Projekte und Aufgaben verfolgen
Ein Projekt gruppiert die Arbeit, die du für einen Kunden machst. Verfolge Projekte und Aufgaben in Billr, um zu sehen, wie viele Stunden und wie viel vom Budget du verbraucht hast, Aufgabe für Aufgabe.
Aktualisiert
Ein Projekt anlegen
- Geh zu Projekte & Aufgaben und wähle Projekt hinzufügen.
- Gib einen Projekttitel ein. Mehr braucht Billr nicht.
- Wähle den Kunden unter Kunden, oder leg einen mit Kunden hinzufügen an.
- Fülle die erwartete Gesamtzeit in Stunden, ein Gesamtbudget und einen Stundensatz aus, wenn du sie hast.
- Wähle Projekt speichern.
Der Projektsatz geht bei jedem Zeiteintrag für dieses Projekt dem Standard-Stundensatz des Kunden vor. Im Tarif Kostenlos hast du 1 aktives Projekt, in Starter 3, und ab Pro gibt es kein Limit.
Stunden und Budget verfolgen
Öffne ein Projekt, um seine Projektdetails zu sehen. Oben siehst du Erfasste Stunden, Geschätzte Gesamtzeit und Gesamtbudget. Die zwei Balken darunter vergleichen sie:
- Erfasste Stunden zeigt die erfasste Zeit gegenüber deiner geschätzten Zeit.
- Gesamtbudget addiert den Abrechenbarer Betrag aller Zeiteinträge für dieses Projekt und zeigt, wie viel vom Budget du verbraucht hast.
Beide verwenden den Satz, der galt, als die jeweilige Stunde erfasst wurde; eine spätere Änderung des Satzes schreibt vergangene Arbeit also nicht um. Um das Projekt zu ändern, wähle Projekt bearbeiten.
Die Arbeit in Aufgaben planen
Unter Aufgaben sind die Aufgaben des Projekts nach Status gruppiert.
- Wähle Aufgabe hinzufügen.
- Gib einen Aufgabentitel ein, wähle dann einen Status und fülle, wenn du willst, die Geschätzte Zeit und ein Fälligkeitsdatum aus.
- Wähle Aufgabe speichern.
Der Status des Projekts selbst ergibt sich aus seinen Aufgaben:
| Projektstatus | Wann |
|---|---|
| Nicht begonnen | Das Projekt hat noch keine Aufgaben, oder keine seiner Aufgaben hat begonnen. |
| In Bearbeitung | Mindestens eine Aufgabe ist in Bearbeitung, oder einige Aufgaben sind abgeschlossen, während andere noch nicht begonnen haben. |
| Abgeschlossen | Jede Aufgabe hat einen abgeschlossenen Status. |
Zeit auf einer Aufgabe erfassen
- Öffne die Aufgabe und wähle Zeit erfassen.
- Der Timer öffnet sich mit dieser Aufgabe schon ausgewählt. Trag die Stunden von Hand ein, oder wechsle zum Timer und starte ihn.
Jeder Eintrag erscheint unter Erfasste Zeiten bei der Aufgabe. Von der Aufgabe aus kannst du auch Neue Rechnung wählen, um nur die Stunden dieser Aufgabe abzurechnen, statt aller Stunden, die beim Kunden noch nicht abgerechnet sind. Wie die Stunden zu Positionen werden, steht in Rechnungen erstellen und senden.
Eigene Aufgabenstatus verwenden
Billr startet mit 4 Status: Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt und Pausiert.
- Geh zu Einstellungen, Weitere Optionen und wähle Aufgabenstatus.
- Wähle Anpassen, um eigene Status anzulegen, jeden mit einem Namen, einer Farbe und einer Kategorie: Nicht begonnen, In Bearbeitung oder Abgeschlossen. Die Kategorie bestimmt, wie der Status in den Projektstatus eingeht.
Löschst du einen Status, den Aufgaben benutzen, bittet Billr dich, diese Aufgaben zuerst einem anderen Status zuzuordnen.
In einem Team sehen Inhaber und Administratoren jedes Projekt. Mitglieder sehen nur die Projekte, die ihnen zugewiesen sind. Du weist sie unter Projekt bearbeiten im Bereich Teammitglieder zu; siehe Im Team zusammenarbeiten.
Löschst du ein Projekt oder eine Aufgabe, landet es im Papierkorb, wo du es 21 Tage lang wiederherstellen kannst.
Häufige Fragen
Wie lege ich ein Projekt an?
Geh zu Projekte und tippe auf Projekt hinzufügen. Ein Titel reicht; du kannst auch einen Kunden verknüpfen, einen Stundensatz für das Projekt, ein Gesamtbudget und eine geschätzte Stundenzahl setzen. Der Projektsatz geht bei Zeiteinträgen dem Kundensatz vor. Kostenlos erlaubt ein aktives Projekt, Starter drei, und ab Pro ist es unbegrenzt.
Wie verfolgt Billr ein Projektbudget?
Trage ein Gesamtbudget im Projekt ein. Auf dem Projektbildschirm addiert Billr den abrechenbaren Betrag aller Zeiteinträge dieses Projekts und zeigt, welchen Anteil deines Budgets du verbraucht hast. Die erfasste Zeit wird genauso mit deinen geschätzten Stunden verglichen. Beide rechnen mit dem Satz, der beim jeweiligen Eintrag galt, alte Arbeit wird also nicht neu bewertet, wenn du deinen Satz änderst.
Kann ich eigene Aufgabenstatus verwenden?
Die Standardstatus sind Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt und Pausiert. Wähle Anpassen unter Einstellungen, Weitere Optionen, Aufgabenstatus, dann legst du eigene mit einer Farbe und einer Kategorie an: Nicht begonnen, In Bearbeitung oder Abgeschlossen. Diese Kategorie entscheidet, wie der Status auf den Projektstatus zählt. Löschst du einen Status, den Aufgaben benutzen, bittet dich die App, diese Aufgaben vorher umzuhängen.
Wie erfasse ich Zeit auf einer einzelnen Aufgabe?
Öffne die Aufgabe und tippe auf Zeit erfassen. Du kannst den Timer auf dieser Aufgabe laufen lassen oder die Stunden von Hand eintragen; beides landet in der Liste Erfasste Zeiten an der Aufgabe. Auf dem Timer-Bildschirm kannst du vorher ebenfalls ein Projekt und eine Aufgabe wählen. So kannst du die Stunden einer einzelnen Aufgabe abrechnen statt alles, was beim Kunden offen ist.