Perguntas frequentes

O Billr é um app de registro de tempo e faturamento para freelancers e equipes pequenas. Você registra suas horas com um cronômetro, transforma essas horas em um orçamento ou em uma fatura sem redigitar nada, e deixa o cliente pagar online com cartão ou PayPal. Funciona no iPhone, no Android e no app web, funciona sem conexão e sincroniza assim que você volta a ficar online. O app fala 10 idiomas e aceita 60 moedas.

Instale o Billr, toque em Começar e escolha como quer criar sua conta.

Criar conta com e-mail pede seu nome, o nome da empresa e o país, que o Billr usa nas suas faturas. Você confirma seu endereço antes de entrar, e o e-mail de confirmação pode ser reenviado pela tela de login.
Com Google, Apple ou Microsoft você entra direto no app. Esses dados da empresa você preenche depois em Configurações, Dados da empresa.

Dos dois jeitos dá para mudar tudo mais tarde.

Sua primeira fatura são três passos.

Adicione um cliente em Clientes, Adicionar cliente.
Escolha Nova fatura nas Ações rápidas do Início, ou Criar fatura em Faturas, escolha o cliente e adicione suas linhas ou traga o tempo registrado.
Toque em Enviar fatura.

O Billr manda o PDF por e-mail e guarda a fatura em Faturas, com o status Rascunho, Não paga, Vencida ou Paga.

Não, o Billr não importa arquivos. Os clientes são adicionados à mão em Clientes, Adicionar cliente. Só o nome é obrigatório, então você cria um cliente em segundos e preenche o endereço, o CNPJ e a taxa horária padrão depois, quando precisar deles em uma fatura.

Grátis é um usuário, com estes limites.

Um projeto ativo.
Três faturas e três orçamentos por mês civil.

Clientes, itens, tarefas e registro de tempo não têm limite. Os relatórios exigem Starter ou superior, e convidar colegas exige Crew ou superior. Quando você bate em um limite, o app diz qual plano tira esse limite.

Abra a aba Cronômetro e escolha um cliente, e se quiser um projeto e uma tarefa. Sem cliente, o app pede para você selecionar um primeiro.

Iniciar cronômetro começa a sessão.
Pausar cronômetro segura se você for interrompido, e Retomar cronômetro continua.
Parar e salvar grava a sessão no seu registro de tempo com as notas, a duração e o valor faturável.

Sim. O Billr não conta segundos enquanto a tela está ligada: ele guarda o momento em que você começou e calcula o tempo decorrido quando você volta. Bloquear o celular, trocar de app ou ficar sem sinal não custa nenhum minuto. Só pode haver um cronômetro rodando por vez, e um cronômetro em andamento aparece em todas as telas, para você não esquecer dele.

Vá em Cronômetro, Ver histórico de registros e toque no registro. Editar registro de tempo deixa você mudar o horário de início, a duração, as notas, o cliente, o projeto e a tarefa. Depois de faturado, o registro fica travado e o app diz a qual fatura ele pertence. Se um colega mudou o mesmo registro enquanto seu formulário estava aberto, o Billr pergunta se você recarrega a versão dele ou sobrescreve.

Sim. Na tela do cronômetro troque de Cronômetro para Manual.

Escolha o cliente.
Escolha a data e a hora em que o trabalho começou.
Informe a duração em horas e adicione suas notas.

Salve, e a entrada cai no seu registro de tempo ao lado das que foram cronometradas, pronta para faturar.

O Billr pega a taxa do projeto se o projeto tiver uma, senão a taxa horária padrão do cliente, senão zero. A taxa do cliente você define em Clientes, em Taxa horária padrão, e a do projeto no próprio projeto. A taxa é guardada com cada registro, então aumentá-la depois não reescreve o valor dos registros antigos.

Abra Cronômetro, Ver histórico de registros. Todo cliente com tempo não faturado mostra um botão Criar fatura. O Billr pergunta então como as horas devem aparecer na fatura.

Tudo junto, em uma linha só.
Por projeto.
Por tarefa e projeto.
Linhas separadas, uma por entrada.

