Preguntas frecuentes

Billr es una app de registro de tiempo y facturación para autónomos y equipos pequeños. Registras tus horas con un cronómetro, conviertes esas horas en un presupuesto o una factura sin volver a teclearlas, y dejas que el cliente pague online con tarjeta o PayPal. Funciona en iPhone, Android y la app web, funciona sin conexión y se sincroniza cuando vuelves a estar online. La app habla 10 idiomas y admite 60 monedas.

Instala Billr, toca Empezar y elige cómo quieres registrarte.

Regístrate con correo electrónico pide tu nombre, el nombre de tu empresa y el país, que Billr usa en tus facturas. Confirmas tu dirección antes de entrar, y el correo de confirmación se puede reenviar desde la pantalla de inicio de sesión.
Con Google, Apple o Microsoft entras directamente en la app. Esos datos de empresa los añades después en Configuración, Datos del negocio.

En ambos casos puedes cambiarlo todo más adelante.

Tu primera factura son tres pasos.

Añade un cliente en Clientes, Añadir cliente.
Elige Nueva factura en las Acciones rápidas de Inicio, o Crear factura en Facturas, elige el cliente y añade tus líneas o trae el tiempo registrado.
Toca Enviar factura.

Billr envía el PDF por correo y guarda la factura en Facturas, con su estado: Borrador, No pagada, Vencida o Pagada.

No, Billr no importa archivos. Los clientes se añaden a mano en Clientes, Añadir cliente. Solo el nombre es obligatorio, así que puedes crear un cliente en segundos y rellenar la dirección, el ID fiscal y la tarifa por hora predeterminada más tarde, cuando los necesites en una factura.

Gratis es un usuario, con estos límites.

Un proyecto activo.
Tres facturas y tres presupuestos por mes natural.

Los clientes, los artículos, las tareas y el registro de tiempo no tienen límite. Los informes necesitan Starter o superior, e invitar a compañeros necesita Crew o superior. Cuando llegas a un límite, la app te dice qué plan lo levanta.

Abre la pestaña Cronómetro y elige un cliente, y si quieres un proyecto y una tarea. Sin cliente, la app te pide seleccionar uno primero.

Iniciar cronómetro empieza a contar.
Pausar cronómetro lo detiene si te interrumpen, y Reanudar cronómetro sigue donde lo dejaste.
Detener y guardar crea un registro de tiempo con sus notas, duración e importe facturable.

Sí. Billr no cuenta segundos mientras la pantalla está encendida: guarda el momento en que empezaste y calcula el tiempo transcurrido cuando vuelves. Bloquear el móvil, cambiar de app o quedarte sin cobertura no te cuesta ni un minuto. Solo puede haber un cronómetro en marcha a la vez, y un cronómetro en marcha se ve en todas las pantallas, así que no se te olvida.

Ve a Cronómetro, Ver historial de registros y toca el registro. Editar registro de tiempo te deja cambiar la hora de inicio, la duración, las notas, el cliente, el proyecto y la tarea. Una vez facturado, el registro queda bloqueado y la app te dice a qué factura pertenece. Si un miembro del equipo cambió el mismo registro mientras tu formulario estaba abierto, Billr te pregunta si recargas su versión o la sobrescribes.

Sí. En la pantalla del cronómetro cambia de Cronómetro a Manual.

Elige el cliente.
Elige la fecha y la hora en que empezó el trabajo.
Introduce la duración en horas y añade tus notas.

Guarda, y el registro de tiempo aparece en tu historial junto a los registrados con el cronómetro, listo para facturar.

Billr toma la tarifa del proyecto si el proyecto tiene una, si no la tarifa por hora predeterminada del cliente, y si no, cero. La tarifa del cliente se pone en Clientes, en Tarifa por hora predeterminada, y la del proyecto en el proyecto mismo. La tarifa se guarda con cada entrada, así que subirla más tarde no reescribe lo que ya ganaste en entradas antiguas.

Abre Cronómetro, Ver historial de registros. Cada cliente con tiempo sin facturar muestra un botón Crear factura. Billr te pregunta entonces cómo deben aparecer las horas en la factura.

