Créer et envoyer des devis
Un devis dans Billr fonctionne comme une facture, à une différence près. Votre client le signe en ligne. Une fois signé, il devient une facture en une seule étape.
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Créer un devis
- Allez dans Devis et choisissez Créer un devis.
- Choisissez le client, ou créez-en un sur place avec Ajouter un client. Renseignez un En-tête client si le devis doit être adressé à l'attention de quelqu'un.
- Ajoutez des lignes avec Ajouter un article : un article enregistré, ou un nom, une quantité et un prix de votre choix.
- Ajoutez une Remise ou une note si besoin. La taxe s'ajoute de la même façon que sur une facture.
- Vérifiez l'Aperçu à droite : c'est ce que reçoit votre client.
Billr numérote les devis séparément, avec le préfixe QUO : QUO-0001, QUO-0002 et ainsi de suite. Chaque devis reçoit une date Valable jusqu'au, à 30 jours par défaut ; Voir le détail en haut la change pour ce devis. Le préfixe et la validité par défaut des nouveaux devis se trouvent dans Paramètres, Paramètres de facturation, Options, comme décrit dans Mise en page des factures, taxe et devise.
L'envoyer pour signature
Ouvrez le devis et choisissez Envoyer le devis. Billr envoie à votre client un e-mail avec le devis, un lien pour le consulter et le signer, et un code d'accès à six chiffres. Le statut passe à Envoyé.
Vous voulez envoyer le lien autrement, par exemple dans une messagerie ? Dans Plus d'options, vous trouvez Copier le lien de signature et Copier le code d'accès. Le lien ne fonctionne qu'une fois le devis considéré comme envoyé : pour un devis que vous partagez vous-même, choisissez d'abord Marquer comme envoyée.
Sur la page de signature, votre client saisit le code, lit le devis, dessine une signature et confirme. Le devis passe alors à Signé, vous recevez une notification, et le devis est verrouillé : plus personne ne peut modifier un devis signé.
Vous avez envoyé le lien à la mauvaise personne ? Régénérer le lien dans Plus d'options crée un nouveau lien et un nouveau code d'accès. L'ancien lien cesse de fonctionner.
Ce que signifient les statuts
Devis liste vos devis par mois, chacun avec son statut. En bas, vous voyez le total de la liste.
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Brouillon | Pas encore envoyé. Vous pouvez encore tout changer. |
| Envoyé | Votre client a le devis et peut le signer. |
| Signé | Votre client l'a signé. Le devis est verrouillé. |
| Refusé | Votre client l'a refusé, parfois avec une raison. |
| Expiré | La date Valable jusqu'au est dépassée. Votre client ne peut plus le signer. |
Un devis refusé peut être repris avec Rouvrir le devis. Pour un devis expiré, choisissez Modifier le devis, fixez une date Valable jusqu'au plus tardive et renvoyez-le avec Renvoyer le devis.
Transformer un devis signé en facture
- Ouvrez le devis signé.
- Choisissez Convertir en facture.
Les lignes, la remise et la taxe sont reprises telles quelles, et vous obtenez un brouillon de facture que vous pouvez encore modifier avant de l'envoyer. Ensuite, Voir la facture sur le devis vous mène directement à cette facture. Pour l'envoyer, voir Créer et envoyer des factures.
Besoin d'un devis semblable pour un nouveau travail ? Dupliquer en nouveau devis sur un devis signé en crée un nouveau avec les mêmes lignes.
Avec la formule Gratuit, vous créez 3 devis par mois, et une facture créée à partir d'un devis compte dans vos factures du mois. Les formules payantes sont dans Choisir, changer ou résilier votre formule.
Questions fréquentes
Comment faire un devis ?
Ouvrez Devis et appuyez sur Nouveau devis. Cela marche comme une facture : choisissez le client, ajoutez vos lignes, la remise, la taxe et une note. Un devis reçoit son propre numéro avec le préfixe QUO et une date Valable jusqu'au, 30 jours par défaut. Ce préfixe et la validité par défaut se changent dans Paramètres, Paramètres de facturation, Options.
Comment mon client signe-t-il un devis ?
Appuyez sur Envoyer le devis. Votre client reçoit un e-mail avec le devis et un bouton pour le voir et le signer, et sur cette page il fait quatre choses.
Saisir le code d'accès.
Lire le devis.
Tracer sa signature.
Confirmer l'acceptation de façon explicite.
Billr enregistre la signature, le moment et les données techniques de la signature, prévient votre équipe, et le devis passe à Signé. Un devis signé ne peut plus être modifié.
Pourquoi mon client a-t-il besoin d'un code d'accès pour le devis ?
Le lien de signature est public, la page est donc protégée par un code d'accès à six chiffres. Billr met le code dans le même e-mail que le lien, et vous pouvez aussi transmettre les deux vous-même avec Copier le lien de signature et Copier le code d'accès, par exemple via WhatsApp. Après cinq tentatives fausses, le devis refuse tout nouvel essai pendant dix minutes. Régénérer le lien crée un nouveau lien et annule l'ancien.
Comment transformer un devis signé en facture ?
Ouvrez le devis et appuyez sur Convertir en facture. Toutes les lignes, la remise et la taxe sont reprises à l'identique, et vous obtenez un brouillon de facture normal que vous pouvez encore modifier avant l'envoi. Le devis garde le lien vers la facture, donc Voir la facture vous y emmène directement. Attention : cette nouvelle facture compte dans votre limite mensuelle de factures.
Que se passe-t-il quand un devis expire ?
Billr compare la date Valable jusqu'au avec celle du jour : un devis passe donc tout seul à Expiré et apparaît sous ce filtre. Le client ne peut plus le signer. Pour l'utiliser quand même, choisissez Modifier le devis, mettez une nouvelle date dans Valable jusqu'au et renvoyez-le avec Renvoyer le devis. Ou utilisez Dupliquer en nouveau devis pour repartir avec des prix à jour. La validité par défaut des nouveaux devis se règle dans Paramètres, Paramètres de facturation, Options.