Você escolhe uma e recebe um rascunho de fatura com as linhas prontas. Assim que você envia, essas entradas ficam faturadas e não podem mais ser editadas.

Toque em Criar fatura e escolha o cliente.

Adicione linhas escolhendo itens salvos ou digitando nome, quantidade e preço.
Defina uma data da fatura e uma data de vencimento, e se precisar um número do pedido, um cabeçalho para o cliente, um desconto e uma nota.
Pré-visualização mostra o PDF exatamente como o cliente recebe.

Salve como rascunho ou toque em Enviar fatura para mandar na hora.

Cada fatura recebe seu prefixo mais um contador de quatro dígitos, por exemplo INV-0001, e o contador sobe por equipe. O prefixo você muda em Configurações, Configurações da fatura, Opções. Você também pode digitar um número na fatura; se esse número já estiver em uso, o Billr recusa e pede outro, então você nunca fica com duas faturas com o mesmo número.

Os dois ficam em Configurações, em dois lugares diferentes.

Configurações, Dados da empresa, Adicionar logotipo: o logotipo, o nome da empresa, o endereço e os contatos.
Configurações, Configurações da fatura, Cores: a cor, entre 14 cores prontas ou uma personalizada.

O Billr avisa quando uma cor é clara demais para continuar legível no PDF branco. Em Opções você também define o tamanho da fonte e o formato da data.

São quatro: Clássico, Moderno, Contemporâneo e Corporativo. Você escolhe um em Configurações, Configurações da fatura, Modelos, e a pré-visualização já mostra como fica com o seu logotipo e a sua cor. A escolha vale para toda fatura e todo orçamento que você enviar dali em diante. Os quatro estão incluídos em todos os planos.

Vá em Configurações, Imposto e moeda. Defina seu rótulo de imposto, por exemplo ISS, e a alíquota, e escolha se o cálculo é por linha ou sobre o total. Se precisar, ative o imposto retido com rótulo e alíquota próprios. O Billr trabalha com uma alíquota por equipe, e você pode marcar uma linha específica como não tributável ao adicioná-la. Em Configurações da fatura, Opções você decide se os detalhes do imposto aparecem no PDF.

Abra a fatura e toque em Marcar como paga. Se o cliente pagar online com cartão ou PayPal, o Billr faz isso sozinho assim que o pagamento é confirmado, e o Registro de atividade anota. Paga quer dizer travada: para editar a fatura de novo, use antes Marcar como não paga. Um recibo você envia em Mais opções, Enviar recibo de pagamento.

Sim. Abra a fatura e toque novamente em Enviar fatura; o Registro de atividade passa a mostrar Fatura reenviada, com a data. Se o cliente já tem a fatura e você só quer o status certo, use Mais opções, Marcar como enviada. Pelo mesmo menu você exporta o PDF, baixa como imagem ou imprime, e manda pelo canal que preferir.

Cancelar fatura mantém a fatura e o número na sua contabilidade mas marca como cancelada, e o link de pagamento online para de funcionar. Reativar fatura desfaz isso. Excluir fatura tira ela da lista de vez. Uma fatura paga não pode ser cancelada: marque como não paga antes ou faça um estorno. Para a sua numeração, cancelar costuma ser a escolha mais segura.

Abra Orçamentos e toque em Novo orçamento. Funciona como uma fatura: escolha o cliente e adicione suas linhas, o desconto, o imposto e uma nota. Um orçamento ganha número próprio com o prefixo QUO e uma data Válido até, 30 dias à frente por padrão. Esse prefixo e a validade padrão você muda em Configurações, Configurações da fatura, Opções.

Toque em Enviar orçamento. Seu cliente recebe um e-mail com o orçamento e um botão para ver e assinar, e nessa página ele faz quatro coisas.

Informar o código de acesso.
Ler o orçamento.
Desenhar a assinatura.
Confirmar a aceitação de forma explícita.