Todo junto, en una sola línea.
Por proyecto.
Por tarea y proyecto.
Líneas separadas, una por registro de tiempo.

Elige una y obtienes un borrador de factura con las líneas ya puestas. En cuanto la envías, esos registros de tiempo quedan facturados y ya no se pueden editar.

Toca Crear factura y elige el cliente.

Añade líneas eligiendo artículos guardados o escribiendo un nombre, una cantidad y un precio.
Pon una fecha de factura y una fecha de vencimiento, y si los necesitas un número de pedido, un encabezado para el cliente, un descuento y una nota.
Vista previa muestra el PDF exactamente como lo recibe el cliente.

Guárdala como borrador o toca Enviar factura para mandarla enseguida.

Cada factura lleva tu prefijo más un contador de cuatro cifras, por ejemplo INV-0001, y el contador sube por equipo. El prefijo se cambia en Configuración, Configuración de facturas, Opciones. También puedes escribir tú mismo un número en la factura; si ese número ya está en uso, Billr lo rechaza y te pide otro, así que nunca acabas con dos facturas con el mismo número.

Los dos están en Configuración, en dos sitios distintos.

Configuración, Datos del negocio, Añadir logotipo: tu logotipo, el nombre de la empresa, la dirección y los datos de contacto.
Configuración, Configuración de facturas, Colores: el color, entre 14 colores predefinidos o uno propio.

Billr te avisa cuando un color es demasiado claro para leerse en el PDF blanco. En Opciones también eliges el tamaño de letra y el formato de fecha.

Hay cuatro: Clásico, Moderno, Contemporáneo y Corporativo. Eliges una en Configuración, Configuración de facturas, Plantillas, y la vista previa te enseña cómo queda con tu propio logotipo y color. La elección vale para todas las facturas y presupuestos que envíes a partir de ese momento. Las cuatro están incluidas en todos los planes.

Ve a Configuración, Impuestos y moneda. Pon el nombre del impuesto, por ejemplo IVA, y el tipo, y elige si se calcula por línea o sobre el total. Si lo necesitas, activa el impuesto de retención con su propia etiqueta y su tipo. Billr usa un solo tipo impositivo para tu equipo, y puedes marcar una línea concreta como no gravable al añadirla. En Configuración de facturas, Opciones decides si los detalles del impuesto salen en el PDF.

Abre la factura y toca Marcar como pagada. Si el cliente paga online con tarjeta o PayPal, Billr lo hace por ti en cuanto se confirma el pago, y el Registro de actividad lo anota. Pagada significa bloqueada: para volver a editar la factura, usa antes Marcar como no pagada. Puedes enviar un recibo al cliente desde Más opciones, Enviar recibo de pago.

Sí. Abre la factura y toca otra vez Enviar factura; el Registro de actividad muestra entonces Factura reenviada, con la fecha. Si el cliente ya la tiene y solo quieres que el estado sea correcto, usa Más opciones, Marcar como enviada. Desde ese mismo menú puedes exportar el PDF, descargarlo como imagen o imprimirlo, y enviarlo por el canal que prefieras.

Cancelar factura mantiene la factura y su número en tu contabilidad pero la marca como cancelada, y su enlace de pago online deja de funcionar. Reactivar factura deshace eso. Eliminar factura la quita por completo de la lista. Una factura pagada no se puede cancelar: márcala antes como no pagada o haz una devolución. Para tu numeración, cancelar suele ser la opción más segura.

Abre Presupuestos y toca Nuevo presupuesto. Funciona como una factura: eliges el cliente y añades tus líneas, el descuento, el impuesto y una nota. Un presupuesto lleva su propio número con el prefijo QUO y una fecha Válido hasta, 30 días por defecto. Ese prefijo y la validez predeterminada se cambian en Configuración, Configuración de facturas, Opciones.

Toca Enviar presupuesto. Tu cliente recibe un correo con el presupuesto y un botón para verlo y firmarlo, y en esa página hace cuatro cosas.

Introducir el código de acceso.
Leer el presupuesto.
Dibujar su firma.
Confirmar la aceptación de forma expresa.

