Przypomnienia i przypomnienia o płatności
Billr ma dwa rodzaje przypomnień. Przypomnienie mówi tobie i twojemu zespołowi, że faktura jest po terminie; przypomnienie o płatności to e-mail do klienta o nieopłaconej fakturze, w wybrane przez ciebie dni.
Zaktualizowano
Dwa rodzaje przypomnień
Oba znajdziesz w sekcji Ustawienia, Przypomnienia o fakturach i tylko właściciel lub administrator może je zmieniać. Role wyjaśnia Praca w zespole.
| Przypomnienie | Przypomnienie o płatności | |
|---|---|---|
| Do kogo | Do ciebie i twojego zespołu | Do klienta |
| O czym | O fakturach po terminie | O fakturze, która jest wciąż nieopłacona |
| Jak | Powiadomienie albo e-mail do właściciela | |
| Plan | Każdy plan | Płatny plan |
Przypomnienie o fakturach po terminie
- Otwórz Ustawienia, Przypomnienia o fakturach.
- Włącz Przypomnienie o fakturze po terminie.
- Przekręć kółka na godzinę, o której chcesz się o tym dowiadywać.
- Wybierz Zapisz.
Od tej pory Billr sprawdza twoje faktury raz dziennie o tej godzinie. Jeśli któraś jest Po terminie, dostajesz powiadomienie na urządzeniach, na których zezwalasz na powiadomienia z Billr. Każdy członek zespołu dowiaduje się tylko o fakturach, które widzi. Jeśli nikt w zespole nie ma włączonych powiadomień, Billr wysyła zamiast tego e-mail do właściciela.
Automatyczne przypomnienia o płatności dla klientów
- Na tym samym ekranie włącz Przypomnienia o płatności dla klientów.
- Wypełnij do trzech momentów: Pierwszy moment, Drugi moment i Trzeci moment. Każdy to liczba dni od terminu płatności, od -30 do 90. Minus oznacza przed: -2 to dwa dni przed terminem. Zostaw moment pusty, aby go pominąć.
- W polu Wyślij o wybierz porę dnia, co kwadrans.
- Wybierz Zapisz.
Billr proponuje -2, 2 i 9: uprzejmy sygnał dwa dni przed terminem i dwa ponaglenia po nim. Billr wysyła każdy moment raz na fakturę, w twojej strefie czasowej, i tylko dla faktur, które zostały wysłane, nie są opłacone ani anulowane i mają termin płatności.
Kilka rzeczy, które warto wiedzieć:
- E-mail trafia na pierwszy adres e-mail klienta. Klient bez adresu e-mail nic nie dostaje, a właściciele i administratorzy dostają o tym powiadomienie.
- Moment, który wypada w dniu wysłania faktury lub wcześniej, jest pomijany, więc klient nigdy nie dostaje przypomnienia zaraz po samej fakturze.
- Momenty, które minęły, zanim włączyłeś przypomnienia o płatności, nie są wysyłane później.
- E-mail pokazuje numer faktury, kwotę, termin płatności i twoje instrukcje płatności, w języku twoich faktur. Gdy płatności online są włączone, ma przycisk płatności.
- Każde wysłane przypomnienie pojawia się w Dziennik aktywności faktury jako Przypomnienie wysłane.
Przypomnienia o płatności zawsze wychodzą przez Billr, z nazwą twojej firmy jako nadawcą ("nazwa twojej firmy przez Billr"). Gdy klient odpowie, odpowiedź trafia na adres e-mail z twoich danych firmy. Same faktury nadal wychodzą tak, jak wybrałeś w Ustawienia e-mail.
Wyłączanie przypomnień o płatności dla klienta lub faktury
Masz specjalne ustalenia z klientem? Możesz zatrzymać automatyczne przypomnienia bez wyłączania ich dla wszystkich.
- Dla klienta: edytuj klienta i wyłącz Przypomnienia o płatności. Billr nie wyśle wtedy temu klientowi automatycznych przypomnień. Zob. Zarządzanie klientami.
- Dla jednej faktury: otwórz fakturę, wybierz Więcej opcji i wyłącz Automatyczne przypomnienia. Jeśli klient ma je już wyłączone, widać napis Wyłączone dla tego klienta.
Ręczne wysyłanie przypomnienia
- Otwórz fakturę, która jest nieopłacona i ma termin płatności.
- Wybierz Więcej opcji, a potem Wyślij przypomnienie.
Billr od razu wysyła klientowi e-mailem to samo przypomnienie. Tak jak automatyczne, jest to dostępne dla właścicieli i administratorów w płatnym planie i działa także wtedy, gdy automatyczne przypomnienia są wyłączone dla tego klienta lub faktury. Możesz to zrobić raz dziennie dla każdej faktury. Ręcznie wysłane przypomnienie się liczy: automatyczny moment tego samego dnia lub dzień później jest pomijany, więc klient nie dostaje od ciebie dwóch wiadomości. Jak faktura doszła do tego etapu, opisuje Tworzenie i wysyłanie faktur.