O Billr registra a assinatura, o momento e os dados técnicos da assinatura, avisa sua equipe, e o orçamento passa para Assinado. Um orçamento assinado não pode mais ser editado.

O link para assinar é público, então a página é protegida por um código de acesso de seis dígitos. O Billr coloca o código no mesmo e-mail do link, e você também pode encaminhar os dois com Copiar link para assinar e Copiar código de acesso, por exemplo pelo WhatsApp. Depois de cinco tentativas erradas, o orçamento recusa novas tentativas por dez minutos. Gerar novo link cria um link novo e derruba o antigo.

Abra o orçamento e toque em Converter em fatura. Todas as linhas, o desconto e o imposto passam um a um, e você recebe um rascunho de fatura normal, que ainda dá para mudar antes de enviar. O orçamento guarda o vínculo, então Ver fatura leva você direto até ela. Atenção: essa fatura nova conta no seu limite mensal de faturas.

O Billr compara a data Válido até com a de hoje, então um orçamento vai sozinho para Expirado e aparece naquele filtro. O cliente não consegue mais assinar. Para usá-lo mesmo assim, escolha Editar orçamento, coloque uma nova data em Válido até e envie de novo com Reenviar orçamento. Ou use Duplicar como novo orçamento para recomeçar com preços atualizados. A validade padrão dos orçamentos novos fica em Configurações, Configurações da fatura, Opções.

Em Clientes, Adicionar cliente só o nome é obrigatório. Adicione um e-mail se quiser mandar faturas por e-mail, além do endereço e do CNPJ, que o Billr imprime na fatura. Uma taxa horária padrão faz seus registros de tempo calcularem sozinhos, e uma tag, uma avaliação e notas ajudam a manter a lista organizada.

As tags agrupam seus clientes, por exemplo por tipo de trabalho ou por situação, e você pode buscar e filtrar a lista de clientes por elas. O Billr já vem com tags padrão; escolha Personalizar em Configurações, Mais opções, Tags de clientes para criar as suas com a cor que quiser. Apagar uma tag em uso faz o app pedir que você mova esses clientes para outra tag antes.

Abra o cliente e olhe o bloco Resumo: horas registradas, valor faturável e faturas não pagas com a quantidade e o valor. Dali você também inicia um cronômetro, cria uma fatura ou adiciona um projeto para esse cliente. Na lista de clientes dá para ordenar por Saldo devedor, Total pago ou Total faturas e ver quem está atrasado.

Vá em Projetos e toque em Adicionar projeto. Um título já basta; você também pode ligar um cliente, definir uma taxa horária para o projeto, um orçamento total e um número estimado de horas. A taxa do projeto tem prioridade sobre a do cliente nos registros de tempo. Grátis permite um projeto ativo, Starter três, e de Pro em diante é ilimitado.

Informe um Orçamento total no projeto. Na tela do projeto, o Billr soma o valor faturável de todos os registros de tempo daquele projeto e mostra quanto do orçamento você já usou. O tempo registrado é comparado do mesmo jeito com suas horas estimadas. Os dois usam a taxa que valia quando cada registro foi feito, então o trabalho antigo não é recalculado se você mudar de taxa.

Os status padrão são A fazer, Em andamento, Concluído e Em espera. Escolha Personalizar em Configurações, Mais opções, Status das tarefas e você cria os seus com uma cor e uma categoria: Não iniciado, Em andamento ou Concluído. Essa categoria decide como o status pesa no status do projeto. Apagar um status usado por tarefas faz o app pedir que você reatribua essas tarefas antes.

Abra a tarefa e toque em Registrar tempo. Você pode deixar o cronômetro rodando nessa tarefa ou lançar as horas à mão; os dois caem na lista Tempos registrados da tarefa. Na tela do cronômetro você também pode escolher um projeto e uma tarefa antes de começar. Assim dá para faturar as horas de uma tarefa só em vez de tudo que o cliente tem em aberto.