Billr registra la firma, el momento y los datos técnicos de la firma, avisa a tu equipo, y el presupuesto pasa a Firmado. Un presupuesto firmado ya no se puede editar.

El enlace de firma es público, así que la página está protegida con un código de acceso de seis cifras. Billr pone el código en el mismo correo que el enlace, y tú puedes reenviar los dos con Copiar enlace de firma y Copiar código de acceso, por ejemplo por WhatsApp. Tras cinco intentos fallidos, el presupuesto no acepta más pruebas durante diez minutos. Regenerar enlace crea un enlace nuevo y anula el anterior.

Abre el presupuesto y toca Convertir en factura. Todas las líneas, el descuento y el impuesto pasan tal cual, y obtienes un borrador de factura normal que aún puedes cambiar antes de enviarlo. El presupuesto guarda el enlace con la factura, así que Ver factura te lleva directo a ella. Ojo: esa factura nueva cuenta para tu límite mensual de facturas.

Billr compara la fecha Válido hasta con la de hoy, así que un presupuesto pasa solo a Caducado y aparece bajo ese filtro. El cliente ya no puede firmarlo. Si aún quieres usarlo, elige Editar presupuesto, pon una nueva fecha en Válido hasta y vuelve a enviarlo con Reenviar presupuesto. O usa Duplicar como nuevo presupuesto para empezar de nuevo con precios frescos. La validez predeterminada de los presupuestos nuevos se pone en Configuración, Configuración de facturas, Opciones.

En Clientes, Añadir cliente solo el nombre es obligatorio. Añade un correo electrónico si quieres enviarle facturas por email, además de la dirección y el ID fiscal, que Billr imprime en la factura. Una tarifa por hora predeterminada hace que tus registros de tiempo se calculen solos, y una etiqueta, una valoración y unas notas te ayudan a tener la lista ordenada.

Las etiquetas agrupan a tus clientes, por ejemplo por tipo de trabajo o por estado, y puedes buscar y filtrar la lista de clientes con ellas. Billr trae etiquetas predeterminadas; elige Personalizar en Configuración, Más opciones, Etiquetas de clientes para crear las tuyas con el color que quieras. Al borrar una etiqueta en uso, la app te pide mover antes esos clientes a otra etiqueta.

Abre el cliente y mira el bloque Resumen: horas registradas, importe facturable y facturas sin pagar con el número y el importe. Desde ahí también inicias el cronómetro, creas una factura o añades un proyecto para este cliente. En la lista de clientes puedes ordenar por Saldo pendiente, Total pagado o Total facturas para ver quién va con retraso.

Ve a Proyectos y toca Añadir proyecto. Con un título basta; también puedes vincular un cliente, poner una tarifa por hora para el proyecto, un presupuesto total y un número estimado de horas. La tarifa del proyecto tiene prioridad sobre la del cliente en los registros de tiempo. Gratis permite un proyecto activo, Starter tres, y de Pro en adelante son ilimitados.

Introduce un Presupuesto total en el proyecto. En la pantalla del proyecto, Billr suma el importe facturable de todos los registros de tiempo de ese proyecto y muestra qué parte del presupuesto llevas gastada. El tiempo registrado se compara igual con tus horas estimadas. Los dos usan la tarifa que había cuando se hizo cada registro, así que el trabajo antiguo no cambia si cambias la tarifa.

Los estados predeterminados son Por hacer, En progreso, Hecho y En espera. Elige Personalizar en Configuración, Más opciones, Estados de tarea y podrás crear los tuyos con un color y una categoría: No iniciado, En curso o Completado. Esa categoría decide cómo cuenta el estado para el estado del proyecto. Al borrar un estado que usan tareas, la app te pide reasignar antes esas tareas.

Abre la tarea y toca Registrar tiempo. Puedes poner el cronómetro en marcha sobre esta tarea o meter las horas a mano; las dos formas acaban en la lista Tiempos registrados de la tarea. En la pantalla del cronómetro también puedes elegir un proyecto y una tarea antes de empezar. Así puedes facturar las horas de una sola tarea en vez de todo lo que el cliente tiene abierto.

