Herinneringen en betalingsherinneringen

Twee soorten herinneringen

Beide staan onder Instellingen, Factuurherinneringen, en alleen een Eigenaar of Beheerder kan ze wijzigen. De rollen worden uitgelegd in Teams.

Een herinnering krijgen bij achterstallige facturen

1. Ga naar Instellingen, Factuurherinneringen.
2. Zet Herinnering achterstallige factuur aan.
3. Draai de wieltjes naar het tijdstip waarop je het wilt horen.
4. Kies Opslaan.

Vanaf dan kijkt Billr één keer per dag op dat tijdstip naar je facturen. Is er een Achterstallig, dan krijg je een melding op de toestellen waarop je meldingen van Billr toestaat. Elk teamlid hoort alleen over de facturen die hij of zij kan zien. Heeft niemand in het team meldingen aan, dan mailt Billr de Eigenaar.

Automatisch betalingsherinneringen naar klanten sturen

1. Zet op hetzelfde scherm Betalingsherinneringen aan klanten aan.
2. Vul tot drie momenten in: Eerste moment, Tweede moment en Derde moment. Elk moment is een aantal dagen vanaf de vervaldatum, van -30 tot en met 90. Een min is ervoor: -2 is twee dagen voor de vervaldatum. Laat een moment leeg om het over te slaan.
3. Kies onder Versturen om het tijdstip, per kwartier.
4. Kies Opslaan.

Billr stelt -2, 2 en 9 voor: een vriendelijk seintje twee dagen voor de vervaldatum, en twee keer opvolgen daarna. Billr verstuurt elk moment één keer per factuur, in je eigen tijdzone, en alleen voor facturen die verstuurd zijn, niet betaald of geannuleerd zijn en een vervaldatum hebben.

Goed om te weten:

• De e-mail gaat naar het eerste e-mailadres van de klant. Een klant zonder e-mailadres krijgt niets, en Eigenaren en Beheerders krijgen daar een melding over.
• Een moment dat op of voor de dag valt waarop je de factuur verstuurde, slaat Billr over. Zo krijgt je klant nooit vlak na de factuur al een herinnering.
• Momenten die al voorbij waren toen je betalingsherinneringen aanzette, worden niet alsnog verstuurd.
• De e-mail noemt het factuurnummer, het bedrag, de vervaldatum en je betalingsinstructies, in de taal van je facturen. Staan online betalingen aan, dan zit er een betaalknop in.
• Elke verstuurde herinnering staat in het Activiteitenlog van de factuur als Herinnering verzonden.

Betalingsherinneringen gaan altijd via Billr, met je bedrijfsnaam als afzender ("je bedrijfsnaam via Billr"). Antwoordt je klant, dan komt het antwoord binnen op het e-mailadres in je bedrijfsgegevens. Je facturen zelf blijven gaan zoals je hebt gekozen onder E-mailinstellingen.

Betalingsherinneringen uitzetten voor een klant of factuur

Heb je met een klant een aparte afspraak? Dan stop je de automatische herinneringen zonder ze voor iedereen uit te zetten.

• Voor een klant: bewerk de klant en zet Betalingsherinneringen uit. Billr stuurt deze klant dan geen automatische herinneringen. Zie Klanten.
• Voor één factuur: open de factuur, kies Meer opties en zet Automatische herinneringen uit. Staat de klant al uit, dan zie je Uit voor deze klant.

Zelf een herinnering sturen

1. Open een factuur die onbetaald is en een vervaldatum heeft.
2. Kies Meer opties en dan Herinnering sturen.

Billr mailt je klant meteen dezelfde herinnering. Net als de automatische is dit voor Eigenaren en Beheerders met een betaald abonnement, en het werkt ook als automatische herinneringen voor die klant of factuur uit staan. Je kunt dit één keer per factuur per dag doen. Een herinnering die je zelf stuurt telt mee: een automatisch moment op dezelfde dag of de dag erna slaat Billr over, zodat je klant niet twee keer van je hoort. Hoe de factuur zover kwam, staat in Facturen maken en versturen.