Offertes maken en versturen
Een offerte maak je in Billr net als een factuur, met één verschil. Je klant ondertekent hem online. Is hij ondertekend, dan wordt hij in één stap een factuur.
Bijgewerkt op
Een offerte maken
- Ga naar Offertes en kies Offerte aanmaken.
- Kies de klant, of maak hem hier meteen aan met Klant toevoegen. Vul een Kop boven de klant in als de offerte ter attentie van iemand moet.
- Voeg regels toe met Item toevoegen: een opgeslagen item, of zelf een naam, een aantal en een prijs.
- Voeg een Korting of een notitie toe als je die nodig hebt. Belasting komt er op dezelfde manier bij als op een factuur.
- Kijk rechts naar het Voorbeeld: zo krijgt je klant de offerte.
Billr nummert offertes zelf, met het voorvoegsel QUO: QUO-0001, QUO-0002 enzovoort. Elke offerte krijgt een datum Geldig tot, standaard 30 dagen verder; met Bekijk detail bovenaan pas je die voor deze offerte aan. Het voorvoegsel en de standaardgeldigheid voor nieuwe offertes staan onder Instellingen, Factuurinstellingen, Opties, zoals beschreven in Factuuropmaak, belasting en valuta.
Versturen om te laten ondertekenen
Open de offerte en kies Offerte verzenden. Billr mailt je klant de offerte met een link om hem te bekijken en te ondertekenen, en een toegangscode van zes cijfers. De status wordt Verzonden.
Wil je de link op een andere manier sturen, bijvoorbeeld in een chat? Onder Meer opties vind je Ondertekeningslink kopiëren en Toegangscode kopiëren. De link werkt pas als de offerte als verzonden geldt, dus kies voor een offerte die je zelf deelt eerst Markeer als verzonden.
Op de ondertekenpagina vult je klant de code in, leest de offerte, zet een handtekening en bevestigt. De offerte gaat dan naar Ondertekend, je krijgt een melding en de offerte staat op slot: een ondertekende offerte kan niemand meer aanpassen.
Link naar de verkeerde persoon gestuurd? Link opnieuw genereren onder Meer opties maakt een nieuwe link en toegangscode. De oude link werkt dan niet meer.
Wat de statussen betekenen
Onder Offertes staan je offertes per maand, met hun status. Onderaan zie je het totaal van de lijst.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Nog niet verstuurd. Je kunt alles nog aanpassen. |
| Verzonden | Je klant heeft de offerte en kan hem ondertekenen. |
| Ondertekend | Je klant heeft getekend. De offerte staat op slot. |
| Afgewezen | Je klant heeft de offerte afgewezen, soms met een reden. |
| Verlopen | De datum Geldig tot is voorbij. Je klant kan niet meer ondertekenen. |
Een afgewezen offerte haal je terug met Offerte heropenen. Bij een verlopen offerte kies je Offerte bewerken, zet je een latere datum Geldig tot en verstuur je hem opnieuw met Offerte opnieuw verzenden.
Een ondertekende offerte omzetten naar een factuur
- Open de ondertekende offerte.
- Kies Omzetten naar factuur.
De regels, de korting en de belasting gaan één op één mee, en je krijgt een conceptfactuur die je voor het versturen nog kunt aanpassen. Daarna brengt Factuur bekijken op de offerte je meteen naar die factuur. Hoe je hem verstuurt, staat in Facturen maken en versturen.
Een vergelijkbare offerte nodig voor nieuw werk? Met Dupliceren als nieuwe offerte op een ondertekende offerte begin je een nieuwe met dezelfde regels.
Met het abonnement Gratis maak je 3 offertes per maand, en een factuur die uit een offerte komt telt mee voor je facturen van die maand. De betaalde abonnementen staan in Abonnementen en betalen.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een offerte?
Open Offertes en tik op Nieuwe offerte. Het werkt als een factuur: kies de klant, voeg je regels, korting, belasting en een notitie toe. Een offerte krijgt een eigen nummer met het voorvoegsel QUO en een datum Geldig tot, standaard 30 dagen vooruit. Dat voorvoegsel en die standaardgeldigheid pas je aan via Instellingen, Factuurinstellingen, Opties.
Hoe ondertekent mijn klant een offerte?
Tik op Offerte verzenden. Je klant krijgt een e-mail met de offerte en een knop om hem te bekijken en te ondertekenen, en op die pagina doet hij vier dingen.
De toegangscode invullen.
De offerte lezen.
Zijn handtekening zetten.
De acceptatie uitdrukkelijk bevestigen.
Billr legt de handtekening, het moment en de technische gegevens van de ondertekening vast, waarschuwt je team, en de offerte gaat naar Ondertekend. Een ondertekende offerte kun je niet meer bewerken.
Waarom heeft mijn klant een toegangscode nodig voor de offerte?
De ondertekeningslink is openbaar, dus de pagina is beveiligd met een toegangscode van zes cijfers. Billr zet die code in dezelfde e-mail als de link, en je kunt beide ook zelf doorsturen met Ondertekeningslink kopiëren en Toegangscode kopiëren, bijvoorbeeld via WhatsApp. Na vijf foute pogingen houdt de offerte het tien minuten af. Met Link opnieuw genereren maak je een nieuwe link en werkt de oude niet meer.
Hoe maak ik van een ondertekende offerte een factuur?
Open de offerte en tik op Omzetten naar factuur. Alle regels, de korting en de belasting gaan één op één mee, en je krijgt een gewone conceptfactuur die je voor het versturen nog kunt aanpassen. De offerte houdt de koppeling, dus met Factuur bekijken spring je er zo naartoe. Let op: die nieuwe factuur telt mee voor je maandlimiet.
Wat gebeurt er als een offerte verloopt?
Billr vergelijkt de datum Geldig tot met vandaag, dus een offerte gaat vanzelf naar Verlopen en verschijnt onder dat filter. Je klant kan hem dan niet meer ondertekenen. Wil je hem toch gebruiken, kies dan Offerte bewerken, zet een nieuwe datum bij Geldig tot en verstuur hem opnieuw met Offerte opnieuw verzenden. Of begin opnieuw met Dupliceren als nieuwe offerte en verse prijzen. De standaardgeldigheid voor nieuwe offertes stel je in via Instellingen, Factuurinstellingen, Opties.