La pestaña Informe funciona por Mes, Trimestre, Año o Desde el inicio, y puedes retroceder por los periodos. Puedes reducirlo a un solo cliente. Hay dos vistas: ingresos, con el total facturado, cobrado y pendiente y la media de días hasta el pago, y trabajo, con las horas por cliente y por proyecto. Los informes están disponibles a partir del plan Starter.

Sí, con Exportar como PDF para un informe con formato y Exportar como CSV para las filas en bruto, para tu hoja de cálculo o tu gestoría. Exportar necesita el plan Pro o superior. Una exportación enorme, de más de 50.000 filas, se rechaza: acota el periodo o elige un solo cliente y vuelve a intentarlo.

Un registro de tiempo cuenta como facturable cuando su tarifa por hora es mayor que cero. Las horas que registraste en un cliente o proyecto sin tarifa cuentan en tu total de horas, pero no como facturables. La utilización son las horas facturables divididas entre las horas totales, y la tarifa efectiva son tus ingresos divididos entre las horas trabajadas. Así que si un cliente parece poco rentable, mira primero la tarifa por hora predeterminada de ese cliente o proyecto.

Ve a Configuración, Opciones de pago, Stripe y empieza la configuración. Solo el propietario del equipo puede hacerlo. Rellenas el formulario en Stripe, que suele revisar una cuenta en uno o dos días laborables.

El bloque Estado de conexión muestra después tres pasos:
Datos enviados.
Cobros habilitados, que tiene que estar en verde antes de que un cliente pueda pagar con tarjeta.
Pagos habilitados, que solo se activa cuando has añadido una cuenta bancaria en Stripe.

Desconectar deja sin efecto los enlaces de pago de las facturas existentes.

En Configuración, Opciones de pago, PayPal introduces tu propia dirección de correo de PayPal. En tus facturas aparece entonces un botón Pagar con PayPal. La dirección tiene que coincidir con la cuenta que recibe el dinero; si no, Billr no aceptará la confirmación del pago. Si todavía no tienes cuenta de PayPal, PayPal creará una para esa dirección la primera vez que pague un cliente.

Nada. Billr se queda con el 0% de tus facturas; el dinero va directo de tu cliente a tu propia cuenta de Stripe o PayPal. Stripe y PayPal sí cobran su propia comisión por transacción, que depende de tu país y del método de pago. Esas tarifas las encuentras en tu cuenta de Stripe o PayPal, no en Billr.

El pago entra en tu propia cuenta de Stripe o PayPal, no en una cuenta de Billr. Desde ahí sigue el calendario de pagos de ese proveedor y la cuenta bancaria que registraste con él. En Stripe, los pagos solo empiezan cuando el paso Pagos habilitados está en verde. Billr marca la factura como pagada en cuanto el proveedor confirma el pago.

Sí. Activa Pago por QR en Configuración, Opciones de pago y rellena tus datos.

Nombre de la cuenta e IBAN para un QR bancario.
Una clave PIX para Brasil.
Un UPI ID para India.

Billr elige el formato correcto según el país de tu cliente: SEPA, Swiss QR bill, Czech SPD, Hungarian QR, PIX o UPI. El cliente lo escanea en su app del banco. Si prefieres solo imprimir tus datos bancarios, usa Transferencia bancaria con tus propias instrucciones de pago.

Comprueba tres cosas.

¿Está cancelada la factura? Eso apaga el enlace, y Reactivar factura lo devuelve.
¿Está terminada tu configuración de Stripe? Cobros habilitados tiene que estar en verde para que pase un pago con tarjeta.
¿Está caducado el enlace? Una sesión de pago expira más o menos en un día, así que usa Regenerar enlace de pago.

Con PayPal, comprueba que la dirección de correo en Opciones de pago es la que recibe el dinero.

Hay seis, tres para una persona y tres para un equipo.

Gratis: 1 usuario, 1 proyecto, 3 facturas y 3 presupuestos al mes.
Starter: 1 usuario, 3 proyectos, facturas y presupuestos ilimitados.
Pro: 1 usuario, todo ilimitado, más exportación de informes.
Crew, Team y Business: 5, 15 y 50 usuarios, y encima las funciones de equipo: roles, clientes y proyectos compartidos y el registro de auditoría.

