Crea e invia preventivi
Un preventivo in Billr funziona come una fattura, con una differenza. Il tuo cliente lo firma online. Una volta firmato, diventa una fattura in un solo passaggio.
Aggiornato
Crea un preventivo
- Vai in Preventivi e scegli Crea preventivo.
- Scegli il cliente, oppure creane uno lì stesso con Aggiungi cliente. Compila un'Intestazione cliente se il preventivo va all'attenzione di una persona.
- Aggiungi righe con Aggiungi articolo: un articolo salvato, oppure un nome, una quantità e un prezzo tuoi.
- Aggiungi uno Sconto o una nota quando ti serve. L'imposta si aggiunge come su una fattura.
- Controlla l'Anteprima sulla destra: è ciò che riceve il tuo cliente.
Billr numera i preventivi a parte, con il prefisso QUO: QUO-0001, QUO-0002 e così via. Ogni preventivo ha una data Valido fino al, per impostazione predefinita a 30 giorni; Vedi dettaglio in alto la cambia per questo preventivo. Il prefisso e la validità predefinita dei nuovi preventivi si trovano in Impostazioni, Impostazioni fattura, Opzioni, come descritto in Layout della fattura, imposte e valuta.
Invialo da firmare
Apri il preventivo e scegli Invia preventivo. Billr invia al tuo cliente via e-mail il preventivo con un link per vederlo e firmarlo, più un codice di accesso di sei cifre. Lo stato passa a Inviato.
Vuoi inviare il link in un altro modo, per esempio in una chat? In Altre opzioni trovi Copia link di firma e Copia codice di accesso. Il link funziona solo quando il preventivo conta come inviato, quindi per un preventivo che condividi tu stesso scegli prima Segna come inviata.
Sulla pagina di firma il tuo cliente inserisce il codice, legge il preventivo, disegna una firma e conferma. Il preventivo passa allora a Firmato, ricevi una notifica e il preventivo viene bloccato: nessuno può più modificare un preventivo firmato.
Hai mandato il link alla persona sbagliata? Rigenera link in Altre opzioni crea un nuovo link e un nuovo codice di accesso. Il vecchio link smette di funzionare.
Cosa significano gli stati
Preventivi elenca i tuoi preventivi per mese, ognuno con il suo stato. In fondo vedi il totale dell'elenco.
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| Bozza | Non ancora inviato. Puoi ancora cambiare tutto. |
| Inviato | Il tuo cliente ha il preventivo e può firmarlo. |
| Firmato | Il tuo cliente l'ha firmato. Il preventivo è bloccato. |
| Rifiutato | Il tuo cliente l'ha rifiutato, a volte con un motivo. |
| Scaduto | La data Valido fino al è passata. Il tuo cliente non può più firmarlo. |
Un preventivo rifiutato si può riaprire con Riapri preventivo. Per un preventivo scaduto, scegli Modifica preventivo, imposta una data Valido fino al più avanti e invialo di nuovo con Invia di nuovo il preventivo.
Trasforma un preventivo firmato in fattura
- Apri il preventivo firmato.
- Scegli Converti in fattura.
Le righe, lo sconto e l'imposta passano così come sono, e ottieni una bozza di fattura che puoi ancora cambiare prima di inviarla. Da quel momento Vedi fattura sul preventivo ti porta direttamente a quella fattura. Come inviarla è spiegato in Crea e invia fatture.
Ti serve un preventivo simile per un nuovo lavoro? Duplica come nuovo preventivo su un preventivo firmato ne avvia uno nuovo con le stesse righe.
Con il piano Gratuito crei 3 preventivi al mese, e una fattura nata da un preventivo conta tra le fatture di quel mese. I piani a pagamento sono in Piani e abbonamento.
Domande frequenti
Come faccio un preventivo?
Apri Preventivi e tocca Nuovo preventivo. Funziona come una fattura: scegli il cliente e aggiungi righe, sconto, imposte e una nota. Un preventivo prende un numero suo con il prefisso QUO e una data Valido fino al, 30 giorni avanti per impostazione predefinita. Quel prefisso e la validità predefinita si cambiano in Impostazioni, Impostazioni fattura, Opzioni.
Come firma il mio cliente un preventivo?
Tocca Invia preventivo. Il cliente riceve un'e-mail con il preventivo e un pulsante per vederlo e firmarlo, e su quella pagina fa quattro cose.
Inserire il codice di accesso.
Leggere il preventivo.
Tracciare la sua firma.
Confermare l'accettazione in modo esplicito.
Billr registra la firma, il momento e i dati tecnici della firma, avvisa il tuo team, e il preventivo passa a Firmato. Un preventivo firmato non si può più modificare.
Perché il mio cliente ha bisogno di un codice di accesso per il preventivo?
Il link di firma è pubblico, quindi la pagina è protetta da un codice di accesso a sei cifre. Billr mette il codice nella stessa e-mail del link, e puoi inoltrare entrambi anche tu con Copia link di firma e Copia codice di accesso, per esempio via WhatsApp. Dopo cinque tentativi sbagliati il preventivo rifiuta altre prove per dieci minuti. Rigenera link crea un link nuovo e rende inutile il vecchio.
Come trasformo un preventivo firmato in fattura?
Apri il preventivo e tocca Converti in fattura. Tutte le righe, lo sconto e le imposte passano uno a uno, e ottieni una normale bozza di fattura che puoi ancora modificare prima di inviarla. Il preventivo mantiene il collegamento, quindi con Vedi fattura ci arrivi direttamente. Attenzione: la nuova fattura conta sul tuo limite mensile di fatture.
Cosa succede quando un preventivo scade?
Billr confronta la data Valido fino al con oggi, quindi un preventivo passa da solo a Scaduto e compare sotto quel filtro. Il cliente non può più firmarlo. Se vuoi usarlo comunque, scegli Modifica preventivo, metti una nuova data in Valido fino al e rinvialo con Invia di nuovo il preventivo. Oppure usa Duplica come nuovo preventivo per ripartire con prezzi aggiornati. La validità predefinita dei nuovi preventivi si imposta in Impostazioni, Impostazioni fattura, Opzioni.