Crea e invia fatture
Una fattura richiede pochi passaggi, con gli articoli del tuo elenco o con il tempo che hai registrato. Billr invia il PDF al tuo cliente via e-mail e tiene traccia del pagamento.
Aggiornato
Crea una fattura
- Scegli Nuova fattura nelle Azioni rapide della Home, oppure vai in Fatture nel menu e scegli Crea fattura.
- Scegli il cliente. Non è ancora nell'elenco? Crealo lì stesso con Aggiungi cliente.
- Aggiungi righe con Aggiungi articolo. Scegli un articolo salvato, oppure scrivi tu un nome, una quantità e un prezzo.
- Controlla la Data fattura e la Scadenza. Aggiungi un Numero ordine, un'Intestazione cliente, uno Sconto o una Nota quando ti servono.
- Guarda l'Anteprima sulla destra: è il PDF che riceve il tuo cliente.
Non devi finire una fattura tutta in una volta. Finché non la invii, resta nel tuo elenco come Bozza.
Billr inserisce per te il numero della fattura: il tuo prefisso più un contatore a quattro cifre, per esempio INV-0005. Come cambiare il prefisso è spiegato in Layout della fattura, imposte e valuta.
Fattura il tempo registrato
Se hai lavorato con il timer, non c'è bisogno di riscrivere le ore.
- Vai in Timer e scegli Visualizza cronologia registrazioni.
- Ogni cliente con tempo non ancora fatturato ha un tasto Crea fattura. Sceglilo accanto al cliente che vuoi fatturare.
- Scegli come appaiono le ore sulla fattura: tutto su una riga, una riga per progetto, per attività e progetto, oppure una riga per ogni registrazione di tempo.
Ottieni una bozza di fattura con le righe già inserite. Appena la invii, quelle registrazioni di tempo contano come fatturate e non si possono più modificare.
Invia la fattura
Scegli Invia fattura. Billr invia la fattura come PDF all'indirizzo e-mail del cliente e imposta lo stato su Non pagata.
Con i pagamenti online attivi, l'e-mail ha un tasto per pagare e il tuo cliente può pagare subito con carta o PayPal. La Cronologia accanto alla fattura mostra quando è stata inviata e quando è stata pagata.
Cosa significano gli stati
Fatture elenca le tue fatture per mese, ognuna con il suo stato, come nell'immagine in cima a questa pagina.
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| Bozza | Non ancora inviata. Puoi ancora cambiare tutto. |
| Non pagata | Inviata, e la scadenza non è ancora passata. |
| Scaduta | Inviata, non pagata, e la scadenza è passata. |
| Pagata | Il cliente ha pagato, online o come l'hai registrato tu. |
| Annullata | La fattura conserva il suo numero nei tuoi archivi ma non conta più. |
In fondo all'elenco vedi il totale e l'importo da incassare di tutte le fatture non pagate. Per farti avvisare da Billr di una fattura scaduta, o per far ricordare il pagamento al tuo cliente, leggi Promemoria e promemoria di pagamento.
Segna come pagata, invia di nuovo o annulla
- Segna come pagata. Apri la fattura e scegli Segna come pagata. Quando il tuo cliente paga online, Billr lo fa per te. Una fattura pagata è bloccata; per modificarla comunque, scegli prima Segna come non pagata.
- Invia di nuovo. Scegli ancora Invia fattura. La cronologia mostra allora che la fattura è stata inviata di nuovo.
- Condividi il PDF in un altro modo. In Altre opzioni esporti il PDF o lo stampi.
- Annulla o elimina. Annulla fattura conserva la fattura e il suo numero nei tuoi archivi, e il link di pagamento smette di funzionare. Eliminarla la toglie dall'elenco. Per una numerazione senza buchi, annullare è di solito la scelta più sicura.
Se una fattura non arriva, controlla prima nella cronologia se è stata inviata, e controlla l'indirizzo e-mail del cliente. Le domande frequenti ti guidano nel resto.
Domande frequenti
Come creo una fattura?
Tocca Crea fattura e scegli il cliente.
Aggiungi righe scegliendo articoli salvati o scrivendo nome, quantità e prezzo.
Imposta una data fattura e una scadenza, e se ti servono un numero ordine, un'intestazione per il cliente, uno sconto e una nota.
Anteprima mostra il PDF esattamente come lo riceve il cliente.
Salvala come bozza o tocca Invia fattura per mandarla subito.
Come trasformo le ore registrate in una fattura?
Apri Timer, Visualizza cronologia registrazioni. Ogni cliente con tempo non fatturato mostra un pulsante Crea fattura. Billr poi chiede come devono comparire le ore sulla fattura.
Tutto insieme, su una sola riga.
Per progetto.
Per attività e progetto.
Righe separate, una per registrazione di tempo.
Ne scegli una e ottieni una bozza di fattura con le righe già pronte. Appena la invii, quelle registrazioni di tempo risultano fatturate e non si possono più modificare.
Posso inviare di nuovo una fattura?
Sì. Apri la fattura e tocca ancora Invia fattura; nella Cronologia compare Fattura reinviata, con la data. Se il cliente ce l'ha già e vuoi solo lo stato corretto, usa Altre opzioni, Segna come inviata. Dallo stesso menu esporti il PDF, lo scarichi come immagine o lo stampi, e lo mandi attraverso il canale che preferisci.
Come segno una fattura come pagata?
Apri la fattura e tocca Segna come pagata. Se il cliente paga online con carta o PayPal, Billr lo fa da solo appena il pagamento è confermato, e la Cronologia lo annota. Pagata vuol dire bloccata: per modificarla di nuovo usa prima Segna come non pagata. Una ricevuta la mandi da Altre opzioni, Invia ricevuta di pagamento.
Che differenza c'è tra annullare ed eliminare una fattura?
Annulla fattura tiene la fattura e il suo numero nella tua contabilità ma la segna come annullata, e il suo link di pagamento online smette di funzionare. Riattiva fattura annulla questa operazione. Elimina fattura la toglie del tutto dall'elenco. Una fattura pagata non si può annullare: segnala prima come non pagata o rimborsala. Per la tua numerazione, annullare è di solito la scelta più sicura.
Il mio cliente non ha mai ricevuto la fattura. E adesso?
Passa in rassegna questi quattro punti.
Apri la fattura e guarda la Cronologia: Fattura inviata vuol dire che è uscita da Billr.
Controlla l'indirizzo e-mail del cliente.
Chiedigli di guardare nella cartella spam, perché la mail arriva da billr.cloud.
Guarda in Impostazioni, Altro, Impostazioni e-mail chi invia: Billr dal dominio billr.cloud, oppure la tua app di posta, e in quel caso il messaggio resta nella tua posta in uscita.
Tocca ancora Invia fattura per rispedirla, o condividi il PDF su un altro canale.