Todos los planes llevan las cuatro plantillas y 0% de comisión en los pagos.

Abre Suscripción y elige un plan: al mes, al año, o como compra única donde se ofrece. En la app de iPhone o Android pagas a través de la App Store o Google Play; en la app web en app.billr.cloud pagas con tarjeta en un pago seguro. Solo el propietario del equipo puede comprar o cambiar de plan. Un equipo paga por un solo canal a la vez: un plan comprado en la web se cambia en la web, y uno de una tienda en esa tienda. Una mejora entra en vigor enseguida; una bajada se aplica al final del periodo que ya has pagado.

Cancelas donde compraste. En la App Store o Google Play, el botón Gestionar suscripción en la pantalla Suscripción te lleva directo a la página correcta de esa tienda. Si compraste en la app web, inicia sesión en app.billr.cloud, abre Suscripción y toca Gestionar suscripción para cancelar en el portal de cliente. Mantienes el acceso completo hasta que termina el periodo pagado, y después la cuenta pasa al plan gratuito. Tus datos se quedan; solo vuelven los límites.

Abre Suscripción y toca Restaurar compras. Asegúrate de estar conectado en el móvil con la misma cuenta de Apple o Google con la que compraste el plan, porque esa cuenta es la que guarda la compra. En un equipo solo cuenta el plan del propietario: los miembros lo heredan, y su pantalla dice que la suscripción la gestiona el propietario del equipo. Si el plan sigue sin volver, escribe a soporte con la fecha de compra. ¿Compraste en la app web en app.billr.cloud? Entonces no hay nada que restaurar: el plan va unido a tu cuenta de Billr y aparece en cada dispositivo en cuanto inicias sesión.

De por vida es una compra única en lugar de una suscripción mensual o anual: pagas una vez y conservas ese plan. En la pantalla Suscripción cambias el periodo de facturación a De por vida para ver el precio; los planes sin esa opción muestran No disponible. Igual que una suscripción, se compra en la app a través de la App Store o Google Play, o en la app web en app.billr.cloud. Restaurar compras recupera una compra de tienda en un móvil nuevo; una compra web va unida a tu cuenta de Billr. Una suscripción en curso no se detiene sola al comprar De por vida, así que cancélala después.

Ve a Configuración, Equipo y toca Invitar miembro.

Introduce su dirección de correo y elige el rol.
Toca Enviar invitación. Recibirá un correo con un enlace para unirse a tu equipo, y por ese enlace también puede registrarse con una cuenta nueva.

Una invitación vale siete días. La pantalla Equipo muestra cuánto le queda y te deja reenviarla o revocarla, y reenviarla empieza otros siete días. Invitar necesita Crew o superior, con 5, 15 o 50 plazas según el plan.

Tres roles, de más acceso a menos.

El propietario compra y gestiona el plan, puede eliminar a cualquiera y es el único que llega al registro de auditoría y a los ajustes de Stripe.
Un administrador gestiona el equipo, invita a gente y ve los datos de los miembros que le reportan.
Un miembro ve y crea su propio trabajo.

El rol se cambia en Configuración, Equipo, y con Transferir propiedad entregas el equipo, después de lo cual tú pasas a ser administrador.

Los clientes y los artículos son de todo el equipo. Lo demás depende del rol. El propietario y los administradores ven todos los proyectos; un miembro solo ve los proyectos que tiene asignados, y eso se decide en Editar proyecto, en Miembros del equipo. Registros de tiempo: el propietario y los administradores ven los de todos, un miembro ve los suyos. Facturas y presupuestos: el propietario los ve todos, un administrador ve los suyos más los de quienes le reportan, y un miembro ve los suyos. Quién reporta a qué administrador se decide en Configuración, Equipo con Asignar responsable. En la pestaña Informe eliges después el alcance, desde toda la empresa hasta una sola persona.

Configuración, Registro de auditoría muestra cada cambio del equipo: quién, qué, cuándo y qué campos pasaron de qué valor a cuál. Puedes filtrar por persona, rol, tipo de registro, número de factura, cliente y rango de fechas. El registro de auditoría es para el propietario y necesita Crew, Team o Business. Para un registro suelto tienes el bloque más corto Historial en el propio registro.

