कोटेशन बनाएँ और भेजें
Billr में कोटेशन इनवॉइस की तरह काम करता है, एक अंतर के साथ। आपका क्लाइंट उस पर ऑनलाइन हस्ताक्षर करता है। हस्ताक्षर होते ही वह एक चरण में इनवॉइस बन जाता है।
अपडेट किया गया
कोटेशन बनाएँ
- कोटेशन पर जाएँ और कोटेशन बनाएँ चुनें।
- क्लाइंट चुनें, या वहीं क्लाइंट जोड़ें से नया बनाएँ। अगर कोटेशन किसी ख़ास व्यक्ति के ध्यानार्थ जाना चाहिए, तो क्लाइंट शीर्षक भरें।
- आइटम जोड़ें से पंक्तियाँ जोड़ें: कोई सहेजा हुआ आइटम, या अपना नाम, मात्रा और मूल्य।
- ज़रूरत हो तो छूट या नोट जोड़ें। कर इनवॉइस की तरह ही जुड़ता है।
- दाईं ओर पूर्वावलोकन जाँचें: यही आपके क्लाइंट को मिलता है।
Billr कोटेशन को अलग से नंबर देता है, QUO उपसर्ग के साथ: QUO-0001, QUO-0002 और आगे। हर कोटेशन को एक वैधता तिथि मिलती है, डिफ़ॉल्ट रूप से 30 दिन आगे; सबसे ऊपर विवरण देखें से आप इसे इस कोटेशन के लिए बदलते हैं। नए कोटेशन के लिए उपसर्ग और डिफ़ॉल्ट वैधता सेटिंग्स, इनवॉइस सेटिंग्स, विकल्प में हैं, जैसा इनवॉइस का रूप, कर और मुद्रा में बताया गया है।
हस्ताक्षर के लिए भेजें
कोटेशन खोलें और कोटेशन भेजें चुनें। Billr आपके क्लाइंट को कोटेशन ईमेल करता है, उसे देखने और उस पर हस्ताक्षर करने के लिंक और छह अंकों के एक्सेस कोड के साथ। स्थिति भेजा गया हो जाती है।
लिंक किसी और तरीके से भेजना चाहते हैं, जैसे किसी चैट में? अधिक विकल्प में आपको हस्ताक्षर लिंक कॉपी करें और एक्सेस कोड कॉपी करें मिलते हैं। लिंक तभी काम करता है जब कोटेशन भेजा गया माना जाए, इसलिए जो कोटेशन आप खुद साझा करते हैं, उसके लिए पहले भेजा गया चिह्नित करें चुनें।
हस्ताक्षर पेज पर आपका क्लाइंट कोड डालता है, कोटेशन पढ़ता है, हस्ताक्षर बनाता है और पुष्टि करता है। तब कोटेशन हस्ताक्षरित हो जाता है, आपको सूचना मिलती है, और कोटेशन लॉक हो जाता है: हस्ताक्षरित कोटेशन को अब कोई नहीं बदल सकता।
लिंक ग़लत व्यक्ति को भेज दिया? अधिक विकल्प में लिंक फिर से बनाएँ नया लिंक और नया एक्सेस कोड बनाता है। पुराना लिंक काम करना बंद कर देता है।
स्थितियों का मतलब
कोटेशन आपके कोटेशन माह के अनुसार दिखाता है, हर एक अपनी स्थिति के साथ। नीचे आप सूची का कुल योग देखते हैं।
| स्थिति | इसका मतलब |
|---|---|
| ड्राफ़्ट | अभी भेजा नहीं गया। आप अब भी सब कुछ बदल सकते हैं। |
| भेजा गया | आपके क्लाइंट के पास कोटेशन है और वह उस पर हस्ताक्षर कर सकता है। |
| हस्ताक्षरित | आपके क्लाइंट ने हस्ताक्षर कर दिए। कोटेशन लॉक है। |
| अस्वीकृत | आपके क्लाइंट ने उसे अस्वीकार किया, कभी-कभी कारण के साथ। |
| समाप्त | वैधता तिथि निकल चुकी है। आपका क्लाइंट अब उस पर हस्ताक्षर नहीं कर सकता। |
अस्वीकृत कोटेशन कोटेशन फिर से खोलें से वापस लाया जा सकता है। समाप्त कोटेशन के लिए कोटेशन संपादित करें चुनें, बाद की वैधता तिथि सेट करें और कोटेशन दोबारा भेजें से उसे फिर भेजें।
हस्ताक्षरित कोटेशन को इनवॉइस में बदलें
- हस्ताक्षरित कोटेशन खोलें।
- इनवॉइस में बदलें चुनें।
पंक्तियाँ, छूट और कर जैसे के तैसे आ जाते हैं, और आपको एक ड्राफ़्ट इनवॉइस मिलता है जिसे आप भेजने से पहले अब भी बदल सकते हैं। उसके बाद कोटेशन पर इनवॉइस देखें आपको सीधे उस इनवॉइस पर ले जाता है। उसे भेजने का तरीका इनवॉइस बनाएँ और भेजें में है।
नए काम के लिए मिलता-जुलता कोटेशन चाहिए? हस्ताक्षरित कोटेशन पर नए कोटेशन के रूप में डुप्लिकेट करें उन्हीं पंक्तियों के साथ एक नया कोटेशन शुरू करता है।
मुफ़्त प्लान पर आप हर माह 3 कोटेशन बनाते हैं, और कोटेशन से बना इनवॉइस उस माह के आपके इनवॉइस में गिना जाता है। सशुल्क प्लान प्लान और बिलिंग में हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
मैं कोटेशन कैसे बनाऊँ?
