Créer et envoyer des factures
Une facture tient en quelques étapes, avec des articles de votre liste ou avec le temps que vous avez suivi. Billr envoie le PDF par e-mail à votre client et suit si elle a été payée.
Mis à jour le
Créer une facture
- Choisissez Nouvelle facture dans les Actions rapides de l'Accueil, ou allez dans Factures dans le menu et choisissez Créer une facture.
- Choisissez le client. Il n'est pas encore dans la liste ? Créez-le sur place avec Ajouter un client.
- Ajoutez des lignes avec Ajouter un article. Choisissez un article enregistré, ou tapez vous-même un nom, une quantité et un prix.
- Vérifiez la Date de facture et la Date d'échéance. Ajoutez un Numéro de commande, un En-tête client, une Remise ou une Note si besoin.
- Regardez l'Aperçu à droite : c'est le PDF que reçoit votre client.
Vous n'êtes pas obligé de terminer une facture d'un coup. Tant que vous ne l'envoyez pas, elle reste dans votre liste comme Brouillon.
Billr remplit le numéro de facture pour vous : votre préfixe suivi d'un compteur à quatre chiffres, par exemple INV-0005. Pour changer le préfixe, voir Mise en page des factures, taxe et devise.
Facturer votre temps suivi
Si vous avez travaillé avec le chronomètre, inutile de retaper les heures.
- Allez dans Chronomètre et choisissez Voir l'historique.
- Chaque client avec du temps pas encore facturé a un bouton Créer une facture. Choisissez-le à côté du client que vous voulez facturer.
- Choisissez comment les heures apparaissent sur la facture : tout sur une ligne, une ligne par projet, par tâche et projet, ou une ligne par saisie de temps.
Vous obtenez un brouillon de facture avec les lignes déjà remplies. Dès que vous l'envoyez, ces saisies de temps comptent comme facturées et ne peuvent plus être modifiées.
Envoyer la facture
Choisissez Envoyer la facture. Billr envoie la facture en PDF à l'adresse e-mail du client et passe son statut à Impayée.
Avec les paiements en ligne activés, l'e-mail comporte un bouton de paiement et votre client peut payer tout de suite par carte ou avec PayPal. Le Journal d'activité à côté de la facture montre quand elle a été envoyée et quand elle a été payée.
Ce que signifient les statuts
Factures liste vos factures par mois, chacune avec son statut, comme sur l'image en haut de cette page.
| Statut | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Brouillon | Pas encore envoyée. Vous pouvez encore tout changer. |
| Impayée | Envoyée, et la date d'échéance n'est pas dépassée. |
| En retard | Envoyée, pas payée, et la date d'échéance est dépassée. |
| Payée | Le client a payé, en ligne ou comme vous l'avez enregistré. |
| Annulée | La facture garde son numéro dans vos registres mais ne compte plus. |
En bas de la liste, vous voyez le total et le montant restant dû de toutes les factures impayées. Pour que Billr vous prévienne d'une facture en retard, ou envoie un rappel à votre client à votre place, lisez Rappels et rappels de paiement.
Marquer comme payée, renvoyer ou annuler
- Marquer comme payée. Ouvrez la facture et choisissez Marquer comme payée. Quand votre client paie en ligne, Billr le fait pour vous. Une facture payée est verrouillée ; pour la modifier malgré tout, choisissez d'abord Marquer comme impayée.
- Renvoyer. Choisissez encore Envoyer la facture. Le journal d'activité montre alors que la facture a été renvoyée.
- Partager le PDF autrement. Dans Plus d'options, vous exportez le PDF ou l'imprimez.
- Annuler ou supprimer. Annuler la facture garde la facture et son numéro dans vos registres, et le lien de paiement cesse de fonctionner. Supprimer la retire de la liste. Pour une numérotation sans trous, annuler est généralement le choix le plus sûr.
Si une facture n'arrive pas, vérifiez d'abord dans le journal d'activité qu'elle a bien été envoyée, et vérifiez l'adresse e-mail du client. Les questions fréquentes vous guident pour la suite.
Questions fréquentes
Comment créer une facture ?
Appuyez sur Créer une facture et choisissez le client.
Ajoutez des lignes en choisissant des articles enregistrés ou en saisissant un nom, une quantité et un prix.
Définissez une date de facture et une date d'échéance, et si besoin un numéro de commande, un en-tête client, une remise et une note.
Aperçu montre le PDF exactement tel que le client le recevra.
Enregistrez-la comme brouillon ou appuyez sur Envoyer la facture pour l'expédier tout de suite.
Comment transformer mes heures suivies en facture ?
Ouvrez Chronomètre, Voir l'historique. Chaque client avec du temps non facturé affiche un bouton Créer une facture. Billr demande ensuite comment les heures doivent apparaître sur la facture.
Tout ensemble, sur une seule ligne.
Par projet.
Par tâche et projet.
Lignes séparées, une par saisie.
Vous en choisissez une et vous obtenez un brouillon de facture avec les lignes déjà remplies. Dès que vous l'envoyez, ces saisies sont facturées et ne sont plus modifiables.
Puis-je renvoyer une facture ?
Oui. Ouvrez la facture et appuyez de nouveau sur Envoyer la facture ; le Journal d'activité affiche alors Facture renvoyée, avec la date. Si le client l'a déjà et que vous voulez seulement corriger le statut, utilisez Plus d'options, Marquer comme envoyée. Depuis ce même menu, vous pouvez exporter le PDF, le télécharger en image ou l'imprimer, et l'envoyer par le canal de votre choix.
Comment marquer une facture comme payée ?
Ouvrez la facture et appuyez sur Marquer comme payée. Si le client paie en ligne par carte ou avec PayPal, Billr le fait pour vous dès que le paiement est confirmé, et le Journal d'activité l'enregistre. Payée veut dire verrouillée : pour modifier de nouveau la facture, passez d'abord par Marquer comme impayée. Vous pouvez envoyer un reçu au client depuis Plus d'options, Envoyer le reçu de paiement.
Quelle différence entre annuler et supprimer une facture ?
Annuler la facture garde la facture et son numéro dans votre comptabilité mais la marque comme annulée, et son lien de paiement en ligne cesse de fonctionner. Réactiver la facture annule cette action. Supprimer la facture la retire complètement de la liste. Une facture payée ne peut pas être annulée : marquez-la d'abord comme impayée ou remboursez-la. Pour votre numérotation, annuler est en général le choix le plus sûr.
Mon client n'a jamais reçu la facture. Que faire ?
Passez en revue ces quatre points.
Ouvrez la facture et regardez le Journal d'activité : Facture envoyée veut dire qu'elle est partie de Billr.
Vérifiez l'adresse e-mail du client.
Demandez-lui de regarder dans ses spams, car le mail arrive de billr.cloud.
Regardez dans Paramètres, Plus, Paramètres e-mail qui envoie : Billr depuis le domaine billr.cloud, ou votre propre application de messagerie, auquel cas le message reste dans votre boîte d'envoi.
Appuyez de nouveau sur Envoyer la facture pour la renvoyer, ou partagez le PDF par un autre canal.