A aba Relatório funciona por Mês, Trimestre, Ano ou Desde o início, e você pode voltar pelos períodos. Dá para restringir a um único cliente. São duas visões: receita, com os totais faturado, recebido e em aberto e a média de dias até o pagamento, e trabalho, com as horas por cliente e por projeto. Os relatórios estão disponíveis a partir do plano Starter.

Sim, com Exportar como PDF para um relatório formatado e Exportar como CSV para as linhas cruas, para sua planilha ou seu contador. Exportar exige o plano Pro ou superior. Uma exportação enorme, acima de 50.000 linhas, é recusada: reduza o período ou escolha um só cliente e tente de novo.

Um registro de tempo conta como faturável quando a taxa horária dela está acima de zero. As horas que você registrou em um cliente ou projeto sem taxa contam no total de horas, mas não como faturáveis. A utilização são as horas faturáveis divididas pelas horas totais, e a taxa efetiva é seu valor faturável dividido pelas horas trabalhadas. Então, se um cliente parece pouco rentável, olhe primeiro a taxa horária padrão desse cliente ou desse projeto.

Vá em Configurações, Opções de pagamento, Stripe e comece a configuração. Só o Proprietário da equipe pode fazer isso. Você preenche o formulário no Stripe, que costuma analisar uma conta em um ou dois dias úteis.

O bloco Estado da conexão mostra então três etapas:
Detalhes enviados.
Cobranças ativadas, que precisa estar em verde para um cliente pagar com cartão.
Repasses ativados, que só liga depois que você adiciona uma conta bancária no Stripe.

Desconectar derruba os links de pagamento das faturas que já existem.

Em Configurações, Opções de pagamento, PayPal você informa seu próprio e-mail do PayPal. Nas suas faturas aparece então um botão Pagar com PayPal. O endereço precisa bater com a conta que recebe o dinheiro, senão o Billr não aceita a confirmação do pagamento. Se você ainda não tem conta no PayPal, o PayPal cria uma para esse endereço na primeira vez que um cliente pagar.

Nada. O Billr fica com 0% das suas faturas; o dinheiro vai direto do seu cliente para a sua própria conta do Stripe ou do PayPal. O Stripe e o PayPal cobram a taxa de transação deles, que depende do seu país e do meio de pagamento. Essas taxas você encontra na sua conta do Stripe ou do PayPal, não no Billr.

O pagamento cai na sua própria conta do Stripe ou do PayPal, não em uma conta do Billr. De lá ele segue o calendário de repasse desse provedor e a conta bancária que você cadastrou com ele. No Stripe, os repasses só começam quando a etapa Repasses ativados está em verde. O Billr marca a fatura como paga assim que o provedor confirma o pagamento.

Sim. Ative Pagamento por QR em Configurações, Opções de pagamento e preencha seus dados.

Nome da conta e IBAN para um QR bancário.
Uma chave PIX para o Brasil.
Um UPI ID para a Índia.

O Billr escolhe o formato certo pelo país do seu cliente: SEPA, Swiss QR bill, Czech SPD, Hungarian QR, PIX ou UPI. O cliente escaneia no app do banco dele. Se você preferir só imprimir seus dados bancários, use Transferência bancária com as suas próprias instruções de pagamento.

Confira três coisas.

A fatura está cancelada? Isso desliga o link, e Reativar fatura traz ele de volta.
Sua configuração do Stripe está completa? Cobranças ativadas precisa estar em verde para um pagamento com cartão passar.
O link está velho? Uma sessão de pagamento expira depois de mais ou menos um dia, então use Regenerar link de pagamento.

No PayPal, confira se o e-mail em Opções de pagamento é o endereço que recebe o dinheiro.

São seis, três para uma pessoa e três para equipe.

Grátis: 1 usuário, 1 projeto, 3 faturas e 3 orçamentos por mês.
Starter: 1 usuário, 3 projetos, faturas e orçamentos ilimitados.
Pro: 1 usuário, tudo ilimitado, mais a exportação de relatórios.
Crew, Team e Business: 5, 15 e 50 usuários, e por cima os recursos de equipe: funções, clientes e projetos compartilhados e o registro de auditoria.