Casi todo. Registrar tiempo, añadir clientes, proyectos, tareas y artículos, y crear y editar facturas y presupuestos funciona sin conexión; la app muestra un aviso de que estás sin conexión. Lo que sí necesita conexión es todo lo que sale de tu móvil: enviar por correo una factura o un presupuesto, los pagos online y las invitaciones a compañeros. Eso lo haces cuando vuelvas a estar online.

Billr guarda tus cambios en el dispositivo y los envía en cuanto vuelve a haber conexión, en el orden en que los hiciste. Si el mismo registro cambió en dos sitios, gana el cambio más reciente. No tienes que pulsar nada. En el caso raro de que un cambio no se pueda guardar tras varios intentos, la app te lo dice en vez de descartarlo en silencio.

Tus datos van donde vas tú, pero una cuenta está activa en un dispositivo a la vez. Cuando entras en otro sitio, Billr le pide permiso al dispositivo activo y allí para y guarda cualquier cronómetro en marcha. Si ese dispositivo no responde, puedes entrar igualmente y la otra sesión se cierra. Compartir una cuenta con un compañero no funciona, por tanto: invítalo mejor a tu equipo.

Configuración, Configuración de la aplicación, Idioma. Billr habla inglés, español, francés, alemán, italiano, neerlandés, portugués, polaco, hindi y turco. La elección va con tu cuenta, así que tus otros dispositivos cambian con ella. También funciona sin conexión, porque los diez idiomas van dentro de la app.

Configuración, Impuestos y moneda, Moneda, donde eliges entre 60 monedas. La moneda vale para todo tu equipo y para cada factura, presupuesto e informe; Billr no maneja una moneda distinta por cliente o por factura. Si cambias de moneda después de que se hayan pagado facturas, el informe deja esos importes antiguos fuera de los totales y lo indica, porque no convierte entre monedas.

Abre tu perfil, toca Eliminar cuenta y escribe DELETE para confirmar. Esto es definitivo: tus clientes, facturas, proyectos y registros de tiempo se van con ella, y no hay vuelta atrás. Si eres propietario de un equipo, los datos compartidos de tus compañeros también desaparecen y a ellos no se les avisa, así que díselo antes. Importante: eliminar la cuenta no cancela ninguna suscripción. Cancélala antes donde la compraste: en la App Store o Google Play, o si es una compra web, en Gestionar suscripción en app.billr.cloud.

Billr lo hace Bliqo OÜ, una empresa registrada en Estonia, en la UE. Tus datos viven en dos sitios: en tu dispositivo, para que la app funcione sin conexión, y en la base de datos en la nube de Billr, que está en la UE, en Fráncfort, y es lo que hace que tu móvil y la app web enseñen lo mismo. En Configuración, Configuración de la aplicación, Política de privacidad se explica exactamente qué se guarda y durante cuánto tiempo, y Eliminar cuenta lo borra. Si necesitas algo más concreto para un cliente o un contrato, escribe a soporte.

Repasa estas cuatro cosas.

Abre la factura y mira el Registro de actividad: Factura enviada significa que salió de Billr.
Comprueba la dirección de correo del cliente.
Pídele que mire en su carpeta de spam, porque el correo llega desde billr.cloud.
Mira en Configuración, Más, Configuración de correo quién envía: Billr desde el dominio billr.cloud, o tu propia app de correo, en cuyo caso el mensaje se queda en tu bandeja de salida.

Toca otra vez Enviar factura para reenviarla, o comparte el PDF por otro canal.

Cuatro cosas que comprobar.

Usa el mismo método con el que te registraste; tu pantalla de perfil lo dice en Cuenta creada con. Una cuenta de Google o Apple no tiene contraseña en Billr.
Con correo electrónico, pide un enlace nuevo en ¿Olvidaste tu contraseña?: vale una hora y funciona una sola vez.
Si la app dice que tu sesión está activa en otro sitio, toma la sesión en este dispositivo.
Si te invitaron, entra exactamente con la dirección de correo a la que se envió la invitación.