihnen was schuldet, mahnen Sie ein paar Tage nach Faelligkeit, und nehmen Sie bei grossen Auftraegen Anzahlungen.
• Halten Sie ein Polster, schoepfen Sie von jedem Eingang Steuer ab, trennen Sie Geschaeftliches und Privates, und pruefen Sie woechentlich Ihre echten Zahlen.

Den schweren Teil machen Sie schon: die Arbeit. Lassen Sie das Geld nicht laenger hinterherhinken. Erfassen Sie Ihre Stunden mit einem Tippen, verwandeln Sie sie am selben Tag in eine saubere Rechnung, und setzen Sie auf jede einen Zahlungslink, damit das Geld eingeht, solange der Auftrag noch frisch ist. Sehen Sie, wie Billr erfasste Zeit in bezahlte Rechnungen verwandelt und geben Sie Ihrem Konto die Luft, die Ihr Betrieb sich verdient hat.