Todo plano leva os quatro modelos e 0% de taxa nos pagamentos.

Abra Assinatura e escolha um plano: por mês, por ano, ou como compra única onde ela é oferecida. No app para iPhone ou Android você paga pela App Store ou pelo Google Play; no app web em app.billr.cloud você paga com cartão num checkout seguro. Só o proprietário da equipe pode comprar ou trocar de plano. Uma equipe paga por um canal de cada vez: um plano comprado na web se troca na web, e um de loja naquela loja. O upgrade vale na hora; o downgrade só entra no fim do período que você já pagou.

Você cancela onde comprou. Na App Store ou no Google Play, o botão Gerenciar assinatura na tela Assinatura leva direto para a página certa daquela loja. Se comprou no app web, entre em app.billr.cloud, abra Assinatura e toque em Gerenciar assinatura para cancelar no portal do cliente. Você mantém o acesso completo até o fim do período pago, e depois a conta passa para o plano grátis. Seus dados ficam; só os limites voltam.

Abra Assinatura e toque em Restaurar compras. Confirme que você está conectado no celular com a mesma conta Apple ou Google com que comprou o plano, porque é essa conta que guarda a compra. Em uma equipe só vale o plano do proprietário: os membros herdam, e a tela deles diz que a assinatura é gerenciada pelo proprietário da equipe. Se o plano ainda não voltar, fale com o suporte informando a data da compra. Comprou no app web em app.billr.cloud? Então não há nada para restaurar: o plano fica ligado à sua conta Billr e aparece em qualquer aparelho assim que você entra.

Vitalício é uma compra única no lugar de uma assinatura mensal ou anual: você paga uma vez e fica com aquele plano. Na tela Assinatura você muda o período de cobrança para Vitalício e vê o preço; planos sem essa opção mostram Indisponível. Igual a uma assinatura, a compra passa pela App Store ou pelo Google Play no app, ou pelo app web em app.billr.cloud. Restaurar compras traz uma compra de loja de volta num celular novo; uma compra na web fica ligada à sua conta Billr. Uma assinatura em andamento não para sozinha quando você compra o Vitalício, então cancele depois.

Vá em Configurações, Equipe e toque em Convidar membro.

Informe o e-mail da pessoa e escolha a função.
Toque em Enviar convite. Ela recebe um e-mail com um link para entrar na sua equipe, e por esse link também pode criar uma conta nova.

Um convite vale sete dias. A tela Equipe mostra quanto tempo falta e deixa você reenviar ou revogar, e reenviar começa outros sete dias. Convidar exige Crew ou superior, com 5, 15 ou 50 lugares conforme o plano.

Três funções, da que tem mais acesso para a que tem menos.

O proprietário compra e gerencia o plano, pode remover qualquer pessoa e é o único que chega ao registro de auditoria e às configurações do Stripe.
Um administrador gerencia a equipe, convida pessoas e vê os dados dos membros que se reportam a ele.
Um membro vê e cria o próprio trabalho.

A função você muda em Configurações, Equipe, e com Transferir propriedade você passa a equipe adiante, e depois disso vira administrador.

Clientes e itens são de toda a equipe. O resto depende da função. O Proprietário e os Administradores veem todos os projetos; um Membro vê só os projetos atribuídos a ele, e isso você define em Editar projeto, em Membros da equipe. Registros de tempo: o Proprietário e os Administradores veem os de todos, um Membro vê os dele. Faturas e orçamentos: o Proprietário vê todos, um Administrador vê os dele mais os das pessoas que se reportam a ele, e um Membro vê os dele. Quem se reporta a qual Administrador você define em Configurações, Equipe com Atribuir reporte. Na aba Relatório você escolhe depois o escopo, de toda a empresa até uma única pessoa.

Configurações, Registro de auditoria mostra cada mudança na equipe: quem, o quê, quando, e quais campos passaram de qual valor para qual. Dá para filtrar por pessoa, função, tipo de registro, número da fatura, cliente e intervalo de datas. O registro de auditoria é do proprietário e exige Crew, Team ou Business. Para um registro único existe o bloco mais curto Histórico no próprio registro.