कोटेशन खोलें और नया कोटेशन पर टैप करें। यह इनवॉइस की तरह ही चलता है: क्लाइंट चुनें, अपनी पंक्तियाँ, छूट, कर और एक नोट जोड़ें। कोटेशन को QUO उपसर्ग के साथ अपना नंबर और एक मान्यता तिथि मिलती है, डिफ़ॉल्ट रूप से 30 दिन आगे की। वह उपसर्ग और डिफ़ॉल्ट वैधता आप सेटिंग्स, इनवॉइस सेटिंग्स, विकल्प में बदलते हैं।
मेरा क्लाइंट कोटेशन पर हस्ताक्षर कैसे करता है?
कोटेशन भेजें पर टैप करें। क्लाइंट को कोटेशन और उसे देखने और हस्ताक्षर करने का बटन वाला ईमेल मिलता है, और उस पेज पर वह चार काम करता है।
एक्सेस कोड डालना।
कोटेशन पढ़ना।
अपने हस्ताक्षर बनाना।
स्वीकृति की स्पष्ट पुष्टि करना।
Billr हस्ताक्षर, समय और हस्ताक्षर की तकनीकी जानकारी दर्ज करता है, आपकी टीम को सूचित करता है, और कोटेशन हस्ताक्षरित पर चला जाता है। हस्ताक्षरित कोटेशन फिर संपादित नहीं हो सकता।
मेरे क्लाइंट को कोटेशन के लिए एक्सेस कोड क्यों चाहिए?
हस्ताक्षर लिंक सार्वजनिक होता है, इसलिए पेज को छह अंकों के एक्सेस कोड से सुरक्षित रखा जाता है। Billr कोड को लिंक वाले उसी ईमेल में रखता है, और आप दोनों को हस्ताक्षर लिंक कॉपी करें और एक्सेस कोड कॉपी करें से खुद भी आगे भेज सकते हैं, जैसे WhatsApp पर। पाँच ग़लत कोशिशों के बाद कोटेशन दस मिनट तक और कोशिशें नहीं लेता। लिंक फिर से बनाएँ नया लिंक बनाता है और पुराना बेकार कर देता है।
हस्ताक्षरित कोटेशन को इनवॉइस में कैसे बदलूँ?
कोटेशन खोलें और इनवॉइस में बदलें पर टैप करें। सारी पंक्तियाँ, छूट और कर एक-के-एक चले जाते हैं, और आपको एक सामान्य ड्राफ़्ट इनवॉइस मिलता है जिसे भेजने से पहले आप बदल भी सकते हैं। कोटेशन में इनवॉइस की कड़ी बनी रहती है, इसलिए इनवॉइस देखें से आप सीधे वहाँ पहुँच जाते हैं। ध्यान दें: वह नया इनवॉइस आपकी मासिक इनवॉइस सीमा में गिना जाता है।
कोटेशन की अवधि खत्म होने पर क्या होता है?
Billr मान्यता तिथि की तुलना आज से करता है, इसलिए कोटेशन अपने आप समाप्त पर चला जाता है और उसी फ़िल्टर में दिखता है। क्लाइंट फिर उस पर हस्ताक्षर नहीं कर सकता। अगर आप उसे फिर भी इस्तेमाल करना चाहते हैं, तो कोटेशन संपादित करें चुनें, वैधता तिथि में नई तारीख डालें और कोटेशन दोबारा भेजें से उसे फिर भेजें। या आप नए कोटेशन के रूप में डुप्लिकेट करें से ताज़ा कीमतों के साथ नए सिरे से शुरू कर सकते हैं। नए कोटेशन की डिफ़ॉल्ट वैधता सेटिंग्स, इनवॉइस सेटिंग्स, विकल्प में तय होती है।