Quase tudo. Registrar tempo, adicionar clientes, projetos, tarefas e itens, e criar e editar faturas e orçamentos funciona offline; o app mostra um aviso de que você está offline. O que precisa de conexão é tudo que sai do seu celular: mandar uma fatura ou um orçamento por e-mail, os pagamentos online e os convites para colegas. Isso você faz quando voltar a ficar online.

O Billr guarda suas mudanças no aparelho e manda assim que vê conexão de novo, na ordem em que você fez. Se o mesmo registro mudou em dois lugares, vence a mudança mais recente. Você não precisa apertar nada. No caso raro de uma mudança não conseguir ser salva depois de várias tentativas, o app avisa em vez de descartar em silêncio.

Seus dados vão aonde você vai, mas uma conta fica ativa em um aparelho por vez. Quando você entra em outro lugar, o Billr pede autorização ao aparelho ativo e para e salva lá qualquer cronômetro em andamento. Se aquele aparelho não responder, você consegue entrar mesmo assim e a outra sessão é encerrada. Dividir uma conta com um colega, portanto, não funciona: convide ele para a sua equipe.

Configurações, Configurações do app, Idioma. O Billr fala inglês, espanhol, francês, alemão, italiano, holandês, português, polonês, híndi e turco. A escolha fica na sua conta, então seus outros aparelhos mudam junto. Também funciona offline, porque os dez idiomas vêm dentro do app.

Configurações, Imposto e moeda, Moeda, onde você escolhe entre 60 moedas. A moeda vale para toda a sua equipe e para cada fatura, orçamento e relatório; o Billr não trabalha com uma moeda separada por cliente ou por fatura. Se você trocar de moeda depois que faturas já foram pagas, o relatório deixa esses valores antigos fora dos totais e avisa, porque ele não converte entre moedas.

Abra seu perfil, toque em Excluir conta e digite DELETE para confirmar. Isso é definitivo: seus clientes, faturas, projetos e registros de tempo vão junto, e não tem como voltar atrás. Se você é Proprietário de uma equipe, os dados compartilhados dos seus colegas somem também e eles não são avisados, então fale com eles antes. Importante: excluir a conta não cancela nenhuma assinatura. Cancele antes onde comprou: na App Store ou no Google Play, ou, numa compra na web, em Gerenciar assinatura em app.billr.cloud.

O Billr é feito pela Bliqo OÜ, uma empresa registrada na Estônia, na UE. Seus dados ficam em dois lugares: no seu aparelho, para o app funcionar offline, e no banco de dados em nuvem do Billr, que roda na UE, em Frankfurt, e é o que faz o celular e o app web mostrarem a mesma coisa. Em Configurações, Configurações do app, Política de privacidade está exatamente o que é guardado e por quanto tempo, e Excluir conta apaga tudo. Se você precisar de algo mais específico para um cliente ou um contrato, fale com o suporte.

Passe por estes quatro pontos.

Abra a fatura e veja o Registro de atividade: Fatura enviada quer dizer que ela saiu do Billr.
Confira o e-mail cadastrado no cliente.
Peça para ele olhar na caixa de spam, porque o e-mail chega de billr.cloud.
Veja em Configurações, Mais, Configurações de e-mail quem envia: o Billr pelo domínio billr.cloud, ou o seu próprio app de e-mail, e nesse caso a mensagem fica na sua caixa de saída.

Toque novamente em Enviar fatura para reenviar, ou compartilhe o PDF por outro canal.

Quatro coisas para verificar.

Use o mesmo método com que você se registrou; a tela do seu perfil diz isso em Conta criada com. Uma conta Google ou Apple não tem senha no Billr.
Com e-mail, peça um link novo em Esqueceu sua senha: ele vale uma hora e funciona uma vez só.
Se o app disser que sua sessão está ativa em outro lugar, assuma a sessão neste aparelho.
Se você foi convidado, entre exatamente com o e-mail para o qual o convite foi enviado.